| # Управление бюджетом закупок Вы можете использовать управление бюджетом для проверки операций по закупкам на соответствие доступным бюджетам. Для заявок на закупку, заказов на закупку и поступлений по закупкам, можно определить при каких условия, как и когда должны выполняться проверки бюджета. Примечание Для использования функциональности управления бюджетом включите флажок Контроль бюджета в сеансе Внедренные компоненты ПО (tccom0100s000). После того, как включен доступный бюджет, бюджетные операции генерируются в сеансе Бюджетные операции (tfbgc4500m000) и бюджетные сальдо обновляются в сеансе Бюджетные сальдо (tfbgc3500m000). Данные бюджетные операции генерируются: Заявки на закупку генерируют бюджетные операции типа Затребовано и обновляют бюджетного сальдо того, что затребовано. Заказы на закупку генерируют бюджетные операции типа По обязательствам и обновляют бюджетное сальдо по обязательствам. Поступления по закупке генерируют бюджетные операции типа Поступило расходов и обновляют бюджетное сальдо расходов. Если проверка бюджета не проходит, исключение бюджета применяется вместе с необходимостью его устранения до того, как требуемая процедура по закупкам сможет продолжится. Основные данные Управления бюджетом До того, как операции по закупкам могут быть проверены на соответствие доступным бюджетам, Вам необходимо провести настройку бюджетов. За дополнительной информацией обратитесь к: Настройка данных контроля бюджета Настройка данных бюджетной политики Для работы с деталями сумм бюджета Для проверки и обновления бюджетов по заявкам на закупку, заказам на закупку и поступлениям по закупкам определите следующие поля в сеансе: Политика контроля бюджета (tfbgc0110m000) на вкладке:
Заявки на закупку | Заказы на закупку | Поступления
Проверка доступного бюджета | Проверка доступного бюджета | Проверка доступного бюджета
Проверка доступного бюджета в заявке при | Проверка доступного бюджета в заказах на закупку при | Дата проверки бюджета в поступлениях
Дата проверки бюджета в заявке | Дата проверка бюджета в заказе на закупку | -
- | Заказ на закупку включая налог | -
Распределение по статьям бюджета (РСБ) Доступный бюджет для строки заявки на закупку, строки заказа на закупку или строки поступления может быть проверен, только если со строкой связано корректное распределение по статьям бюджета (РСБ). Созданное или заданное по умолчанию РСБ используется для привязки операции по закупке к применяемому бюджету. Для генерации РСБ необходимо следующее: Финансовая компания Финансовая компания определяется на основе поля Отдел закупок в заявке/заказе. Если ни один отдел закупок не найден, LN не сможет сгенерировать РСБ и выполнить проверку бюджета. Счет ГК и направления учета Счет ГК и направления учета определяются на основе поля Главная книга. Если ни одна главная книга по строке не найдена, значения по умолчанию для главной книги и направлениям учета подставляются из сеанса Схема интеграции (tfgld4573m000). Дата проверки бюджета Значение даты проверки берется по умолчанию из сеанса Политика контроля бюджета (tfbgc0110m000) для заданного типа документа. Количество Итоговое количество, которое должно быть равно заказанному или полученному по строке количеству. В связи с этим процент в РСБ должен быть равен 100. В меню соответствующий следующих сеансов нажмите: Распределение по статьям бюджета, чтобы запустить сеанс Распределение по статьям бюджета (tcbgc1100m000), в котором можно просматривать и изменять сгенерированное РСБ (BAD): Строки заявки на закупку (tdpur2502m000) Подготовка преобразования строк заявки на закупку (tdpur2502m100) Строки заказа на закупку (tdpur4101m000) Детали строки заказа на закупку (tdpur4101m200) Поступления по закупкам (tdpur4106m000) Примечание Если, к примеру, строка заявки на закупку преобразована в строку заказа на закупку, распределение по статьям бюджета задается по умолчанию из строки заявки и привязывается к строке заказа на закупку. Проверка и обновление доступного бюджета Когда бюджет проверяется для строки, проверка бюджета может не пройти. В этом случае флажок Исключение бюджета должен быть включен в используемом сеансе. Если этот флаг установлен, исключение бюджета должно быть обработано до того, как Вы сможете продолжить выполнение процедуры по закупкам. Однако, Исключение бюджета можно установить только, если применимо следующее: Нехватка бюджета доступна для проверяемой строки. Поле Когда бюджет превышен установлено как Блокировать в сеансе Политика контроля бюджета (tfbgc0110m000). Чтобы устранить исключение бюджета, Вы можете, к примеру, изменить сумму строки заказа или распределение статей бюджета. Далее Вы можете проверить бюджет по строкам, для которых флажок Исключение бюджета выбран и которые имеют корректное распределение статей бюджета. Для проверки бюджета нажмите Проверка бюджета в меню соответствующий следующих сеансов: Строки заявки на закупку (tdpur2502m000) Подготовка преобразования строк заявки на закупку (tdpur2502m100) Строки заказа на закупку (tdpur4101m000) Детали строки заказа на закупку (tdpur4101m200) Поступления по закупкам (tdpur4106m000) Примечание Если нехватка бюджета доступна для строки и поле Когда бюджет превышен установлено в Продолжить, бюджетные операции записаны и процедуру закупок можно продолжить. Предупредить, пользователь уведомляется о дефиците бюджета, но бюджетные операции могут быть записаны и процедуру закупок можно продолжить. Заявки на закупку Процесс утверждения заявок на закупку Когда последнее утверждающее лицо в процессе внешнего утверждения утверждает заявку, флажок Проведенное утверждение является включенным в заголовке заявки на закупку. Независимо от значения поля Проверка доступного бюджета в заявке при в сеансе Политика контроля бюджета (tfbgc0110m000) проверка бюджета выполняется автоматически. Если флажок Исключение бюджета выбран для одной или нескольких строк, которые не были отклонены, заявка не может быть утверждена. Сперва необходимо обработать исключение бюджета. Для обработки исключения бюджета, строки заявки с включенным флажком Проведенное утверждение могут быть изменены, также как и привязанное распределение статей бюджета. Когда исключения бюджета обработаны для всех строк, и для всех строк выполнена проверка бюджета, статус заявки меняется с Ожидающий утверждения на Утверждено. Исключения бюджета для отклоненных строк могут быть проигнорированы при утверждении. Обязательства по этим отклоненным строкам возвращаются при итоговом утверждении. Процесс преобразования заявки на закупку Утвержденные заявки могут быть преобразованы в заказ на закупку или запрос на коммерческое предложение (ЗКП). Если строка заявки преобразуется в заказ на закупку, то по строке заявки сторнируется операция Затребовано, в то время как по строке заказа регистрируется операция По обязательствам. Момент проверки бюджета и регистрации обязательств определяется полем Проверка доступного бюджета в заказах на закупку при в сеансе Политика контроля бюджета (tfbgc0110m000). Если в этом поле выбрано значение: Ввод документа, обязательство по заявке отменяется в момент ввода строки заказа на закупку. Если в этом поле выбрано значение: Утверждение документа, проверка и обновление происходят в момент утверждения заказа на закупку, и поэтому обязательство по закупке отменяется при утверждении строки заказа на закупку в первый раз. Обязательство также аннулируется, когда сгенерированные строки заказа на закупку удаляются или отменяются. Примечание Связь между заявкой и строкой заказа на закупку сохраняется в сеансах Данные, связанные со строкой заявки (tdpur2502s000) и Строки заказа на закупку - Связанная информация (tdpur4502s000). Когда строка заявки на закупку преобразуется в строку заказа на закупку, распределение по статьям бюджета копируется в строку заказа. Если строка заявки преобразована в ЗКП, то операция Затребовано не сторнируется, так как бюджетные операции не регистрируются для ЗКП. Отмена регистрации обязательств выполняется, когда сгенерированный ЗКП удаляется, или когда он преобразуется в контракт на закупку или книгу цен. Если ЗКП преобразуется в заказ на закупку, обязательство по заявке отменяется, когда сгенерированная строка заказа на закупку создана или утверждена, в зависимости от параметра Проверка доступного бюджета в заказах на закупку при, или когда она удалена или отменена. Примечание Связь между заявкой и ЗКП хранится в сеансе Данные, связанные со строкой заявки (tdpur2502s000), а связь заказа на закупку с ЗКП хранится в сеансах Строки заказа на закупку - Связанная информация (tdpur4502s000) и Связанные данные ЗКП (tdpur1502s000). Когда строка заказа на закупку сгенерирована из строки ЗКП, которая в свою очередь была создана из строки заявки, строка распределение по статьям бюджета (РСБ) копируется в строку заказа. РСБ может быть скопировано только, если финансовые компании заявки и заказа совпадают. Преобразованные заявки могут быть удалены только, если по строке заказа бюджетная транзакция Затребовано была сторнирована по связанной строке заказа или ЗКП. Заказы на закупку Дозаказы по закупке После окончательного поступления операция по исходной строке заказа на закупку По обязательствам сторнируется для итоговой суммы по строке. Если создана строка дозаказа, операция По обязательствам регистрируется для суммы строки дозаказа. РСБ по строке исходного заказа копируется в строку дозаказа. Если флажок Объединение открытых дозаказов включен в сеансе Типы заказов закупки (tdpur0194m000), существующая открытая строка дозаказа может быть обновлена новым количеством по дозаказу. В этом случае выполняются следующие шаги: Существующая строка дозаказа становится неподтвержденной. Вам необходимо вручную обновить привязанное РСБ значением дополнительного количества. Бюджет проверен. Если исключения бюджета не применяются, строка дозаказа подтверждается вновь. Бюджет проверен. Примечание Для возможных дозаказов бюджет не проверяется или обновляется. Скопированные заказы на закупку К скопированной строке заказа на закупку применимо следующее: Если cтрока копируется из строки фактического заказа на закупку, привязанное РСБ также копируется. Если cтрока копируется из строки ретроспективы заказа на закупку, привязанное РСБ не может быть скопировано. Если новое количество по строке отличается от количества в исходной строке заказа, РСБ автоматически не обновляется. Вам необходимо вручную обновить привязанное РСБ. Примечание Вы можете скопировать строки заказа на закупку в сеансе Копирование заказов на закупку (tdpur4201s000). Заказы на возврат по закупке К строке заказа на закупку Возврат запаса применимо следующее: Для строки заказа на возврат проверка бюджета не производится, только обновляется бюджетное сальдо. Если строка заказа на возврат связана со строкой исходного заказа или с исходной строкой поступления, РСБ исходной строки заказа копируется в строку заказа на возврат. Когда поступление по закупке подтверждено, сальдо По обязательствам уменьшается на количество строки заказа на возврат, а сальдо Поступило расходов увеличивается. В итоге распределение по статьям бюджета (РСБ) должно быть скопировано или сгенерировано для строки заказа на возврат. Если для Возврат брака Возврат брака флажок Диспозиция запаса включен в сеансе Параметры обработки запасов (whinh0100m000), описанные выше действия также применимы. Однако, если флажок Диспозиция запаса не включен, бюджетное сальдо не обновляется в случае возврата бракованных товаров. Расходы по поступлению сторнируются в момент отбраковки. Дополнительные затраты по закупкам Если строки с дополнительными затратами необходимо добавить к заказу на закупку, эти сроки дополнительных затрат генерируются в процессе утверждения заказа на закупку. Проверка и обновление бюджета для строк дополнительных затрат всегда выполняются при вводе строки. Если проверка бюджета не прошла, флажок Исключение бюджета включен, а флажок Утверждено выключен для строки. Если строку заказа изменяют после утверждения, дополнительные затраты могут быть пересчитаны. В зависимости от значения поля Перерасчет дополнительных затрат в сеансе Параметры заказов на закупку (tdpur0100m400) дополнительные затраты пересчитываются автоматически, интерактивно или не пересчитываются вовсе. При пересчете дополнительных затрат сначала удаляются существующие строки дополнительных затрат. Далее новый строки затрат извлекаются и добавляются к заказу на закупку. Для вновь добавленных строк затрат выполнятся проверка бюджета. Поступления по закупке В сеансе Поступления по закупкам (tdpur4106m000) к поступлению по закупке применимо следующее: Полученное количество может быть меньше или больше, чем заказанное количество. Несколько поступлений по закупке может быть сделано по одной строке заказа на закупку. Последнее поступление является окончательным. Обновление проверки бюджета и Поступило расходов происходит при подтвеждении поступления. После подтверждения поступление еще может быть изменено. Пример Заказанное кол-во: 100
Полученное кол-во | Окончательное поступление | Проверка бюджета | Обновление бюджета
--- | --- | --- | ---
60 | нет | нет, (60 меньше чем 100) | По обязательствам-60 Поступило расходов+60
20 | нет | нет, (60+20=80 меньше чем 100) | По обязательствам-20 Поступило расходов+20
10 | да | нет, (90 меньше чем 100) | По обязательствам-20 Поступило расходов+10
Полученное кол-во | Окончательное поступление | Проверка бюджета | Обновление бюджета
--- | --- | --- | ---
120 | нет | да, для 120 шт. | По обязательствам-100 Поступило расходов+120
20 | да | да, для 140 шт. | Поступило расходов+20
Изменение цены и скидки после поступления Если по строке заказа зарегистрировано поступление, в сеансе Изменение цены и скидки после поступления (tdpur4122m000) Вы еще имеете возможность изменить цену и скидки по строке заказа на закупку. При сохранении изменения цены и скидки выполняется проверка бюджета. Если проверка бюжета не прошла, появляется сообщение об ошибке и изменения не сохраняются. Корректировки поступления Вы можете изменить полученный объём по подтвержденному поступлению или сделать окончательное поступление неокончательным в сеансе Корректировка поступления по закупке (tdpur4106s100). При сохранении корректировки поступления, при необходимости, выполняется проверка бюджета. Если проверка бюжета не прошла, появляется сообщение об ошибке и изменения не сохраняются. Доступны следующие корректировки поступлений: Полученное количество уменьшается. Проверка бюджета не требуется, так как полученный объём меньше, чем исходный. Для окончательного поступления РСБ должно быть обновлено новым итоговым количеством по строке заказа. В бюджетном сальдо, Поступило расходов уменьшается с уменьшением объема. В случае окончательного поступления, По обязательствам не увеличиваются. В случае неокончательного поступления, если суммарный полученный объём меньше, чем заказанное количество, По обязательствам увеличивается с уменьшением полученного объема. Полученное количество уменьшается. Необходимо обновить РСБ и выполнить проверку бюджета. В бюджетном сальдо, Поступило расходов увеличивается с увеличением объема. В случае окончательного поступления, По обязательствам не уменьшается. В случае неокончательного поступления, если суммарный полученный объём меньше, чем заказанное количество, По обязательствам уменьшается с увеличением полученного количества. Окончательное поступление делается неокончательным. Проверка бюджета не требуется, так как общее количество остается прежним после корректировки. В бюджетном сальдо, Поступило расходов не изменяется, но По обязательствам увеличивается в случае, если общий полученный объём меньше, чем заказанное количество. Если общий полученный объём больше или равен заказанному, обновление не требуется. Неокончательное поступление делается окончательным. Проверка бюджета не требуется, так как общее количество остается прежним после корректировки. В бюджетном сальдо, Поступило расходов не изменяется, но По обязательствам уменьшается, если общее поставленное количество меньше заказанного количества. Если общий полученный объём больше или равен заказанному, обновление не требуется. Связанные темы Настройка данных контроля бюджета Настройка данных бюджетной политики Для работы с деталями сумм бюджета Процесс утверждения заявок на закупку Процесс преобразования заявки на закупку Автоматическое подтверждение дозаказов Заказы на возврат по закупке Дополнительные затраты по заказам на закупку Изменение цен и скидок после поступления или потребления |