| # Contrôle du budget achats Utilisez le contrôle budgétaire pour vérifier les transactions d'achat par rapport aux budgets disponibles. Pour les demandes d'achat, les commandes fournisseurs et les réceptions d'achat, indiquez si des contrôles budgétaires doivent être exécutés, à quel moment et de quelle manière. Remarque Pour mettre en œuvre le contrôle budgétaire, cochez la case Contrôle budgétaire dans la session Composants logiciel implémentés (tccom0100s000). Une fois le budget disponible contrôlé, les écritures budgétaires sont générées dans la session Ecritures budgétaires (tfbgc4500m000) et les soldes budgétaires sont mises à jour dans la session Soldes budgétaires (tfbgc3500m000). Ces écritures budgétaires sont générées : demandes d'achat, Génère des transactions budgétaires de type Pré-engagement et met à jour le solde budgétaire des pré-engagements. Commandes fournisseurs Génère des transactions budgétaires de type Engagement et met à jour le solde budgétaire des engagements. Réceptions d'achat Génère des transactions budgétaires de type Charge réelle à réception et met à jour le solde budgétaire des dépenses. Si la vérification d'un budget se solde par un échec, une exception budgétaire est applicable et vous devez d'abord la résoudre avant de pouvoir poursuivre la procédure d'achat concernée. Données de base de contrôle budgétaire Avant de pouvoir contrôler des transactions budgétaires par rapport à des budgets disponibles, vous devez définir ces budgets. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à: Configuration des données de contrôle budgétaire Configuration des données de politique budgétaire Gestion du détail des montants budgétés Pour contrôler et mettre à jour des budgets relatifs à des demandes d'achat, des commandes fournisseurs et des réceptions d'achat, renseignez les champs suivants de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000):
Onglet Demandes d'achat | Onglet Commandes fournisseurs | Onglet Réceptions
Vérif. budget disponible | Vérif. budget disponible | Vérif. budget disponible
Demande achat vérif. budget disponible lors de | Commande fourn. vérif. budget disponible lors de | Règlts clients date contrôle budgétaire
Demande achat date contrôle budgétaire | Commande fourn. date contrôle budgétaire | -
- | Commande fourn. inclure TVA | -
Budget de répartition des comptes Le budget disponible pour une ligne de demande d'achat, une ligne de commande ou une ligne de réception ne peut être vérifié que si le budget de répartition des comptes approprié est lié à cette ligne. Le budget de répartition des comptes généré ou obtenu par défaut permet de lier la transaction d'achat au budget applicable. Pour générer un budget de répartition des comptes, vous devez disposer des éléments suivants : Société financière La société financière est déterminée en fonction du contenu du champ Service des achats de la demande d'achat/commande. Si aucun service des achats n'est indiqué, Infor LN ne peut ni générer de budget de répartition des comptes, ni vérifier le budget. Compte général et dimensions Le compte général et les dimensions sont déterminés en fonction du contenu du champ Comptabilité générale de la ligne de demande d'achat/commande. Si aucune comptabilité générale n'est indiquée sur la ligne, une comptabilité générale et des dimensions par défaut sont extraites de la session Schémas d'intégration (tfgld4573m000). Date de vérification du budget La date de vérification est extraite par défaut de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000) pour le type de document concerné. Quantité Une quantité totale qui doit être égale à la quantité commandée ou reçue de la ligne. Le pourcentage figurant dans le budget de répartition des comptes doit donc être égal à 100. Dans le menu approprié des sessions ci-après, cliquez sur Budget de répartition des comptes pour lancer la session Budget de répartition des comptes (tcbgc1100m000) dans laquelle vous pouvez afficher et modifier le budget de répartition des comptes généré : Lignes de demande d'achat (tdpur2502m000) Préparation de conversion des lignes de demande d'achat (tdpur2502m100) Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000) Détails de la ligne de commande fournisseur (tdpur4101m200) Réceptions des achats (tdpur4106m000) Remarque Si, par exemple, une ligne de demande d'achat est convertie en ligne de commande fournisseur, le budget de répartition des comptes de la ligne de demande d'achat est extrait par défaut et lié à la ligne de commande fournisseur. Vérification et mise à jour du budget disponible Lors de la vérification du budget pour une ligne, ce contrôle peut se solder par un échec. Dans ce cas, la case Exception budget de la session applicable peut être cochée. Si cette case est cochée, la procédure d'achat ne peut se poursuivre qu'une fois l'exception budgétaire traitée. Toutefois, la case Exception budget n'est cochée que dans les cas suivants : le budget disponible pour la ligne vérifiée est insuffisant, le champ Si budget dépassé de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000) contient Bloquer. Pour résoudre l'exception budgétaire, vous avez notamment la possibilité de changer le montant de la ligne ou le budget de répartition des comptes. Vous pouvez alors vérifier manuellement le budget relatif aux lignes pour lesquelles la case Exception budget est cochée et qui ont un budget de répartition des comptes correct. Pour vérifier le budget, cliquez sur Vérification du budget, dans le menu approprié des sessions suivantes : Lignes de demande d'achat (tdpur2502m000) Préparation de conversion des lignes de demande d'achat (tdpur2502m100) Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000) Détails de la ligne de commande fournisseur (tdpur4101m200) Réceptions des achats (tdpur4106m000) Remarque Si le budget est insuffisant pour une ligne donnée et que le champ Si budget dépassé contient : Continuer, les écritures budgétaires sont enregistrées et la procédure d'achat peut se poursuivre ; Avertir, l'utilisateur est informé de l'insuffisance du budget mais les écritures budgétaires peuvent être enregistrées et la procédure d'achat peut se poursuivre. demandes d'achat, Processus d'approbation des demandes d'achat Quand le dernier approbateur du processus d'approbation externe a approuvé une demande d'achat, la case Dépense approuvée de l'en-tête de cette demande est cochée. Le contrôle budgétaire s'exécute alors automatiquement, quelle que soit la valeur contenue dans le champ Demande achat vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes qui n'ont pas été rejetées, la demande d'achat ne peut pas être approuvée car l'exception doit d'abord être traitée. A cette fin, vous pouvez modifier les lignes de demande d'achat pour lesquelles la case Dépense approuvée est cochée, ainsi que le budget de répartition des comptes lié. Une fois le traitement des exceptions budgétaires effectué et le budget vérifié pour toutes les lignes, le statut de la demande d'achat passe de En attente d'approbation à Approuvé. Les exceptions budgétaires concernant des lignes rejetées peuvent être ignorées pendant l'approbation. Les pré-engagements liés à ces lignes rejetées font l'objet d'une contrepassation lors de l'approbation finale. Processus de conversion des demandes d'achat Les demandes d'achat approuvées peuvent être converties en commandes fournisseurs ou en appels d'offres. Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une commande fournisseur, l'écriture de Pré-engagement de cette ligne fait l'objet d'une contrepassation lors de l'enregistrement de l'écriture d'Engagement de la ligne de commande fournisseur. Le moment où la vérification du budget et l'enregistrement de l'engagement interviennent est déterminé par le contenu du champ Commande fourn. vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si ce champ contient Saisie de document, le pré-engagement lié à la demande est contrepassé lors de la saisie de la ligne de commande fournisseur. S'il contient Approbation de document, la vérification et la mise à jour interviennent au moment de l'approbation de la commande fournisseur. Dans ce cas, le pré-engagement lié à la demande d'achat est par conséquent contrepassé lors de la première approbation de la ligne de commande fournisseur. Le pré-engagement fait également l'objet d'une contrepassation lorsque la ligne de commande fournisseur générée est supprimée ou annulée. Remarque Le lien entre la ligne de demande d'achat et la ligne de commande fournisseur est enregistré dans les sessions Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000). Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en ligne de commande fournisseur, le budget de répartition des comptes est copié sur la ligne de commande. Lorsqu'une ligne de demande est convertie en un appel d'offres, l'écriture de Pré-engagement de cette ligne ne fait pas l'objet d'une contrepassation car dans le cas d'un appel d'offres, les transactions budgétaires ne sont pas enregistrées. La contrepassation de l'écriture de pré-engagement a lieu lorsque l'appel d'offres généré est supprimé ou qu'il est converti en un contrat d'achat ou un barème des prix. Si l'appel d'offres est converti en une commande fournisseur, le pré-engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la création ou de l'approbation de la ligne de commande fournisseur générée, selon la valeur du paramètre Commande fourn. vérif. budget disponible lors de, ou lors de sa suppression ou de son annulation. Remarque Le lien entre la demande d'achat et l'appel d'offres est enregistré dans la session Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et celui entre la commande fournisseur et l'appel d'offres, dans les sessions Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000) et Données sur la ligne de commande liée (tdpur1502s000). Lorsqu'une ligne de commande fournisseur est créée à partir d'une ligne d'appel d'offres générée depuis une ligne de demande d'achat, le budget de répartition des comptes de la ligne de demande d'achat est copié sur la ligne de commande. Le budget de répartition des comptes ne peut être copié que si les sociétés financières de la demande et celles de la commande sont encore les mêmes. Les demandes d'achat converties ne peuvent être supprimées que si l'écriture de Pré-engagement de la ligne de demande a été contrepassée par le biais de la ligne de commande fournisseur ou d'appel d'offres liée. Commandes fournisseurs Reliquats d'achat Après une réception finale, l'écriture d'Engagement de la ligne de commande fournisseur d'origine est contrepassée pour un montant égal au total de la ligne. Si une ligne de reliquat est créée, une écriture d'Engagement est enregistrée pour le montant de cette ligne. Le budget de répartition des comptes de la ligne de commande d'origine est copié sur la ligne de reliquat. Si la case Combinaison de reliquats en cours de la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194m000) est cochée, mettez à jour une ligne de reliquat ouverte existante avec la quantité d'un nouveau reliquat. Dans ce cas, les étapes suivantes sont exécutées : la ligne de reliquat existante n'est plus approuvée ; vous devez mettre à jour manuellement le budget de répartition des comptes lié pour prendre en compte la quantité supplémentaire ; le budget est vérifié. si aucune exception budgétaire n'est applicable, la ligne de reliquat est une nouvelle fois approuvée ; le budget est vérifié. Remarque Dans le cas des reliquats potentiels, le budget n'est pas vérifié ou mis à jour. Commandes fournisseurs copiées Pour une ligne de commande fournisseur copiée, les conditions suivantes s'appliquent : Si la ligne est copiée depuis une ligne de commande fournisseur réelle, le budget de répartition des comptes est également copié. Si la ligne est copiée depuis une ligne d'historique des achats, le budget de répartition des comptes ne peut pas être copié. Si la quantité de la nouvelle ligne diffère de celle de la ligne de commande d'origine, le budget de répartition des comptes n'est pas automatiquement mis à jour. Vous devez saisir manuellement le budget de répartition des comptes lié. Remarque Copiez des lignes de commandes fournisseurs dans la session Copie de la commande fournisseur (tdpur4201s000). Ordres de retour fournisseur Pour une ligne de commande fournisseur de type Retour stock, les conditions suivantes s'appliquent : aucune vérification budgétaire n'est effectuée pour la ligne d'ordre de retour fournisseur (seule une mise à jour de solde budgétaire est exécutée) ; si la ligne d'ordre de retour est liée à une ligne ou à une réception de la commande fournisseur d'origine, le budget de répartition des comptes de la ligne de commande d'origine est copiés sur la ligne d'ordre de retour. Lors de la confirmation de la réception d'achat, le solde d'Engagement est diminué de la quantité figurant sur la ligne d'ordre de retour et le solde de Charge réelle à réception est augmenté. Un budget de répartition des comptes doit donc être copié ou généré pour la ligne d'ordre de retour. Dans le cas d'une ligne de commande fournisseur de type Retour rebut, si la case Stock déclassé de la session Paramètres de gestion des stocks (whinh0100m000) est cochée, les conditions ci-dessus sont également applicables. Si, cependant, la case Stock déclassé n'est pas cochée, le solde budgétaire n'est pas mis à jour lorsque des marchandises rejetées sont retournées. Les frais de réception sont contrepassés au moment du rejet. Coûts d'achat supplémentaires Si des lignes de coûts supplémentaires doivent être ajoutées dans une commande fournisseur, ces nouvelle lignes de coûts sont générées pendant l'approbation de la commande. La vérification et la mise à jour liées à ces lignes de coûts supplémentaires sont toujours exécutées lors de la saisie de ces lignes. Si la vérification du budget se solde par un échec, la case Exception budget est cochée et la case Approuvé est désélectionnée pour la ligne. Si la commande fournisseur est modifiée après son approbation, les coûts supplémentaires peuvent être recalculés. Selon le contenu du champ Nouveau calcul des coûts supplémentaires de la session Paramètres des commandes fournisseurs (tdpur0100m400), les coûts supplémentaires sont recalculés automatiquement, en mode interactif ou pas du tout. Lors du nouveau calcul des coûts supplémentaires, les lignes de coûts supplémentaires existantes sont d'abord supprimées. Les nouvelles lignes de coûts sont ensuite extraites et ajoutées dans la commande fournisseur. Une vérification du budget est effectuée pour les lignes de coûts nouvellement ajoutées. Réceptions d'achat Dans la session Réceptions des achats (tdpur4106m000), les conditions suivantes sont applicables à une réception d'achat : La quantité reçue peut être inférieure ou supérieure à la quantité commandée. Diverses réceptions d'achat peuvent être indiquées pour une même ligne de commande fournisseur. La dernière réception est la réception finale. La vérification du budget et la mise à jour de la Charge réelle à réception sont exécutées lors de la confirmation de la réception. Après sa confirmation, la réception peut encore être corrigée. Exemple Quantité commandée : 100
Qté reçue | Réception finale | Vérification du budget | Mise à jour du budget
--- | --- | --- | ---
60 | non | non, (60 est inférieur à 100) | Engagement-60 Charge réelle à réception+60
20 | non | non, (60+20=80, qui est inférieur à 100) | Engagement-20 Charge réelle à réception+20
10 | oui | non, (90 est inférieur à 100) | Engagement-20 Charge réelle à réception+10
Qté reçue | Réception finale | Vérification du budget | Mise à jour du budget
--- | --- | --- | ---
120 | non | oui, pour 120 pièces | Engagement-100 Charge réelle à réception+120
20 | oui | oui, pour 140 pièces | Charge réelle à réception+20
Le prix et la remise changent après la réception Lorsqu'une réception est enregistrée pour une ligne de commande fournisseur, il est encore possible de modifier le prix et les remises figurant sur cette ligne dans la session Modifier les prix et remises après réception (tdpur4122m000) Lors de l'enregistrement d'un changement de prix ou de remise, une vérification du budget est exécutée. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et le changement ne peut pas être enregistré. Correction des réceptions Changez la quantité reçue d'une réception confirmée ou rendez la réception finale non finale dans la session Correction de la réception des achats (tdpur4106s100). Lors de l'enregistrement d'une correction de réception, le budget est vérifié nécessaire. Si cette vérification se solde par un échec, un message d'erreur s'affiche et la correction ne peut pas être enregistrée. Les corrections de réception suivantes sont possibles : Augmentation de la quantité reçue Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité reçue est inférieure à la quantité d'origine. Pour une réception finale, le budget de répartition des comptes doit être mis à jour afin de prendre en compte la nouvelle quantité totale de la ligne de commande fournisseur. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception est réduite en fonction de la diminution de quantité. En cas de réception finale, la valeur du paramètre Engagement n'est pas augmentée. S'il ne s'agit pas d'une réception finale et que la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée, la valeur du paramètre Engagement est augmentée en fonction de la diminution de la quantité reçue. La quantité reçue est augmentée Le budget de répartition des comptes doit être mis à jour et une vérification du budget doit être effectuée. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception est augmentée en fonction de l'augmentation de la quantité. En cas de réception finale, la valeur du paramètre Engagement n'est pas réduite. S'il ne s'agit pas d'une réception finale et que la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée, la valeur du paramètre Engagement est réduite en fonction de l'augmentation de la quantité reçue. La réception finale est rendue non finale Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité est toujours la même après la correction. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception ne change pas mais celle du paramètre Engagement est augmentée si la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée. Si la quantité totale reçue est supérieure ou égale à celle commandée, aucune mise à jour ne s'impose. La réception non finale est rendue finale Aucune vérification de budget n'est nécessaire car la quantité est toujours la même après la correction. Dans le solde budgétaire, la valeur du paramètre Charge réelle à réception ne change pas mais celle du paramètre Engagement est réduite si la quantité totale reçue est inférieure à celle commandée. Si la quantité totale reçue est supérieure ou égale à celle commandée, aucune mise à jour ne s'impose. Rubriques liées Configuration des données de contrôle budgétaire Configuration des données de politique budgétaire Gestion du détail des montants budgétés Processus d'approbation des demandes d'achat Processus de conversion des demandes d'achat Reliquats - confirmation automatique Ordres de retour fournisseur Coûts supplémentaires sur les commandes fournisseurs Modification des prix ou remises après réception ou consommation |