| # Control de presupuesto de compra Puede utilizar la gestión presupuestaria para comparar las transacciones de compra con los presupuestos disponibles. Para las solicitudes, las órdenes y las recepciones de compra, puede especificar si se deben ejecutar comprobaciones de presupuesto y, en caso afirmativo, cómo y cuándo. Nota Para implementar la gestión presupuestaria, seleccione la casilla de verificación Gestión presup. en la sesión Componentes de software implementados (tccom0100s000). Después de comprobar el presupuesto disponible, se generan transacciones de presupuesto en la sesión Transacciones de presupuesto (tfbgc4500m000) y se actualizan los saldos de presupuesto en la sesión Saldos de presupuesto (tfbgc3500m000). Se generan estas transacciones de presupuesto: Solicitudes de compra Genera transacciones de presupuesto de tipo Compromiso y actualiza el saldo de presupuesto de compromisos. Órdenes de compra Genera transacciones de presupuesto de tipo Gravamen y actualiza el saldo de presupuesto de gravamen. Recepciones de compra Genera transacciones de presupuesto de tipo Gastos recepción y actualiza el saldo de presupuesto de gastos. Si una comprobación de presupuesto falla, se puede aplicar una excepción de presupuesto que se debe resolver para que el procedimiento de compra correspondiente pueda continuar. Datos maestros de gestión presupuestaria Para que las transacciones de compra se puedan comparar con los presupuestos disponibles, se deben configurar los presupuestos. Para obtener más información, consulte: Configurar los datos de gestión presupuestaria Configurar los datos de política presupuestaria Mantener los detalles del importe de presupuesto Para comprobar y actualizar presupuestos para solicitudes de compra, órdenes de compra y recepciones de compra, especifique estos campos en la sesión Política de gestión presupuestaria (tfbgc0110m000):
Ficha Solicitudes de compra | Ficha Órdenes de compra | Ficha Recepciones
Comprobar presupuesto disponible | Comprobar presupuesto disponible | Comprobar presupuesto disponible
Solicitud - Comprobar presupuesto disponible tras | Orden compra - Comprobar presupuesto disp. tras | Recep. - Fecha compr. presup.
Solicitud - Fecha compr. presup. | Orden compra - Fecha compr. presup. | -
- | Orden compra - Incluir impuesto | -
Distribución de cuenta presupuestaria El presupuesto disponible para una línea de solicitud de compra, línea de orden o línea de recepción sólo se puede comprobar si hay una distribución de cuenta presupuestaria vinculada a la línea. La distribución de cuenta presupuestaria generada o tomada como valor predeterminado se utiliza para vincular la transacción de compra al presupuesto correspondiente. Para generar una distribución de cuenta presupuestaria, se necesita lo siguiente: Compañía contable La compañía contable se determina según el campo Departamento de compras de la solicitud/orden. Si no se especifica ningún departamento de compras, LN no puede generar una distribución de cuenta presupuestaria y comprobar el presupuesto. Cuenta contable y dimensiones La cuenta contable y las dimensiones se determinan según el campo Contabilidad general de la línea de solicitud/orden. Si no se especifica ninguna contabilidad general en la línea, se recuperan una cuenta contable predeterminada y dimensiones predeterminadas de la sesión Esquema de correlación (tfgld4573m000). Fecha comprobación de presupuesto La fecha de comprobación se toma de manera predeterminada de la sesión Política de gestión presupuestaria (tfbgc0110m000) para el tipo de documento pertinente. Cantidad Una cantidad total que debe ser igual a la cantidad pedida o recibida de la línea. Por lo tanto, el porcentaje de la distribución de cuenta presupuestaria debe ser igual a 100. En el menú apropiado de las sesiones siguientes, haga clic en Distribución de cuenta presupuestaria para iniciar la sesión Distribución de cuenta presupuestaria (tcbgc1100m000), en la que puede ver y modificar la distribución de cuenta presupuestaria generada: Líneas de solicitud de compra (tdpur2502m000) Preparar conversión de líneas de solicitudes de compra (tdpur2502m100) Líneas de orden de compra (tdpur4101m000) Detalles de línea de orden de compra (tdpur4101m200) Recepciones de compra (tdpur4106m000) Nota Si, por ejemplo, una línea de solicitud de compra se convierte en una línea de orden de compra, la distribución de cuenta presupuestaria de la línea de solicitud se toma como predeterminada y se vincula a la línea de orden de compra. Comprobar y actualizar el presupuesto disponible Cuando se comprueba el presupuesto para una línea, la comprobación de presupuesto puede fallar. En este caso, se puede seleccionar la casilla de verificación Excepción de presupuesto en la sesión correspondiente. Si esta casilla de verificación está seleccionada, la excepción de presupuesto se debe gestionar para poder continuar con el procedimiento de compra. No obstante, la casilla de verificación Excepción de presupuesto sólo está seleccionada si se aplican las condiciones siguientes: El presupuesto disponible para la línea comprobada es insuficiente. El campo Al exceder presupuesto está establecido en Bloquear en la sesión Política de gestión presupuestaria (tfbgc0110m000). Para resolver la excepción de presupuesto puede, por ejemplo, cambiar el importe de la línea o la distribución de cuenta presupuestaria. Luego puede comprobar manualmente el presupuesto para las líneas que tienen la casilla de verificación Excepción de presupuesto seleccionada y una distribución de cuenta presupuestaria correcta. Para comprobar el presupuesto, haga clic en Comprobar presupuesto en el menú apropiado de las sesiones siguientes: Líneas de solicitud de compra (tdpur2502m000) Preparar conversión de líneas de solicitudes de compra (tdpur2502m100) Líneas de orden de compra (tdpur4101m000) Detalles de línea de orden de compra (tdpur4101m200) Recepciones de compra (tdpur4106m000) Nota Si el presupuesto disponible para una línea es insuficiente y el campo Al exceder presupuesto se ha establecido en: Continuar, las transacciones de presupuesto se escriben y el procedimiento de compra puede continuar. Advertir, se notifica la escasez de presupuesto al usuario, pero las transacciones de presupuesto se pueden escribir y el procedimiento de compra puede continuar. Solicitudes de compra Proceso de aprobación de solicitudes de compra Cuando el último aprobador del proceso de aprobación externo aprueba una solicitud, la casilla de verificación Gasto aprobado está seleccionada en la cabecera de la solicitud. Independientemente del valor del campo Solicitud - Comprobar presupuesto disponible tras en la sesión Política de gestión presupuestaria (tfbgc0110m000), la comprobación de presupuesto se ejecuta automáticamente. Si la casilla de verificación Excepción de presupuesto está seleccionada para una o varias líneas que no están rechazadas, la solicitud no se puede aprobar. En primer lugar, se debe gestionar la excepción de presupuesto. Para gestionar la excepción de presupuesto, las líneas de solicitud con la casilla de verificación Gasto aprobado seleccionada se pueden modificar al igual que la distribución de cuenta presupuestaria vinculada. Cuando se han gestionado las excepciones de presupuesto para todas las líneas y se ha realizado la comprobación de presupuesto para todas las líneas, el estatus de la solicitud pasa de Pendiente de aprobación a Aprobado. Las excepciones de presupuesto correspondientes a líneas rechazadas se pueden pasar por alto durante la aprobación. Los compromisos correspondientes a estas líneas rechazadas se invierten durante la aprobación final. Proceso de conversión de solicitudes de compra Las solicitudes aprobadas se pueden convertir en una orden de compra o una solicitud de oferta. Si una línea de solicitud se convierte en una orden de compra, la transacción de Compromiso de la línea de solicitud se invierte cuando la transacción de Gravamen de la línea de orden de compra se reserva. El momento de la comprobación de presupuesto y la reserva de gravamen se determina mediante el campo Orden compra - Comprobar presupuesto disp. tras de la sesión Política de gestión presupuestaria (tfbgc0110m000). Si este campo se establece en Entrada de documento, el compromiso de la solicitud se invierte en el momento de la entrada de la línea de orden de compra. Si este campo tiene asignado el valor Aprobación de documento, la comprobación y la actualización se realizan en el momento de la aprobación de la orden de compra y, por lo tanto, el compromiso de la solicitud se invierte cuando se aprueba la orden de compra por primera vez. El compromiso también se invierte cuando la línea de orden de compra generada se borra o se cancela. Nota El vínculo entre la solicitud y la línea de orden de compra se guarda en la sesión Datos de línea de solicitud vinculados (tdpur2502s000) y Línea de orden de compra - Información vinculada (tdpur4502s000). Cuando una línea de solicitud se convierte en una línea de orden de compra, la distribución de cuenta presupuestaria se copia en la línea de la orden. Si una línea de solicitud se convierte en una RFQ, la transacción de Compromiso de la línea de solicitud no se invierte, porque las transacciones de presupuesto no se reservan para las RFQ. La reversión de la reserva del compromiso se realiza cuando la RFQ generada se borra o cuando se convierte en un contrato de compra o un libro de precios. Si la RFQ se convierte en una orden de compra, el compromiso de la solicitud se invierte cuando la línea de orden de compra generada se crea o se aprueba, en función del parámetro Orden compra - Comprobar presupuesto disp. tras, o cuando se borra o se cancela. Nota El vínculo entra la solicitud y la RFQ se guarda en la sesión Datos de línea de solicitud vinculados (tdpur2502s000) y el vínculo entre la orden de compra y la RFQ se guarda en las sesiones Línea de orden de compra - Información vinculada (tdpur4502s000) y Datos de línea de orden vinculada (tdpur1502s000). Cuando se genera una línea de orden de compra a partir de una línea de RFQ generada a partir de una línea de solicitud, la distribución de cuenta presupuestaria de la línea de solicitud se copia en la línea de la orden. La distribución de cuenta presupuestaria sólo se puede copiar si las compañías contables de la solicitud y la orden siguen siendo las mismas. Las solicitudes convertidas sólo se pueden borrar si la transacción de presupuesto Compromiso de la línea de solicitud se ha invertido mediante la línea de RFQ o la línea de orden de compra vinculada. Órdenes de compra Retro-órdenes de compra Después de una recepción final, la transacción de Gravamen de la línea de orden de compra original se invierte para el importe total de la línea. Si se crea una retro-orden, se reserva una transacción de Gravamen para el importe de la línea de retro-orden. La distribución de cuenta presupuestaria de la línea de orden original se copia en la línea de retro-orden. Si la casilla de verificación Combinar retro-órdenes abiertas está seleccionada en la sesión Tipos de orden de compra (tdpur0194m000), una línea de retro-orden abierta existente se puede actualizar con una cantidad de retro-orden nueva. Si éste es el caso, se realizan los pasos siguientes: La línea de retro-orden existente queda sin aprobar. Se debe actualizar manualmente la distribución de cuenta presupuestaria vinculada con la cantidad adicional. Se comprueba el presupuesto. Si no hay ninguna excepción de presupuesto aplicable, la línea de retro-orden se vuelve a aprobar. Se comprueba el presupuesto. Nota Para las retro-órdenes potenciales, el presupuesto no se comprueba ni se actualiza. Órdenes de compra copiadas Las condiciones siguientes se aplican a una línea de orden de compra copiada: Si la línea se copia de una línea de orden de compra real, la distribución de cuenta presupuestaria vinculada también se copia. Si la línea se copia de una línea de historia de compras, la distribución de cuenta presupuestaria no se puede copiar. Si la cantidad de la línea nueva difiere de la cantidad de la línea de orden original, la distribución de cuenta presupuestaria no se actualiza automáticamente. La distribución de cuenta presupuestaria vinculada se debe actualizar manualmente. Nota Puede copiar líneas de orden de compra en la sesión Copiar orden de compra (tdpur4201s000). Órdenes de devolución de compra Las condiciones siguientes se aplican a una línea de orden de compra de Stock de devolución: No se ejecuta ninguna comprobación de presupuesto para la línea de orden de devolución, sólo una actualización del saldo de presupuesto. Si la línea de orden de devolución está vinculada a una línea de orden de compra original o a una recepción de orden de compra original, la distribución de cuenta presupuestaria de la línea de orden original se copia en la línea de orden de devolución. Cuando la recepción de compra se confirma, el saldo de Gravamen se reduce con la cantidad de la línea de orden de devolución y el saldo de Gastos recepción se incrementa. En consecuencia, se debe copiar o generar una distribución de cuenta presupuestaria para la línea de orden de devolución. Para una línea de orden de compra de Rechazos de devoluciones, si la casilla de verificación Disposición de stock está seleccionada en la sesión Parámetros de gestión de stocks (whinh0100m000), las acciones anteriores también son aplicables. No obstante, si la casilla de verificación Disposición de stock no está seleccionada, el saldo de presupuesto no se actualiza cuando se devuelven mercancías rechazadas. El gasto de recepción se invierte en el momento del rechazo. Costos adicionales de compra Si se deben añadir líneas costos adicionales a una orden de compra, estas líneas de costos adicionales se generan durante la aprobación de la orden de compra. La comprobación y actualización del presupuesto para estas líneas de costos adicionales siempre se ejecutan en el momento de la entrada de la línea. Si la comprobación del presupuesto falla, la casilla de verificación Excepción de presupuesto se selecciona y la casilla de verificación Aprobado de la línea se deselecciona. Si la orden de compra se modifica tras la aprobación, los costos adicionales se pueden recalcular. En función del campo Recálculo de costos adicionales de la sesión Parámetros de órdenes de compra (tdpur0100m400), los costos adicionales se recalculan automáticamente, interactivamente, o no se recalculan. Cuando se recalculan costos adicionales, en primer lugar se borran las líneas de costos adicionales existentes. Luego, se recuperan las líneas de costos nuevas y se añaden a la orden de compra. Para las líneas de costos que se acaban de añadir, se ejecuta la comprobación de presupuesto. Recepciones de compra En la sesión Recepciones de compra (tdpur4106m000), se aplica lo siguiente a una recepción de compra: La cantidad recibida puede ser inferior o superior a la cantidad pedida. Se pueden especificar varias recepciones de compra para una línea de orden de compra. La última recepción es la recepción final. Cuando se confirma la recepción se realiza la comprobación de presupuesto y la actualización de Gastos recepción. Tras la confirmación, la recepción aún se puede corregir. Ejemplo Cantidad pedida: 100
Cantidad recibida | Recepción final | Comprobación de presupuesto | Actualización de presupuesto
--- | --- | --- | ---
60 | no | no, (60 es inferior a 100) | Gravamen-60 Gastos recepción+60
20 | no | no, (60+20=80 es inferior a 100) | Gravamen-20 Gastos recepción+20
10 | sí | no, (90 es inferior a 100) | Gravamen-20 Gastos recepción+10
Cantidad recibida | Recepción final | Comprobación de presupuesto | Actualización de presupuesto
--- | --- | --- | ---
120 | no | sí, para 120 ud. | Gravamen-100 Gastos recepción+120
20 | sí | sí, para 140 ud. | Gastos recepción+20
Cambio de precio y descuentos tras la recepción Si se registra una recepción para una línea de orden, en la sesión Cambiar precio y descuentos después de recepción (tdpur4122m000) aún puede cambiar el precio y los descuentos para la línea de orden de compra. Cuando se guarda un cambio de precio y descuentos, se ejecuta una comprobación de presupuesto. Si la comprobación de presupuesto falla, se emite un mensaje de error y el cambio no se puede guardar. Correcciones de recepción Puede cambiar la cantidad recibida de una recepción confirmada o convertir una recepción final en no final en la sesión Corregir recepción de compra (tdpur4106s100). Cuando se guarda una corrección de recepción, se ejecuta una comprobación de presupuesto, si es necesario. Si la comprobación de presupuesto falla, se emite un mensaje de error y la corrección de recepción no se puede guardar. Se pueden realizar las siguientes correcciones de recepción: Se reduce la cantidad recibida No es necesario realizar una comprobación de presupuesto, porque la cantidad recibida es inferior a la cantidad original. En el caso de una recepción final, la distribución de cuenta presupuestaria se deberá actualizar con la nueva cantidad total correspondiente a la línea de orden de compra. En el saldo de presupuesto, los Gastos recepción se reducen de acuerdo con la reducción de la cantidad. En el caso de una recepción final, el Gravamen no se incrementa. En el caso de una recepción que no sea final, si la cantidad total recibida es inferior a la cantidad pedida, el Gravamen se incrementará con la reducción de la cantidad recibida. Se incrementa la cantidad recibida La distribución de cuenta presupuestaria se debe actualizar y se debe ejecutar una comprobación de presupuesto. En el saldo de presupuesto, los Gastos recepción se incrementan de acuerdo con el aumento de la cantidad. En el caso de una recepción final, el Gravamen no se reduce. En el caso de una recepción que no sea final, si la cantidad total recibida es inferior a la cantidad pedida, el Gravamen se reducirá con el aumento de la cantidad recibida. Una recepción final se convierte en no final No se requiere ninguna comprobación del presupuesto porque la cantidad total sigue siendo la misma tras la corrección. En el saldo de presupuesto, los Gastos recepción no cambian, pero el Gravamen se incrementa si la cantidad total recibida es inferior a la cantidad pedida. Si la cantidad total recibida es superior o igual a la cantidad pedida, no es necesario realizar una actualización. Una recepción no final se convierte en final No se requiere ninguna comprobación del presupuesto porque la cantidad total sigue siendo la misma tras la corrección. En el saldo de presupuesto, los Gastos recepción no cambian, pero el Gravamen se reduce si la cantidad total recibida es inferior a la cantidad pedida. Si la cantidad total recibida es superior o igual a la cantidad pedida, no es necesario realizar una actualización. Temas relacionados Configurar los datos de gestión presupuestaria Configurar los datos de política presupuestaria Mantener los detalles del importe de presupuesto Proceso de aprobación de solicitudes de compra Proceso de conversión de solicitudes de compra Retro-órdenes - Confirmación automática Órdenes de devolución de compra Costos adicionales de órdenes de compra Cambiar precios o descuentos después de la recepción o el consumo |