| # Proceso de tarjeta de compra Proceso de pagos con tarjeta de compra Fase 1. Import Requisitions and Statements (tfacp2255m000) Utilice esta sesión para: Importar un archivo XML de extractos de tarjeta de compra que ha recibido del banco. Importar un archivo XML de solicitudes de compra preparadas por E-Procurement u otra aplicación de compra externa. Debe especificar la ruta de acceso del archivo que se va a importar. Durante la importación, LN crea extractos de tarjeta de compra o solicitudes de compra basados en los datos importados. Fase 2. Purchase Requisitions (tfacp2528m000) Ver y corregir una solicitud de compra importada o especificar manualmente las solicitudes de compra. Si ha importado una solicitud de compra, deberá comprobar el campo de línea de conciliación que muestra la línea de conciliación. Fase 3. Procurement Card Statements (tfacp1520m000) Ver y corregir un extracto de tarjeta de compra importado o especificar manualmente extractos de tarjeta de compra. Fase 4. Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) Ver y corregir el extracto de tarjeta de compra importado o especificar manualmente las líneas de extractos de tarjeta de compra. Si ha importado un extracto de tarjeta de compra, deberá comprobar el campo Descripción de línea que muestra la línea de conciliación. Si ha seleccionado la casilla de verificación Conciliación automática en la sesión ACP Parameters (tfacp0100s000) y el tipo de línea es Solicitudes de compra, LN intentará conciliar la línea de extracto de tarjeta de compra con las líneas de solicitud al guardar la línea. Si no hay errores, LN añadirá las líneas conciliadas a la sesión Matched Procurement Card Statement Lines to Purchase Requistion (tfacp2527m000), y establecerá el estatus de la línea de solicitud y las solicitudes relacionadas en Conciliado. Si el tipo de línea es Correcciones anteriores u Otros, el estatus de la línea de extracto se establecerá en Conciliado al guardar la línea. Ahora puede: Conciliar automáticamente el extracto de tarjeta de compra con las solicitudes de compra. Se conciliarán todas las líneas del extracto que puedan conciliarse. Ir a la Fase 5. Conciliar manualmente las líneas de extracto de tarjeta de compra individuales o las líneas seleccionadas con las solicitudes de compra. Si se han conciliado todas las líneas, el estatus de extracto de tarjeta de compra se establecerá en Conciliado. Ir a la Fase 7. Fase 5. Generar líneas de extracto Si el extracto de tarjeta de compra no contiene líneas, en el menú Específico de la sesión Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000) puede hacer clic en Generar y conciliar líneas. LN generará líneas de extracto basadas en las solicitudes de compra que tienen el estatus Creado y cuya fecha de solicitud sea anterior a la fecha del extracto de tarjeta de compra. Las líneas generadas se concilian después con las solicitudes. Continúe con la aprobación de los extractos de tarjeta de compra conciliados, tal y como se describe en la Fase 13. Fase 6. Conciliar el extracto de tarjeta de compra Para conciliar el extracto de tarjeta de compra, en el menú Específico de la sesión Procurement Card Statements (tfacp1520m000), haga clic en uno de los comandos siguientes: Conciliar. LN concilia todas las líneas de extracto en Conciliado si el campo Línea de conciliación coincide con la línea de conciliación de la solicitud de compra y el importe de la línea de extracto es igual al importe de la solicitud de compra. Si hay un importe de impuesto, el de la línea de extracto debe ser igual al importe del impuesto de la solicitud de compra. Conciliar/aprobar/facturar extractos. Se inicia la sesión Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000). Para conciliar los extractos, seleccione la casilla de verificación Conciliar y haga clic en Generar. Para conciliar, aprobar y facturar automáticamente los extractos simultáneamente, puede seleccionar las casillas de verificación Conciliar, Aprobar y Facturar. Si se produce algún error, puede ver el archivo histórico de errores tal y como se describe en la Fase 9. Debe solucionar los errores y volver a conciliar los extractos, o conciliar las líneas de extracto tal y como se describe en las Fases 7 y 8. Fase 7. Conciliar manualmente las líneas de extracto Para conciliar manualmente las líneas de extracto de tarjeta de compra individuales, en el menú Específico de la sesión Procurement Card Statements (tfacp1520m000), haga clic en Líneas. Se inicia la sesión Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000). Fase 8. Conciliar la línea o líneas Para conciliar la línea (o las líneas), en el menú Específico de la sesión Credit Card Statement - Lines (tfacp1521m000), haga clic en uno de los comandos siguientes: Generar y conciliar líneas. LN genera líneas de extracto en función de las solicitudes de compra que tengan el estatus Creado. Las líneas generadas se concilian después con las solicitudes. Utilice este comando si el extracto de tarjeta de compra no contiene líneas. Conciliar todas las líneas de extracto. LN establece todas las líneas de extracto en Conciliado si la línea de conciliación del campo Descripción de línea coincide con la línea de conciliación de la solicitud de compra, y el importe de la línea de extracto es igual al importe de la solicitud de compra. Si hay un importe de impuesto, el de la línea de extracto debe ser igual al importe del impuesto de la solicitud de compra. Conciliar línea de extracto. Si la categoría del tipo de línea es Correcciones anteriores u Otros, el estatus de la línea se establecerá en Conciliado. Si la categoría del tipo de línea es Solicitud de compra, se inicia la sesión Match with Requisitions (tfacp2570m000). Ver Fase 10. Si se produce algún error, puede ver el archivo histórico de errores tal y como se describe en la Fase 9. Debe solucionar los errores y volver a conciliar las líneas de extracto, o conciliar las líneas de extracto manualmente tal y como se describe en la Fase 10. A continuación, debe aprobar los extractos de tarjeta de compra conciliados, tal y como se describe en la Fase 13. Fase 9. Error Log (tfacp2536m000) Utilice esta sesión para ver los errores que registra LN cuando se concilian las líneas de extracto de tarjeta de compra con las solicitudes de compra. Debe solucionar los errores y volver a conciliar los extractos. Fase 10. Match with Requisitions (tfacp2570m000) Utilice esta sesión para conciliar manualmente las líneas de extracto con las solicitudes de compra. Si desea ajustar la cantidad o el importe conciliados, seleccione la línea y, en el menú Específico, haga clic en Conciliar manualmente. Se inicia la sesión Match Requisition Manually (tfacp2170s000). Ajuste la cantidad o el importe conciliado y haga clic en Conciliado para conciliar el extracto con la solicitud. Si la cantidad que se debe conciliar en la línea de extracto de tarjeta de compra supera la cantidad de la solicitud de compra, se aplica un exceso de facturación. Debe gestionar el exceso de facturación tal y como se describe en la Fase 11. Si se produce una diferencia de precio que excede los límites definidos, debe aprobar manualmente las diferencias de precio tal y como se describe en la Fase 12. Fase 11. Write Off Excess Billing (tfacp2265m000) Utilice esta sesión para regularizar la cantidad de facturación en exceso que se produce si se factura el extracto de tarjeta de compra para una cantidad mayor que la solicitud. Fase 12. Approve Price Differences (tfacp2539m000) Utilice esta sesión para aprobar manualmente una diferencia de precio que sobrepase los límites de la tolerancia de diferencia de precio definida. Puede aprobar diferencias que se encuentren dentro de las tolerancias definidas en la sesión ACP Parameters (tfacp0100s000) o específicas para el usuario, en la sesión Purchase Invoice Authorizations (tfacp0150m000). Fase 13. Aprobar los extractos de tarjeta de compra Utilice la sesión Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000) para aprobar los extractos de tarjeta de compra cuyo estatus sea Conciliado. LN cambia el estatus a Aprobado. Si se producen errores, puede ver el archivo histórico de errores tal y como se describe en la Fase 9. Debe solucionar los errores y volver a conciliar los extractos. Fase 14. Facturar los extractos de tarjeta de compra Utilice la misma sesión, Match/Approve Procurement Card Statements (tfacp2220m000), para facturar los extractos de tarjeta de compra cuyo estatus sea Aprobado. LN cambia el estatus a Contabilizado. LN crea facturas de costo para los extractos de tarjeta de compra. Si se requiere permiso de pago para las facturas de costo, deberá aprobar el pago en la sesión Authorize Purchase Invoices (tfacp1142m000). Si desea más detalles, consulte Autorización de pago en Contabilidad proveedores. Fase 15. Post Accrual Journal Entries (tfacp2260m000) Al final del período, puede utilizar esta sesión para contabilizar el devengo de las solicitudes de compra pendientes a las que no se aplica Recepción directa para una cuenta de devengo de facturas de compra previstas (GRNI). Cuando se cierra un período, LN crea las siguientes contabilizaciones para solicitudes de compra a las que no se aplica Recepción directa: Devengar los apuntes de diario: Debe: Cuenta de costos para solicitudes de compra, en el período de devengo. Haber: Facturas a recibir. Si factura los extractos de tarjeta de compra más tarde durante el período de reversión: Debe: Facturas a recibir. Haber: La cuenta de control Contabilidad de proveedores. Fase 16. Print Discrepancy Report (tfacp1421m000) Utilice esta sesión para generar un listado de las discrepancias encontradas durante el procedimiento de conciliación. Fase 17. Archive / Delete Fully Paid Purchase Invoices (tfacp2250m000) Elimine las facturas pagadas íntegramente y los extractos de tarjeta de compra, líneas de extracto y solicitudes de compra relacionados. Fase 18. Update Cash Forecast (tfcmg3210m000) En esta sesión, puede seleccionar todas las solicitudes de compra que todavía no están facturadas. Se añade la cantidad no contabilizada a previsión de efectivo. Temas relacionados Pagos con tarjeta de compra Configurar procesos de tarjeta de compra Autorización de pago en Contabilidad proveedores |