| # Gestión de documentos Gestión de documentos proporciona funciones generales de gestión de documentos a LN. Gestión de documentos garantiza el uso eficiente y seguro de información de documentos uniforme y fiable. Gestión de documentos proporciona las funciones siguientes: Acceso controlado a Documento Almacenamiento seguro de contenidos de documentos Soporte de ciclo de vida de los documentos Gestión de revisiones de documentos Ver y editar el contenido de todos los tipos de archivo, por ejemplo: archivos de CAD y documentos explorados Gestión de las relaciones entre documentos y los otros objetos en la base de datos LN Documentos Los documentos contienen archivos físicos o copias impresas. Las copias impresas pueden anexarse a una revisión de documento. Un documento es una entidad lógica si no se le anexan copias impresas y se utiliza para agrupar otros documentos. Revisiones de documento Una revisión de documento le permite realizar el seguimiento del estatus del ciclo de vida del documento. Las revisiones de documento se crean de forma predeterminada al crear un documento. Una revisión de documento tiene como identificadores únicos la ID de documento y el tipo de documento. Ciclo de vida del documento El ciclo de vida de un documento desde la etapa de concepción hasta la de finalización. El ciclo de vida del documento implica varias fases, por ejemplo: En diseño, Enviado, Aprobado, Publicado, Retirado, Vencido y Rechazado. Tareas de configuración de gestión de documentos El administrador de LN debe realizar las tareas siguientes relacionadas con la configuración de la gestión de documentos: Tareas misceláneas Tareas relacionadas con el registro de los detalles de copia impresa de un documento Tareas relacionadas con la gestión de archivos Tipos de documento Se asigna a todos los documentos. A cada tipo de documento se le asigna un modo de revisión que es aplicable a todos los documentos de ese tipo de documento. La máscara de documento y la máscara de revisión de documento pueden depender del tipo de documento. Los tipos de documento determinan si las copias impresas y los archivos anexados a las revisiones de documentos deben ser revisiones asignadas. Algunos ejemplos del tipo de documentos que una compañía conserva pueden ser: normativas de seguridad, documentos de montaje, diagramas eléctricos, instrucciones de mantenimiento, planos y documentos estándar. Archivos Puede guardar el contenido de un documento en uno o más archivos electrónicos. Para registrar cualquier tipo de archivo electrónico, puede vincular el archivo electrónico a una revisión de documento con el estatus En diseño. El tipo de documento de la revisión de documento determina si los archivos se asignan con revisiones, si las hay. Los archivos deben estar ubicados en directorios registrados en LN por el administrador de LN. Importar archivos a ODM La capacidad de importar archivos a ODM mejora la funcionalidad de gestión de documentos, lo que permite que el usuario importe los archivos de un sistema anterior a ODM. Puede vincular todos los archivos importados a un solo documento ODM o vincular cada uno de los archivos a un documento ODM exclusivo. Adicionalmente, puede vincular documentos ODM a entidades LN, como una orden de servicio, una orden de compra, artículos de ingeniería, etc. Copias impresas Se puede almacenar un documento y su contenido como copia impresa en forma de papel, película de poliéster, etc. Las copias impresas se almacenan en una ubicación específica, en función de la facilidad de uso y las necesidades. La definición de una copia impresa incluye la especificación del medio de almacenamiento y la ubicación. |