| # EK-Budgetkontrolle Sie können die Budgetkontrolle verwenden, um EK-Buchungen gegen verfügbare Budgets zu prüfen. Bei Anforderungen, Aufträgen und Wareneingängen können Sie festlegen, ob, wie und wann Budgetprüfungen durchgeführt werden müssen. Hinweis Markieren Sie zum Implementieren der Budgetkontrolle das Kontrollkästchen Budgetkontrolle im Programm Implementierte Software-Komponenten (tccom0100s000). Nachdem das verfügbare Budget geprüft wurde, werden Budgetbuchungen im Programm Budgetbuchungen (tfbgc4500m000) generiert und Budgetsalden im Programm Budgetsalden (tfbgc3500m000) aktualisiert. Die folgenden Budgetbuchungen werden generiert: Anforderungen Generiert Budgetbuchungen der Art Bindung und aktualisiert den Budgetsaldo der Art Bindung. Bestellungen Generiert Budgetbuchungen der Art Belastung und aktualisiert den Budgetsaldo der Art Belastung. Wareneingänge Generiert Budgetbuchungen der Art Aufwendung für Wareneingang und aktualisiert den Budgetsaldo für Aufwendungen. Wenn die Budgetprüfung nicht erfolgreich war, wird eine Budgetausnahme angewendet, die gelöst werden muss, bevor das entsprechende EK-Verfahren fortgesetzt werden kann. Budgetkontrolle – Stammdaten Bevor EK-Buchungen gegen verfügbare Budgets geprüft werden können, müssen Sie die Budgets zunächst einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: Einrichten der Budgetkontrolldaten Einrichten der Budgetrichtliniendaten Verwalten von Budgetbetragsdaten Definieren Sie zum Prüfen und Aktualisieren von Budgets für Anforderungen, Bestellungen und Wareneingänge die folgenden Felder im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000):
Anforderungen – Registerkarte | Bestellungen – Registerkarte | Wareneingänge – Registerkarte
Verfügbares Budget prüfen | Verfügbares Budget prüfen | Verfügbares Budget prüfen
Anforderung - Verfügbares Budget prüfen bei | Bestellung - Verfügbares Budget prüfen bei | Wareneingänge - Budgetprüfungsdatum
Anforderung - Budgetprüfungsdatum | Bestellung - Budgetprüfungsdatum | -
- | Bestellung - USt berücksichtigen | -
Budgetkontenverteilung (BAD) Das für eine Anforderungsposition, eine Auftragsposition oder eine Wareneingangsposition verfügbare Budget kann nur geprüft werden, wenn eine korrekte Budgetkontenverteilung (BAD) mit der Position verknüpft ist. Die generierte oder voreingestellte Budgetkontenverteilung (BAD) wird verwendet, um die EK-Buchung mit dem entsprechenden Budget zu verknüpfen. Die folgenden Daten werden für die Generierung einer Budgetkontenverteilung (BAD) benötigt: Kaufmännische Firma Die kaufmännische Firma wird auf der Basis des Feldes EK-Abteilung der Anforderung/Bestellung bestimmt. Wenn keine EK-Abteilung festgelegt wurde, ist LN nicht in der Lage, eine Budgetkontenverteilung (BAD) zu generieren und das Budget zu prüfen. Sachkonten und analytische Unterkonten Das Sachkonto und die analytischen Unterkonten werden auf der Basis des Feldes Hauptbuch der Anforderung bzw. der Auftragsposition bestimmt. Wenn kein Hauptbuch für die Position definiert wurde, werden ein voreingestelltes Hauptbuch und voreingestellte analytische Unterkonten aus dem Programm Buchungsschema (tfgld4573m000) abgerufen. Budgetprüfungsdatum Das Prüfdatum wird für die entsprechende Dokumentart aus dem Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) abgerufen. Menge Eine Gesamtmenge, die mit der bestellten oder eingegangenen Menge der Position übereinstimmen muss. Der Prozentsatz in der Budgetkontenverteilung (BAD) muss daher 100 sein. Klicken Sie im Menü Zusatzoptionen der folgenden Programme auf Budgetkontenverteilung, um das Programm Budgetkontenverteilung (tcbgc1100m000) zu starten, in dem Sie die generierte Budgetkontenverteilung (BAD) anzeigen und ändern können: Anforderungspositionen (tdpur2502m000) Umwandeln von Anforderungspositionen vorbereiten (tdpur2502m100) Bestellung - Positionen (tdpur4101m000) Bestellpositionsdaten (tdpur4101m200) Wareneingänge (tdpur4106m000) Hinweis Wenn beispielsweise eine Anforderungsposition in eine Bestellposition konvertiert wird, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) aus der Anforderungsposition in die Bestellposition übernommen und mit ihr verknüpft. Prüfen und Aktualisieren des verfügbaren Budgets Wenn das Budget für eine Position geprüft wird, kann die Prüfung fehlschlagen. In diesem Fall können Sie das Kontrollkästchen Budgetausnahme im entsprechenden Programm markieren. Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, muss die Budgetausnahme behandelt werden, bevor Sie das EK-Verfahren fortsetzen können. Das Kontrollkästchen Budgetausnahme wird jedoch nur markiert, wenn Folgendes zutrifft: Für die markierte Position reicht das Budget nicht aus. Das Feld Bei Budgetüberschreitung ist im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) auf Sperren gesetzt. Um eine Budgetausnahme aufzulösen, können Sie beispielsweise den Positionsbetrag oder die Budgetkontenverteilung (BAD) ändern. Anschließend können Sie das Budget für die Positionen prüfen, bei denen das Kontrollkästchen Budgetausnahme markiert ist. Das Resultat ist eine korrekte Budgetkontenverteilung (BAD). Klicken Sie zum Prüfen des Budgets auf die Option Budget prüfen, die sich im Menü Zusatzoptionen der folgenden Programme befindet: Anforderungspositionen (tdpur2502m000) Umwandeln von Anforderungspositionen vorbereiten (tdpur2502m100) Bestellung - Positionen (tdpur4101m000) Bestellpositionsdaten (tdpur4101m200) Wareneingänge (tdpur4106m000) Hinweis Es gilt Folgendes, wenn das Budget für eine Position nicht ausreicht und das Feld Bei Budgetüberschreitung gesetzt ist auf: Weiter: Die Budgetbuchungen werden geschrieben, und das EK-Verfahren kann fortgesetzt werden. Warnen: Der Anwender wird über die Budgetunterdeckung informiert, die Budgetbuchungen werden dennoch geschrieben, und das EK-Verfahren wird fortgesetzt. Anforderungen Genehmigung von Anforderungen Wenn der letzte Genehmigende im Rahmen des Prozesses der externen Genehmigung eine Anforderung genehmigt, wird das Kontrollkästchen Ausgabe genehmigt im Anforderungskopf markiert. Unabhängig vom Wert des Feldes Anforderung - Verfügbares Budget prüfen bei im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) wird das Budget geprüft und anschließend automatisch ausgeführt. Wenn das Kontrollkästchen Budgetausnahme für mindestens eine Position markiert ist, die nicht abgelehnt wurde, ist eine Genehmigung der Anforderung nicht möglich. Zunächst muss die Budgetausnahme behandelt werden. Zur Behandlung der Budgetausnahme können Anforderungspositionen, bei denen das Kontrollkästchen Ausgabe genehmigt markiert ist, genauso geändert werden wie die verknüpfte Budgetkontenverteilung (BAD). Wenn die Budgetausnahmen für alle Positionen behandelt werden und die Budgetprüfung für alle Positionen erfolgt, ändert sich der Status der Anforderung von Genehmigung steht aus in Genehmigt. Budgetausnahmen für abgelehnte Positionen können im Rahmen der Genehmigung ignoriert werden. Die Bindungen für diese abgelehnten Positionen werden im Rahmen der endgültigen Genehmigung storniert. Konvertierung von Anforderungen Genehmigte Anforderungen können in eine Bestellung oder eine Anfrage konvertiert werden. Wenn eine Anforderungsposition in eine Bestellung konvertiert wird, wird die Buchung der Art Bindung der Anforderungsposition storniert, wenn die Buchung der Art Belastung der Bestellposition gebucht wird. Der Zeitpunkt der Budgetprüfung und Belastungsbuchung wird durch das Feld Bestellung - Verfügbares Budget prüfen bei im Programm Budgetrichtlinie (tfbgc0110m000) bestimmt. Wenn dieses Feld auf Belegerfassung gesetzt ist, wird die Anforderungsbindung zu dem Zeitpunkt storniert, zu dem die Bestellposition erfasst wird. Wenn dieses Feld auf Beleggenehmigung gesetzt ist, erfolgt die Prüfung und Aktualisierung zum Zeitpunkt der Genehmigung der Bestellung; daher wird die Anforderungsbindung bei der erstmaligen Genehmigung der Bestellposition storniert. Die Bindung wird auch dann storniert, wenn die generierte Bestellposition gelöscht oder storniert wird. Hinweis Die Verknüpfung zwischen Anforderung und Bestellposition wird in den Programmen Verknüpfte Anforderungspositionsdaten (tdpur2502s000) und Bestellposition - Verknüpfte Informationen (tdpur4502s000) gespeichert. Wenn eine Anforderungsposition in eine Bestellposition konvertiert wird, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) in die Bestellposition kopiert. Wenn eine Anforderungsposition in einen Anfrage konvertiert wird, wird die Buchung der Art Bindung der Anforderungsposition nicht storniert, da die Budgetbuchungen nicht für Anfragen gebucht werden. Die Stornierung der Bindungsbuchung wird ausgeführt, wenn die generierte Anfrage gelöscht wird oder wenn sie in einen EK-Vertrag oder ein Preisbuch konvertiert wird. Wenn die Anfrage in eine Bestellung konvertiert wird, wird die Anforderungsbindung storniert, wenn die generierte Bestellposition erstellt oder genehmigt wird. Maßgeblich dafür ist der Parameter Bestellung - Verfügbares Budget prüfen bei. Eine Stornierung erfolgt auch, wenn die Bestellposition gelöscht oder storniert wird. Hinweis Die Verknüpfung zwischen der Anforderung und der Anfrage wird im Programm Verknüpfte Anforderungspositionsdaten (tdpur2502s000) gespeichert, während die Verknüpfung zwischen Bestellung und Anfrage in den Programmen Bestellposition - Verknüpfte Informationen (tdpur4502s000) und Verknüpfte Bestellpositionsdaten (tdpur1502s000) gespeichert wird. Wenn eine Bestellposition aus einer Anfrageposition generiert wird, die wiederum aus einer Anforderungsposition generiert wurde, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) der Anforderungsposition in die Bestellposition kopiert. Die Budgetkontenverteilung (BAD) kann nur dann kopiert werden, wenn die kaufmännischen Firmen der Anforderung und des Auftrags unverändert identisch sind. Konvertierte Anforderungen können nur dann gelöscht werden, wenn die Budgetbuchung der Art Bindung der Anforderungsposition durch die verknüpfte Bestellposition oder eine Anfrageposition rückgängig gemacht wurde. Bestellungen EK-Nachlieferungen Nach dem endgültigen Wareneingang wird die Buchung der Art Belastung der ursprünglichen Bestellposition für den gesamten Positionsbetrag storniert. Wenn eine Nachlieferungsposition erstellt wird, wird eine Buchung der Art Belastung für den Betrag der Nachlieferungsposition gebucht. Die Budgetkontenverteilung (BAD) der ursprünglichen Auftragsposition wird zurück in die Nachlieferungsposition kopiert. Wenn das Kontrollkästchen Offene Nachlieferungen kombinieren im Programm Bestellarten (tdpur0194m000) markiert ist, kann eine vorhandene offene Nachlieferungsposition mit einer neuen Nachlieferungsmenge aktualisiert werden. Ist dies der Fall, werden die folgenden Schritte ausgeführt: Die Genehmigung für die vorhandene Nachlieferungsposition wird aufgehoben. Sie müssen die verknüpfte Budgetkontenverteilung (BAD) manuell mit der zusätzlichen Menge aktualisieren. Das Budget wird geprüft. Wenn keine Budgetausnahme anwendbar ist, wird die Nachlieferungsposition erneut genehmigt. Das Budget wird geprüft. Hinweis Für potenzielle Nachlieferungen wird das Budget weder geprüft noch aktualisiert. Kopierte Bestellungen Folgendes gilt für eine kopierte Bestellposition: Wenn die Position aus einer tatsächlichen Bestellposition kopiert wird, wird auch die verknüpfte Budgetkontenverteilung (BAD) kopiert. Wenn die Position aus einer Bestellhistorieposition kopiert wird, kann die Budgetkontenverteilung (BAD) nicht kopiert werden. Wenn die Menge der neuen Position von der Menge der ursprünglichen Bestellposition abweicht, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die verknüpfte Budgetkontenverteilung (BAD) manuell aktualisieren. Hinweis Sie können Bestellpositionen auch im Programm Bestellung kopieren (tdpur4201s000) kopieren. EK-Reklamationsaufträge Folgendes gilt für eine Bestellposition der Art Reklamationsbestand: Es erfolgt keine Budgetprüfung für die Position des Reklamationsauftrags, sondern nur eine Aktualisierung des Budgetsaldos. Wenn die Reklamationsauftragsposition mit einer ursprünglichen Bestellposition oder einem ursprünglichen EK-Wareneingang verknüpft ist, wird die Budgetkontenverteilung (BAD) der ursprünglichen Auftragsposition in die Reklamationsauftragsposition kopiert. Wenn der Wareneingang bestätigt wird, wird der Saldo der ARt Belastung um die Menge der Reklamationsauftragsposition reduziert, und der Saldo für die Aufwendung für Wareneingang wird erhöht. Daraus folgt, dass die Budgetkontenverteilung (BAD) für die Reklamationsauftragsposition kopiert oder generiert werden muss. Wenn bei einer Bestellposition der Art Reklamierter Ausschuss das Kontrollkästchen Bestand - Disposition im Programm Parameter Lageraktivitäten (whinh0100m000) markiert ist, werden die oben genannten Aktionen ebenfalls ausgeführt. Wenn das Kontrollkästchen Bestand - Aussonderung jedoch nicht markiert ist, wird der Budgetsaldo nicht aktualisiert, wenn die abgelehnten Waren zurückgegeben werden. Die Aufwendung für Wareneingang wird zum Zeitpunkt der Ablehnung storniert. Zusätzliche EK-Kosten Wenn Positionen mit zusätzlichen Kosten zu einer Bestellung hinzugefügt werden müssen, werden diese zusätzlichen Kostenpositionen im Rahmen der Genehmigung der Bestellung generiert. Die Budgetprüfung und -aktualisierung für diese zusätzlichen Kostenpositionen erfolgt stets zum Zeitpunkt der Positionserfassung. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird das Kontrollkästchen Budgetausnahme markiert, und das Kontrollkästchen Genehmigt wird für die Position deaktiviert. Wenn die Bestellung nach der Genehmigung geändert wird, können die zusätzlichen Kosten neu berechnet werden. Gemäß dem Feld Neuberechnung der Zusatzkosten im Programm Parameter Bestellungen (tdpur0100m400) werden zusätzliche Kosten automatisch, interaktiv oder gar nicht neu berechnet. Wenn die zusätzlichen Kosten neu berechnet werden, werden zunächst die vorhandenen Zusatzkostenpositionen gelöscht. Im nächsten Schritt werden die Kostenpositionen abgerufen und zur Bestellung hinzugefügt. Die Budgetprüfung wird anschließend für die neu hinzugekommenen Kostenpositionen ausgeführt. Wareneingänge Im Programm Wareneingänge (tdpur4106m000) trifft Folgendes auf einen Wareneingang zu: Die eingegangene Menge kann geringer oder höher ausfallen als die Bestellmenge. Es können mehrere Wareneingänge für eine Bestellposition angegeben werden. Der letzte Wareneingang gilt als endgültiger Wareneingang. Die Budgetprüfung und die Aktualisierung der Aufwendungen für Wareneingang werden nach der Bestätigung des Wareneingangs ausgeführt. Der Wareneingang kann nach der Bestätigung weiterhin geändert werden. Beispiel Bestellmenge = 100
Eingegangene Menge | Letzter Eingang | Budgetprüfung | Budgetaktualisierung
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60 | Nein | nein, (60 ist geringer als 100) | Belastung-60 Aufwendung für Wareneingang+60
20 | Nein | nein, (60+20 ist geringer als 100) | Belastung-20 Aufwendung für Wareneingang+20
10 | Ja | nein, (90 ist geringer als 100) | Belastung-20 Aufwendung für Wareneingang+10
Eingegangene Menge | Letzter Eingang | Budgetprüfung | Budgetaktualisierung
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120 | Nein | ja, für 120 Stücke | Belastung-100 Aufwendung für Wareneingang+120
20 | Ja | ja, für 140 Stücke | Aufwendung für Wareneingang+20
Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen Wenn ein Wareneingang für eine Auftragsposition erfasst wurde, können Sie Preise und Rabatte für die Bestellposition weiterhin im Programm Preise und Rabatte nach Wareneingang anpassen (tdpur4122m000) ändern. Wenn eine Preis- und Rabattänderung gespeichert wird, wird eine Budgetprüfung durchgeführt. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung generiert, und die Änderung kann nicht gespeichert werden. Wareneingangskorrekturen Sie können die eingegangene Menge für einen bestätigten Wareneingang ändern oder einen abgeschlossenen Wareneingang im Programm Wareneingänge korrigieren (tdpur4106s100) in einen nicht abgeschlossenen Wareneingang ändern. Wenn eine Wareneingangskorrektur gespeichert wird, wird bei Bedarf eine Budgetprüfung durchgeführt. Wenn die Budgetprüfung fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung generiert, und die Wareneingangskorrektur kann nicht gespeichert werden. Die folgenden Wareneingangskorrekturen sind verfügbar: Eingegangene Menge wird reduziert Es ist keine Budgetprüfung erforderlich, da die eingegangene Menge geringer als die ursprüngliche Menge ist. Bei einem abschließenden Wareneingang muss die Budgetkontenverteilung (BAD) mit der neuen Gesamtmenge für die Bestellposition aktualisiert werden. Auf dem Budgetsaldo werden die Aufwendungen für Wareneingang um die Mengenreduzierung reduziert. Bei einem abschließenden Wareneingang wird die Belastung nicht erhöht. Wenn kein abschließender Wareneingang vorliegt und die gesamte Wareneingangsmenge geringer ist als die Bestellmenge, wird die Belastung um die reduzierte Wareneingangsmenge erhöht. Eingegangene Menge wird erhöht Die Budgetkontenverteilung (BAD) muss aktualisiert werden, außerdem muss eine Budgetprüfung erfolgen. Auf dem Budgetsaldo werden die Aufwendungen für Wareneingang um die Mengenzunahme erhöht. Bei einem abschließenden Wareneingang wird die Belastung nicht reduziert. Wenn kein abschließender Wareneingang vorliegt und die gesamte Wareneingangsmenge geringer ist als die Bestellmenge, wird die Belastung um die erhöhte Wareneingangsmenge reduziert. Letzten Wareneingang als nicht abschließenden Wareneingang definieren Es ist keine Budgetprüfung erforderlich, da die Gesamtmenge nach der Korrektur unverändert ist. Die Aufwendungen für Wareneingang bleiben beim Budgetsaldo unverändert, die Belastung wird jedoch erhöht, wenn die Gesamtmenge unter der Bestellmenge liegt. Wenn die gesamte Wareneingangsmenge über der Bestellmenge liegt oder damit identisch ist, ist keine Aktualisierung erforderlich. Nicht abgeschlossener Wareneingang wird abgeschlossen Es ist keine Budgetprüfung erforderlich, da die Gesamtmenge nach der Korrektur unverändert ist. Die Aufwendungen für Wareneingang bleiben beim Budgetsaldo unverändert, die Belastung wird jedoch reduziert, wenn die Gesamtmenge unter der Bestellmenge liegt. Wenn die gesamte Wareneingangsmenge über der Bestellmenge liegt oder damit identisch ist, ist keine Aktualisierung erforderlich. Verwandte Themen Einrichten der Budgetkontrolldaten Einrichten der Budgetrichtliniendaten Verwalten von Budgetbetragsdaten Genehmigung von Anforderungen Konvertierung von Anforderungen Nachlieferungen - automatische Bestätigung EK-Reklamationsaufträge Zusatzkosten auf Bestellungen Ändern von Preisen oder Rabatten nach Wareneingang oder Verbrauch |