| # Soorten boekingen voor kosten Met een soort boeking worden de projectprocessen verduidelijkt. Soorten boekingen kunnen de volgende herkomst hebben: Handmatige registratie Facturering via Financials zonder inkooporder Urenregistratie. Rechtstreekse levering Levering via een magazijn In het volgende overzicht vindt u de herkomst van een mutatie en de kostensoorten. %PBO(C)
verplichtingen
- | Materiaal | taak | Materieel | Onderaanneming | Overige kosten
1 | x |  | x | x | x
2 |  |  |  |  |
3 |  |  |  |  |
4 | x |  | x | x |
5 | x |  |  |  |
kosten
- | Materiaal | taak | Materieel | Onderaanneming | Overige kosten
1 | x | x | x | x | x
2 | x |  | x | x | x
3 |  | x |  |  | x
4 | x |  | x | x |
5 | x |  |  |  |
Handmatige registratie Voor alle kostensoorten kunnen de kosten handmatig worden geregistreerd. Verplichtingen kunnen worden ingevoerd voor alle kostensoorten, met uitzondering van de kostensoort Taak. De soorten boekingen zijn tamelijk eenvoudig. Als bij de verwerking van de kosten de soort boeking Projectbeheer wordt gevonden, wordt bij het boeken van kosten naar de historie dezelfde soort boeking gebruikt. Voor verplichtingen wordt de soort boeking Zachte verplichtingen gevonden. Voor toeslagen wordt Toeslag naar Financials doorboeken gebruikt om de herkomst van de kosten duidelijk te maken. Als de werkelijke kosten in een latere fase beschikbaar zijn, kunnen de kosten via afstemming worden gekoppeld aan verplichtingen. De kosten vervangen de verplichtingen. Facturering via Financials zonder inkooporder Als u de uitgebreide inkoopprocedure wilt omzeilen, kunt u inkopen rechtstreeks voor een project invoeren in Fin. administratie. Handmatig ingevoerde mutaties worden vanuit Fin. administratie op een tussenrekening in het grootboek geboekt indien het selectievakje Extra boeking OHW in Financials in de sessie Parameters projectvoortgang (tpppc0100s000) is ingeschakeld. In de sessie Mutaties (tfgld1101m000) kunt u kosten handmatig boeken voor verschillende projecten. Nadat deze kosten zijn verwerkt met de sessie Mutaties doorboeken (tpppc4202m000), worden de kosten geboekt op een rekening in het grootboek die in de sessie Integratieschema (Project) (tfgld4102s000) voor het project is gereserveerd. Het bedrag dat is ingevoerd op de tussenrekening in het grootboek wordt tegengeboekt. NB Zorg dat aan de posten in de sessie Integratieschema (tfgld4500m000) geen project is gekoppeld. In dat geval kunnen er namelijk integratieproblemen ontstaan wanneer u een nieuw project aanmaakt. Parameter uitgeschakeld Indien het selectievakje Extra boeking OHW in Financials in de sessie Parameters projectvoortgang (tpppc0100s000) is uitgeschakeld, is er geen specifieke OHW-rekening gereserveerd voor het project en worden de kosten voor alle projecten geboekt op de historie en de OHW-rekening in het grootboek. Urenregistratie Urenregistratie wordt uitgevoerd in de urenverantwoordingssessies van Medewerkers. Uren die u overzet naar Project, worden uiteindelijk in de historie opgenomen met de soort boeking Urenregistratie. Onderaannemingsuren zijn gekoppeld aan een inkooporder. Voor deze inkooporder moet een overmakingsovereenkomst zijn vastgelegd. Dit kunt u controleren in de module Inkoop. Ook voor het project moet een overmakingsovereenkomst zijn vastgelegd. Dit kunt u controleren in de module Crediteurenadministratie van Fin. administratie. Onderaannemingsuren worden niet in het grootboek geboekt, maar worden doorgeboekt naar Crediteuren. In deze module van Fin. administratie wordt het aantal uren dat aan een inkooporder is besteed, bijgewerkt met de onderaannemingsuren. De onderaannemingsuren worden geboekt op de loonkostenhistorie. Voor mutaties voor onderaannemingsuren worden geen toeslagen berekend. In de projecthistorie wordt deze mutaties weergegeven met de soort boeking Onderaannemingsuren. Rechtstreekse levering Elke geplaatste order of geregistreerde ontvangt voor een inkooporder kan een verplichting zijn en wordt vastgelegd in de verplichtingenadministratie. Bij rechtstreekse levering aan een project wordt de bijbehorende factuur ingevoerd en toegekend aan de order. Op dat moment wordt de verplichting omgezet in werkelijke kosten. Bij een rechtstreekse levering aan een projectmagazijn worden zachte verplichtingen in het projectmagazijn omgezet in harde verplichtingen nadat in het magazijn een inkooporder is ontvangen. De harde verplichtingen worden omgezet in kosten als de order is afgegeven via een project. Als de financiële mutatie wordt uitgevoerd in het magazijn en niet in het project, kunt u de magazijnwaarde corrigeren. Deze correctie wordt vervolgens weergegeven met de soort boeking Waardecorrectie. U kunt waardecorrectie alleen gebruiken als de inkooporder nog niet is toegekend. NB Kostenmutaties die het resultaat zijn van goedkeuring van de inkooporder, worden nooit geboekt in het grootboek van Fin. administratie Het gaat om de volgende soorten boekingen: Factuur (inkooporder). De tegenboekingsmutatie: Tegenboeking levering (project). Het OHW voor het project in Fin. administratie wordt bijgewerkt op basis van de leveringsmutatie. Alleen een eventueel verschil tussen het factuurbedrag tijdens levering en het factuurbedrag tijdens goedkeuring wordt in het grootboek geboekt. NB Als een artikel van de soort Kostenartikel wordt besteld, wordt deze orderregel altijd afgehandeld als een rechtstreekse levering, zelfs als het artikel kan worden vrijgegeven voor een magazijn. In Project wordt onderscheid gemaakt tussen zachte verplichtingen (bij het aanmaken van de inkooporder), harde verplichtingen (bij levering aan het project of het projectmagazijn) en kosten. Of de zachte en/of harde verplichtingen worden doorgeboekt naar Project is afhankelijk van de enumwaarde van Verplichtingen loggen (inkoopmutaties). Hiervoor zijn de volgende waarden mogelijk: Order en levering: er worden zowel zachte als harde verplichtingen gebruikt. Levering: er worden alleen harde verplichtingen gebruikt. Geen: er worden geen verplichtingen gebruikt. Op deze regel is één uitzondering: een levering aan een project resulteert altijd in een mutatie voor een harde verplichting in de tabel met tijdelijke kosten, ongeacht de enumwaarde. Dit is noodzakelijk voor de OHW-mutatie in het grootboek van Fin. administratie. De mutatie wordt niet geboekt op de projecthistorie (kosten). De kosten worden altijd geboekt. Levering via een magazijn Als de voorraad in een projectmagazijn (verplichtingen) wordt afgegeven door het project (kosten), geldt hiervoor dezelfde procedure als voor rechtstreekse leveringen. In de volgende gevallen worden tegenboekingsverplichtingen gegenereerd in plaats van kostenmutaties: Levering aan een ander magazijn Een retourorder Een correctieorder NB Kostenmutaties die het gevolg zijn van leveringen aan het projectmagazijn via een inkooporder, worden nooit geboekt in het grootboek, maar doorgeboekt naar Project. Het gaat om de volgende soorten boekingen: Levering aan projectmagazijn. De tegenboekingsmutatie: Order. De financiële boeking hiervoor wordt uitgevoerd in Magazijnbeheer. Het OHW voor het project in Fin. administratie wordt alleen bijgewerkt als het project voorraad afgeeft vanuit het projectmagazijn. De tegenboekingskostenmutatie voor de boekingssoort Levering wordt niet geboekt in het grootboek, maar wordt op een project geboekt. Gerelateerde onderwerpen Soorten boekingen gebruiken |