| # Grootboekmutaties afletteren (oud) Bij het afletteren van grootboekmutaties worden de credit- en debetboekingen op één grootboekrekening tegen elkaar weggestreept. Het afletteren van grootboekmutaties wordt meestal voor de volgende typen grootboekrekeningen uitgevoerd: Tussenrekeningen Afboekingsrekeningen Voorlopige rekeningen Bij het afsluiten van een periode moet het saldo van deze grootboekrekeningen nul zijn of een zo klein mogelijk bedrag. Doorgaans zijn de betrokken boekingen met elkaar in evenwicht en kunnen deze worden afgeletterd. Als er een klein verschil bestaat tussen de bedragen van de desbetreffende mutaties, kan LN voor het verschilbedrag een mutatie naar aanleiding van de aflettering genereren. Bij de analyse van deze rekeningen kunt u een overzicht afdrukken van de mutaties die in evenwicht zijn en u kunt de niet-afgeletterde boekingen controleren. Basisregels voor het afletteren van grootboekmutaties De basisregels voor het afletteren van grootboekmutaties zijn: U kunt grootboekmutaties afletteren voor rekeningen die: Van het type Balans of Verlies en winst zijn. Als afletterbare rekeningen zijn gedefinieerd. Het selectievakje Afletteren moet worden ingeschakeld voor de rekening in de sessie Rekeningschema (tfgld0508m000). Niet voor integratiemutaties worden gebruikt. U kunt grootboekmutaties alleen afletteren voor boekingen op dezelfde rekening. De valuta's van de af te letteren mutaties mogen van elkaar verschillen. Het is mogelijk grootboekmutaties af te letteren voor gejournaliseerde mutaties. U kunt de aflettering van mutaties ongedaan maken, zelfs als de afgeletterde mutaties al zijn gejournaliseerd. Tijdens het afletteren van grootboekmutaties kunnen de volgende situaties ontstaan: Er is geen verschil tussen de som van de creditbedragen en van de debetbedragen van de geselecteerde mutaties of het verschil overschrijdt de valutamarge niet. De mutaties worden afgeletterd. Het verschil tussen de som van de creditbedragen en van de debetbedragen is gelijk aan de procentuele afletteringsmarge en/of de absolute marge (bedrag) of is groter. De mutaties kunnen niet worden afgeletterd. Het verschil tussen de som van de creditbedragen en van de debetbedragen overschrijdt de procentuele afletteringsmarge en de absolute marge (bedrag) niet. De mutaties kunnen worden afgeletterd met een bijbehorende mutatie voor het verschilbedrag. Afletteren met een mutatie naar aanleiding van afletteren Als voor het verschilbedrag een mutatie naar aanleiding van het afletteren wordt gegenereerd, worden de bedragen in de eigen valuta's berekend op basis van het verschilbedrag in de mutatievaluta, waarbij gebruikgemaakt wordt van het interne type valutakoers. De volgende situaties kunnen daarbij ontstaan: Het restbedrag in de eigen valuta's is nul of overschrijdt de valutamarge niet. Het restbedrag in ten minste één eigen valuta is geen nul. Deze situatie kan ontstaan doordat zich wijzigingen in de valutakoers hebben voorgedaan tussen de mutatiedatums van de mutaties die u wilt afletteren. Er zijn twee mogelijkheden: De verschillen in de eigen valuta's worden gehandhaafd op de grootboekrekening. Als u de rekening in de eigen valuta's wilt salderen, wordt een tweede mutatie gegenereerd voor de verschilbedragen in de eigen valuta's. De mutatie wordt rechtstreeks gebaseerd op het verschilbedrag. Er worden geen valutakoersen bij betrokken. Met het ene deel van de mutaties naar aanleiding van het afletteren worden de mutaties op de grootboekrekening gesaldeerd. Het andere deel van deze mutaties wordt op een afletterrekening geboekt. Voorbeeld 1: Eigen valuta's in evenwicht Nadat de mutatie naar aanleiding van het afletteren is gegenereerd, is er geen verschilbedrag meer in de diverse eigen valuta's.
| Mutatiebedrag | Mutatievaluta | Debet/credit | Lokale valuta EUR | Rapporteringsvaluta 1 USD | Rapporteringsvaluta 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Mutatie 1 | 100 | GBP | D | 90 | 101 | 50
Mutatie 2 | 50 | GBP | C | 45.4 | 49.80 | 24.4
Mutatie 3 | 51 | GBP | C | 45.5 | 51.10 | 25.1
Mutatie n.a.v. afletteren | 1 | GBP | D | 0.9 | 0.10 | 0.5
Resultaat | 0 |  |  | 0 | 0 | 0
Het andere deel van de mutatie naar aanleiding van het afletteren wordt op de afletterrekening geboekt. In dit voorbeeld wordt het volgende op de afletterrekening geboekt: GBP 1; EUR 0,9; USD 0,1; CAD 0,5. Voorbeeld 2: Onvolledig afletteren In een aantal eigen valuta's blijft een verschilbedrag bestaan. Deze situatie kan ontstaan als er een mutatie naar aanleiding van het afletteren nodig is, maar ook als dat niet het geval is, zoals u in dit voorbeeld ziet.
| Mutatiebedrag | Mutatievaluta | Debet/credit | Lokale valuta EUR | Rapporteringsvaluta 1 USD | Rapporteringsvaluta 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Mutatie 1 | 100 | GBP | D | 90.1 | 101.02 | 50.5
Mutatie 2 | 100 | GBP | C | 90.9 | 101.1 | 50.5
Resultaat | 0 |  |  | 0.8 | 0.08 | 0
Voorbeeld 3: Afletteren op basis van een verschil Nadat de mutatie naar aanleiding van het afletteren is gegenereerd, is er een verschilbedrag in de eigen valuta's. Op basis van de verschilbedragen wordt een tweede mutatie gegenereerd. Deze mutatie is vergelijkbaar met een mutatie voor een koersverschil. De mutatiebedragen in de eigen valuta's zijn onderling niet via een valutakoers verbonden.
| Mutatiebedrag | Mutatievaluta | Debet/credit | Lokale valuta EUR | Rapporteringsvaluta 1 USD | Rapporteringsvaluta 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Mutatie 1 | 100 | GBP | D | 90.1 | 101.2 | 50.1
Mutatie 2 | 100 | GBP | C | 90.9 | 101.1 | 50.5
Resultaat | 0 |  |  | 0.8 | 0.08 | 0
Mutatie op basis van verschil in lokale valuta |  |  |  | 0.8 |  |
Mutatie op basis van verschil in rapporteringsvaluta |  |  |  |  | 0.08 |
Resultaat | 0 |  |  | 0 | 0 | 0
Het andere deel van de mutatie naar aanleiding van het afletteren wordt op de afletterrekening geboekt. In dit voorbeeld wordt het volgende op de afletterrekening geboekt: Eerste boeking: GBP 1; EUR 0,9; USD 0,1; CAD 0,5. Tweede boeking: GBP 0; EUR 0,8; USD 0; CAD 0. Derde boeking: GBP 0; EUR 0; USD 0,08; CAD 0. Veelgebruikte rekeningen voor het afletteren van grootboekmutaties Overige debiteuren- en crediteurenrekeningen Op deze rekening worden debet en credit bijgehouden die niet direct gekoppeld zijn aan het normale bedrijfsproces. Hierop worden bijvoorbeeld toegewezen kosten geregistreerd voor restitutie waarbij de boeking onzeker is op het moment van vastlegging. Dit record wordt ook gebruikt voor het registreren van inkopen voor derde partijen die niet naar de winst- en verliesrekening mogen worden geboekt. Voorlopige rekeningen Een rekening waarop bewerkingen worden bijgehouden die niet definitief op een rekening kunnen worden geboekt. Deze rekeningen mogen echter niet voorkomen op de balans. Bijvoorbeeld: in het geval van een bankafstemming, waarbij het saldo van de rekening van het bedrijf in overeenstemming wordt gebracht met dat van de bank, worden niet-gespecificeerde mutaties (zoals betalingen door debiteuren) op bankafschriften geboekt naar een voorlopige rekening. Rekeningen voor interne overboekingen Dit type tussenrekening wordt gebruikt voor praktische en gecontroleerde boekhoudkundige bewerkingen, zoals het overboeken van contant geld naar een bankrekening. Daarnaast worden dergelijke rekeningen gebruikt voor bewerkingen met verschillende journalen. Interne rekeningen mogen niet op de balans voorkomen. Rekeningen voor verkopen tussen bedrijfseenheden Op deze rekeningen worden geleverde goederen en diensten gedebiteerd en ontvangen goederen en diensten gecrediteerd. De rekeningen van verschillende vestigingen van een bedrijf moeten salderen en mogen niet voorkomen op de balans. Rekening voorschotten voor medewerkers Met behulp van deze rekening worden debetvoorschotten bijgehouden en vindt creditering plaats op de salarissen waarvan de voorschotten moeten worden afgetrokken. Groepsrekeningen Op deze rekeningen worden tijdelijke voorschotten binnen bedrijven in dezelfde groep geboekt. Voor bepaalde tussenrekeningen genereert LN automatisch de mutatiereferentie zodra de mutatie wordt aangemaakt. De mutatiereferentie kan bijvoorbeeld bestaan uit de herkomst van de mutatie en het ordernummer. NB Hoewel u grootboekmutaties kunt afletteren op grootboekrekeningen die voor integratiemutaties worden gebruikt, wordt u geadviseerd het afstemmingsproces te gebruiken. Aflettering van grootboekmutaties instellen Als u de aflettering van grootboekmutaties wilt instellen, gaat u als volgt te werk: In de sessie Rekeningschema (tfgld0508m000): Schakel het selectievakje Afletteren in voor rekeningen waarvoor u grootboekmutaties wilt afletteren. Het type van de rekeningen moet Balans of Verlies en winst zijn. De rekeningen mogen niet voor integratiemutaties worden gebruikt. Selecteer voor elke afletterbare rekening de optie Default volgnummer voor afletteren. Zoom naar de sessie Serie voor afletteren per grootboekrekening (tfgld1517m000). Definieer in de sessie Serie voor afletteren per grootboekrekening (tfgld1517m000) de serie waarmee documentnummers worden aangemaakt voor de mutaties die naar aanleiding van het afletteren worden gegenereerd. Bouw zo nodig in de sessie Historie rekeningen afletteren opnieuw opbouwen (tfgld1218m000) de historie van de grootboekrekening opnieuw op. Definieer in de sessie Bedrijfsparameters (tfgld0503m000) de volgende gegevens: De Statutaire rekening voor afletteren en de Complementaire rekening voor afletteren. Afhankelijk van de vraag of de grootboekrekening een statutaire of een complementaire rekening is, wordt het ene deel van de mutaties naar aanleiding van de aflettering geboekt op de statutaire of de complementaire afletterrekening. De Marge voor afletteren (percentage). De marge voor afletteren (bedrag). De Mutatiesoort voor afletteren. Geef in het vak Parameters voor handmatig afletteren op of u het volgende wilt doen: Onvolledig afletteren toestaan, waarbij na de aflettering sprake is van een klein koersverschil in ten minste één eigen valuta. Na het afletteren mutaties genereren op basis van de verschilbedragen in de eigen valuta's. Mutaties afletteren in verschillende mutatievaluta's. De eigen valuta voor de mutatie naar aanleiding van het afletteren gebruiken als de mutatievaluta's verschillen van de eigen valuta. Grootboekmutaties afletteren U kunt grootboekmutaties als volgt afletteren: Automatisch, in de sessie Grootboekmutaties afletteren - automatisch (tfgld1216m000). De mutaties moeten van een mutatiereferentie zijn voorzien. Als u mutaties naar aanleiding van het afletteren wilt genereren, schakelt u het selectievakje Mutaties genereren in. NB LN kan uitsluitend debetmutaties met creditmutaties automatisch afletteren. Als u bijvoorbeeld een debetboeking van een positief bedrag wilt afletteren met een debetboeking van een negatief bedrag, moet u de sessie Grootboekmutaties afletteren - handmatig (tfgld1516m000) uitvoeren. Handmatig, in de sessie Grootboekmutaties afletteren - handmatig (tfgld1516m000). In deze sessie selecteert u de mutaties die u wilt afletteren. In deze sessie kunt u ook mutaties afletteren die niet via een mutatiereferentie zijn gekoppeld. Als de geselecteerde mutaties in evenwicht zijn, klikt u in het menu LN op Afletteren zonder mutatie. Als de som van de creditbedragen en van de debetbedragen van de geselecteerde mutaties verschillen, klikt u op Afletteren met mutatie. Als u op Afletteren met mutatie klikt, wordt de sessie Mutaties aanmaken n.a.v. afletteren - handmatig (tfgld1217m000) gestart. In de sessie Mutaties aanmaken n.a.v. afletteren - handmatig (tfgld1217m000) kunt u de afletterrekening, de dimensies en andere gegevens over de mutaties naar aanleiding van het afletteren opgeven. Als u naar aanleiding van het afletteren een mutatie wilt genereren voor de resterende verschillen in de eigen valuta's, schakelt u het selectievakje Verschillen boeken in. In de volgende sessies kunt u handmatig ingevoerde mutaties afletteren voordat u de mutaties journaliseert: Journaalposten, in de sessie Journaalpost-documenten (tfgld0618m000). Inkoopmutatieregels, in de sessie Inkoopfactuurmutaties (tfacp1120s000). Verkoopmutatieregels, in de sessie Verkoopfactuurmutaties (tfacr1111s000). Bankmutatiejournalen, in de sessie Liquiditeitsmutaties (tfcmg2120s000). Als u in deze sessies mutaties aanmaakt voor een afletterbare grootboekrekening, kunt u in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Grootboekmutaties afletteren klikken om de sessie Grootboekmutaties afletteren - handmatig (tfgld1516m000) te starten. In deze sessie kunt u mutaties afletteren en de debet- en creditmutaties op de rekening bekijken. NB Nadat u een niet-gejournaliseerde mutatie hebt afgeletterd, kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen in deze mutatie. Grootboekrekeningen opnieuw opbouwen ten bate van afletteren U kunt een grootboekrekening waarvoor al mutaties bestaan, als afletterbare rekening definiëren. Schakel hiervoor in de sessie Rekeningschema (tfgld0508m000) het selectievakje Afletteren in. In de bijbehorende tabel Saldoanalyse (tfglf116) moeten dan de bestaande mutaties worden opgenomen. Als u records in de tabel Saldoanalyse (tfglf116) wilt genereren, voert u de sessie Historie rekeningen afletteren opnieuw opbouwen (tfgld1218m000) uit. |