| # Sachkontenabgleich (alte Funktionalität) Beim Abgleichen von Hauptbuchkonten werden Haben- und Soll-Buchungen auf einem einzigen Sachkonto abgeglichen. Ein Sachkontenabgleich wird in der Regel für folgende Arten von Sachkonten durchgeführt: Zwischenkonten Verrechnungskonten Vorläufige Konten Beim Periodenabschluss muss der Saldo dieser Konten gleich Null oder so gering wie möglich sein. Die verbundenen Buchungen sind in der Regel ausgeglichen und können abgeglichen werden. Wenn sich die Beträge der verbundenen Buchungen geringfügig unterscheiden, kann LN eine Abgleichsbuchung vornehmen, um das Konto auszugleichen. Bei Analyse dieser Konten können Sie einen Bericht der ausgeglichenen Buchungen drucken und die nicht abgeglichenen Buchungen überprüfen. Grundregeln für den Abgleich von Hauptbuchkonten Für den Sachkontenabgleich gelten folgende Grundregeln: Sie können die Funktion "Kontenabgleich Hauptbuch" für Konten ausführen: bei denen es sich um Bestandskonten oder Erfolgskonten handelt die als abgleichbare Konten definiert sind. Im Programm Kontenplan (tfgld0508m000) muss das Kontrollkästchen Abgleich für das Konto markiert sein. die nicht für Integrationsbuchungen verwendet werden Der Sachkontenabgleich kann nur für Buchungen auf demselben Konto ausgeführt werden. Die abzugleichenden Buchungen können unterschiedliche Buchungswährungen haben. Sie können einen Sachkontenabgleich für journalisierte Buchungen ausführen. Der Abgleich von Buchungen kann rückgängig gemacht werden, selbst wenn die Abgleichsbuchungen bereits journalisiert sind. Beim Abgleichen von Sachkonten können folgende Situationen vorliegen: Zwischen den Summen der Haben- und Soll-Beträge der gewählten Buchungen besteht kein Unterschied, oder der Unterschied liegt innerhalb der Währungstoleranz. Die Buchungen werden abgeglichen. Die Summen der Haben- und Soll-Beträge unterscheiden sich mindestens um den Toleranzprozentsatz und/oder Toleranzbetrag. Die Buchungen können nicht abgeglichen werden. Der Unterschied zwischen den Summen der Haben- und Soll-Beträge liegt innerhalb der Abgleichtoleranz in Prozent und unter dem Betrag der Abgleichtoleranz. Die Buchungen können mit einer Abgleichsbuchung für den Differenzbetrag abgeglichen werden. Abgleichen durch Abgleichsbuchung Wenn eine Abgleichsbuchung für den Differenzbetrag erstellt wird, werden die Beträge in den Hauswährungen auf Basis des Differenzbetrags in der Buchungswährung berechnet, indem das interne Wechselkursverfahren angewandt wird. Folgende Situationen können vorliegen: Der Restbetrag in jeder der Hauswährungen ist Null oder liegt innerhalb der Währungstoleranz. Der Restbetrag in mindestens einer Hauswährung ist ungleich Null. Dies kann an Wechselkursänderungen zwischen den Buchungsdaten der abzugleichenden Buchungen liegen. Es bestehen zwei Möglichkeiten: Die Unterschiede in den Hauswährungen bleiben auf dem Hauptbuchkonto erhalten. Um die Konten in den Hauswährungen auszugleichen, wird eine zweite Buchung für die Differenzbeträge in den Hauswährungen erstellt. Die Buchung erfolgt direkt auf Basis des Differenzbetrags, ohne Wechselkursberechnungen. Eine Seite der Abgleichsbuchungen gleicht die Buchungen auf dem Hauptbuchkonto aus. Die andere Seite der Abgleichsbuchungen wird auf ein Abgleichkonto gebucht. Beispiel 1: Hauswährungen-Saldo Nach Erstellen der Abgleichsbuchung verbleibt kein Differenzbetrag in den verschiedenen Hauswährungen.
| Buchungsbetrag | Buchungswährung | Soll/Haben | Landeswährung EUR | Berichtswährung 1 USD | Berichtswährung 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Buchung 1 | 100 | GBP | S | 90 | 101 | 50
Buchung 2 | 50 | GBP | H | 45.4 | 49.80 | 24.4
Buchung 3 | 51 | GBP | H | 45.5 | 51.10 | 25.1
Abgleichsbuchung | 1 | GBP | S | 0.9 | 0.10 | 0.5
Ergebnis | 0 |  |  | 0 | 0 | 0
Die andere Seite der Abgleichsbuchung wird auf das Abgleichkonto gebucht. In diesem Fall wird auf das Abgleichkonto gebucht: GBP 1; EUR 0,9; USD 0,1; CAD 0,5. Beispiel 2: Unvollständiger Abgleich Ein Währungsdifferenzbetrag verbleibt in einigen der Hauswährungen. Dies kann der Fall sein, wenn eine Abgleichsbuchung erforderlich oder nicht erforderlich ist, wie folgendes Beispiel zeigt.
| Buchungsbetrag | Buchungswährung | Soll/Haben | Landeswährung EUR | Berichtswährung 1 USD | Berichtswährung 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Buchung 1 | 100 | GBP | S | 90.1 | 101.02 | 50.5
Buchung 2 | 100 | GBP | H | 90.9 | 101.1 | 50.5
Ergebnis | 0 |  |  | 0.8 | 0.08 | 0
Beispiel 3: Abgleich nach Differenz Nach Erstellen der Abgleichsbuchung verbleibt ein Währungsdifferenzbetrag in den Hauswährungen. Eine zweite Abgleichsbuchung wird auf Basis der Differenzbeträge erstellt. Diese Buchung ist mit einer Währungsdifferenz-Buchung vergleichbar. Die Buchungsbeträge in den Hauswährungen werden nicht über einen Wechselkurs aufeinander bezogen.
| Buchungsbetrag | Buchungswährung | Soll/Haben | Landeswährung EUR | Berichtswährung 1 USD | Berichtswährung 2 CAD
--- | --- | --- | --- | --- | --- | ---
Buchung 1 | 100 | GBP | S | 90.1 | 101.2 | 50.1
Buchung 2 | 100 | GBP | H | 90.9 | 101.1 | 50.5
Ergebnis | 0 |  |  | 0.8 | 0.08 | 0
Buchung nach Differenz in Landeswährung |  |  |  | 0.8 |  |
Buchung nach Differenz in Berichtswährung |  |  |  |  | 0.08 |
Ergebnis | 0 |  |  | 0 | 0 | 0
Die andere Seite der Abgleichsbuchung wird auf das Abgleichkonto gebucht. In diesem Fall wird auf das Abgleichkonto gebucht: Erste Buchung: GBP 1; EUR 0,9; USD 0,1; CAD 0,5 Zweite Buchung: GBP 0; EUR 0,8; USD 0; CAD 0 Dritte Buchung: GBP 0; EUR 0; USD 0,08; CAD 0 Häufig verwendete Konten für den Abgleich von Sachkonten Sonstige Debitoren- und Kreditorenkonten Auf diesem Konto werden Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst, die nicht direkt mit der normalen Geschäftstätigkeit in Verbindung stehen. Dies können z. B. Ausgaben sein, die rückerstattet werden und bei denen die endgültige Buchung bei der Erfassung noch nicht geklärt ist. Dieser Datensatz wird auch verwendet, um Bestellungen zu erfassen, die für Dritte vorgenommen wurden und nicht auf dem Erfolgskonto gebucht werden dürfen. Vorläufige Konten Ein Konto, auf dem Vorgänge erfasst werden, die keinem bestimmten Konto zugeordnet werden können. Solche Konten dürfen jedoch nicht in der Bilanz erscheinen. Wenn z. B. die Bankkonten abgestimmt werden, um den Saldo des Firmenkontos mit dem der Bank in Übereinstimmung zu bringen, werden die nicht zuordenbaren Kontobewegungen (z. B. Zahlungseingänge von Kunden) auf dem Bank-Kontoauszug auf das vorläufige Konto gebucht. Interne Transferkonten Diese Verrechnungskonten werden bei praktischen und überwachten Kontobewegungen verwendet, beispielsweise bei der Umbuchung von Kassenbestand an das Bankkonto. Zusätzlich werden solche Konten für Transaktionen verwendet, die mehrere Buchungsjournale erfordern. Interne Konten dürfen nicht in der Bilanz erscheinen. Firmeninterne Forderungskonten Diese firmeninternen Konten werden bei geleisteten Waren und Diensten belastet und bei erhaltenen Waren und Dienstleistungen erkannt. Die Konten der verschiedenen Filialen einer Firma müssen ausgeglichen sein und dürfen nicht in der Bilanz erscheinen. Konto Gehaltsvorschüsse Auf diesem Konto werden Vorschüsse belastet, die auf den Gehaltskonten gutgeschrieben werden, von denen sie gezahlt werden. Gruppenkonten Auf diesen Konten werden befristete Geldüberweisungen zwischen Firmen derselben Gruppe erfasst. Bei manchen Zwischenkonten generiert LN automatisch die Buchungsreferenz, wenn die Buchung erstellt wird. Die Buchungsreferenz kann z. B. aus der Buchungsherkunft und der Auftragsnummer bestehen. Hinweis Sie können den Hauptbuch-Kontenabgleich zwar mit Sachkonten durchführen, die für Integrationsbuchungen verwendet werden. Wir empfehlen aber, das Abgleichverfahren anzuwenden. Einrichten des Abgleichs von Hauptbuchkonten So richten Sie den Abgleich von Sachkonten ein: Im Programm Kontenplan (tfgld0508m000): Markieren Sie für die Konten, für die ein Sachkontenabgleich ausgeführt werden soll, das Kontrollkästchen Abgleich. Die Konten müssen vom Typ Bestandskonto oder Erfolgskonto sein und dürfen nicht für Integrationsbuchungen verwendet werden. Markieren Sie für jedes abgleichbare Konto die Abgleichfolge (Voreinstellung). Blenden Sie das Programm Abgleich-Nummernkreis nach Sachkonto (tfgld1517m000) ein. Legen Sie im Programm Abgleich-Nummernkreis nach Sachkonto (tfgld1517m000) den Nummernkreise fest, der zum Erstellen von Belegnummern für die generierten Abgleichsbuchungen verwendet wird. Bauen Sie die Sachkontenhistorie bei Bedarf im Programm Historie für Kontenabgleich Hauptbuch neu aufbauen (tfgld1218m000) neu auf. Legen Sie im Programm Firmenparameter (tfgld0503m000) folgende Daten fest: das Abgleichkonto Gesetzlich und das Abgleichkonto Frei definierbar. Je nachdem, ob das Sachkonto ein gesetzliches oder frei definierbares Konto ist, wird eine Seite der Abgleichsbuchungen auf das gesetzliche oder frei definierbare Abgleichkonto gebucht. Abgleichtoleranz (Prozent) Abgleichtoleranz (Betrag) Buchungsschlüssel Abgleich Legen Sie im Feld Parameter Manueller Abgleich fest: ob Sie einen unvollständigen Abgleich zulassen, bei dem anschließend eine kleine Währungsdifferenz in mindestens einer Hauswährung verbleibt ob Sie Buchungen erstellen, die auf den Differenzbeträgen in den Hauswährungen nach dem Abgleich basieren ob Sie Buchungen in verschiedenen Buchungswährungen abgleichen die Hauswährung für die Abgleichsbuchung bei abweichenden Buchungswährungen Abgleichen von Hauptbuchkonten So führen Sie einen Abgleich von Sachkonten aus: Automatisch: im Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Automatisch (tfgld1216m000). Die Buchungen müssen eine Buchungsreferenz haben. Damit Abgleichsbuchungen erstellt werden, markieren Sie das Kontrollkästchen Buchungen generieren. Hinweis: LN kann automatisch nur Soll-Buchungen mit Haben-Buchungen abgleichen. Um z. B. eine Soll-Buchung eines positiven Betrags mit einer Soll-Buchung eines negativen Betrags abzugleichen, müssen Sie das Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Manuell (tfgld1516m000) ausführen. Manuell: im Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Manuell (tfgld1516m000). In diesem Programm können Sie die Buchungen markieren, die Sie abgleichen möchten. Sie können in diesem Programm auch Buchungen abgleichen, die nicht durch eine Buchungsreferenz verknüpft sind. Wenn die markierten Buchungen ausgeglichen sind, können Sie im Menü LN auf Abgleich ohne Buchung klicken. Wenn die Summen der Haben- und Soll-Beträge der markierten Buchungen unterschiedlich sind, können Sie auf Abgleich mit Buchung klicken. Wenn Sie auf Abgleich mit Buchung klicken, startet das Programm Abgleichsbuchungen Hauptbuch erstellen - manuell (tfgld1217m000). Im Programm Abgleichsbuchungen Hauptbuch erstellen - manuell (tfgld1217m000) können Sie das Abgleichkonto, die Unterkonten und verschiedene andere Daten der Abgleichsbuchung erfassen. Um eine Abgleichsbuchung für die verbleibenden Differenzen in den Hauswährungen zu erstellen, markieren Sie das Kontrollkästchen Differenzen buchen. In folgenden Programmen können Sie manuell erfasste Buchungen vor dem Journalisieren abgleichen: Sachkontobuchungen: im Programm Sachkontobuchungsbelege (tfgld0618m000) EK-Buchungspositionen: im Programm Buchungen Eingangsrechnungen (tfacp1120s000) VK-Buchungspositionen: im Programm Buchungen VK-Rechnungen (tfacr1111s000) Bankbuchungsjournale: im Programm Buchungen Zahlungswesen (tfcmg2120s000) Wenn Sie in diesen Programmen Buchungen auf einem abgleichbaren Sachkonto erstellen, können Sie im Menü Zusatzoptionen auf Kontenabgleich Hauptbuch klicken, um das Programm Kontenabgleich Hauptbuch - Manuell (tfgld1516m000) zu starten. In diesem Programm können Sie Buchungen abgleichen sowie die Soll- und Haben-Buchungen auf dem Konto anzeigen. Hinweis Nach dem Abgleichen einer nicht journalisierten Buchung können Sie die Buchung nicht mehr ändern. Neuaufbau von Hauptbuchkonten für Abgleich Ein Sachkonto, das bereits Buchungen enthält, kann als abgleichbares Konto festgelegt werden. Im Programm Kontenplan (tfgld0508m000) können Sie das Kontrollkästchen Abgleich markieren. In diesem Fall müssen die vorhandenen Buchungen in die entsprechende Bilanzanalyse-Tabelle (tfglf116) eingegeben werden. Um die Datensätze in der Bilanzanalyse-Tabelle (tfglf116) zu erstellen, verwenden Sie das Programm Historie für Kontenabgleich Hauptbuch neu aufbauen (tfgld1218m000). |