| # Offerteaanvraagprocedure U kunt de offerteaanvraagprocedure gebruiken om kopen-van relaties te vragen om een offerte voor goederen en services. U kunt de offertes die u ontvangt, vergelijken om de offerte die het best aansluit bij uw behoeften te selecteren. De volgende offerteaanvraagprocedures zijn beschikbaar: Handmatige offerteaanvraagprocedure Gebruik deze procedure om handmatig offerteaanvragen aan te maken en naar uw kopen-van relaties te sturen. U kunt de kopen-van relaties waarnaar u een offerteaanvraag wilt versturen, handmatig selecteren of op basis van de lijst van goedgekeurde leveranciers. Procedure voor het genereren van offerteaanvragen Gebruik deze procedure om automatisch offerteaanvragen te genereren en naar uw kopen-van relaties te sturen. Het aanmaken van offerteaanvragen en de toewijzing aan kopen-van relaties wordt uitgevoerd in een van de sessies voor genereren. Tip Gebruik de handmatige offerteaanvraagprocedure als u een offerteaanvraag wilt aanmaken voor één artikel. Als u een offerteaanvraag voor verschillende artikelen en/of artikelgroepen wilt aanmaken, is de automatische procedure beter geschikt. De procedure voor offerteaanvragen bestaat uit verschillende stappen. Deze stappen kunnen worden opgesplitst in de volgende delen: De offerteaanvragen aanmaken en naar de juiste relaties sturen. De offertes van de relaties ontvangen en vergelijken en een offerte selecteren. Offerteaanvragen aanmaken en verzenden Stap 1. Offerteaanvraag inkoop - regels (tdpur1600m000) U kunt de sessie Offerteaanvraag inkoop - regels (tdpur1600m000) gebruiken om: Handmatig offerteaanvragen aan te maken. Automatisch gegenereerde offerteaanvragen op te vragen. De offerteaanvragen worden gegenereerd in een van de volgende sessies: Offerteaanvraag genereren (tdpur1220m000) Hiermee kunt u offerteaanvragen genereren voor een bereik van artikelen en/of artikelgroepen en de relaties selecteren waarnaar u de offerteaanvragen wilt versturen. Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000) Hiermee kunt u inkoopaanvraagregels converteren naar een offerteaanvraag. Contractregels naar offerteaanvragen kopiëren (tdpur3201m000) Hiermee kunt u inkoopcontractregels kopiëren naar offerteaanvragen en de relaties waarnaar u de offerteaanvragen wilt versturen, koppelen. Geplande orders actualiseren (cppat1210m000) Hiermee kunt u geplande inkooporders uit de module Resourcebehoefteplanning overzetten naar Inkoop. Als ERP LN geen kopen-van relatie kan vinden voor het artikel, kan op basis van de geplande inkooporder een offerteaanvraag worden aangemaakt. Stap 2. Offerteaanvraag - kopen-van relaties (tdpur1505m000)/ Kopen-van relaties aan offerteaanvraag koppelen (tdpur1221m000) Deze stap is alleen van toepassing op de handmatige offerteaanvraagprocedure. In de procedure voor het genereren van offerteaanvragen worden de gegenereerde offerteaanvragen direct gekoppeld aan de geselecteerde kopen-van relaties. U hoeft in dat geval dus de offerteaanvragen niet handmatig aan de kopen-van relaties te koppelen. In de handmatige offerteaanvraagprocedure kunt u kopen-van relaties op de volgende manieren aan offerteaanvragen koppelen: Handmatig in de sessie Offerteaanvraag - kopen-van relaties (tdpur1505m000). Automatisch in de sessie Kopen-van relaties aan offerteaanvraag koppelen (tdpur1221m000). De selectie van kopen-van relaties kan worden gebaseerd op een lijst van goedgekeurde leveranciers. Op het tabblad Offerteaanvraag - kopen-van relatie van de sessie Offerteaanvraag inkoop - regels (tdpur1600m000) kunt u de relaties opvragen die aan de offerteaanvraag zijn gekoppeld. Stap 3. Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000) Als de offerteaanvraag is aangemaakt en er relaties aan zijn gekoppeld, moet u deze afdrukken in de sessie Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000) en verzenden naar de kopen-van relaties. Offertes ontvangen, vergelijken en selecteren Stap 1. Herinneringen offerteaanvraag afdrukken (tdpur1402m000) Als een relatie voor de sluitingsdatum niet heeft gereageerd op een offerteaanvraag, kunt u de relatie een herinnering sturen. Om een herinnering af te kunnen drukken met de sessie Herinneringen offerteaanvraag afdrukken (tdpur1402m000), moet Aanmaanstatus zijn ingesteld op Aanmanen in de sessie Offerteaanvraag - kopen-van relaties (tdpur1505m000). Stap 2. Kopen-van relatie - offertes (tdpur1506m000) Als een relatie reageert op een offerteaanvraag, kunt u de gegevens van de ontvangen offerte invoeren in de sessie Kopen-van relatie - offertes (tdpur1506m000). Stap 3. Offertes vergelijken (tdpur1110m000) Wanneer alle offertes voor een offerteaanvraag zijn ingevoerd en de sluitingsdatum is verstreken, kunt u de offertes vergelijken in de sessie Offertes vergelijken (tdpur1110m000). Deze sessie helpt u om de beste offerte te selecteren. U kunt een analyse uitvoeren op een afzonderlijke regel of op alle regels van de offerteaanvraag. U kunt de volgende sessies gebruiken om offertes te vergelijken. Deze sessies kunt u starten vanuit het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Offertes vergelijken (tdpur1110m000). Offerte - classificatie kopen-van relaties obv totaalbedrag (tdpur1805m000), waarin u offertes kunt vergelijken op basis van de prijs. Offerte - classificatie kopen-van relaties obv criteriumset (tdpur1806m000), waarin u offertes kunt vergelijken op basis van de RFQ-criteria die u hebt gedefinieerd. U kunt deze sessie pas gebruiken als u eerst criteria en scores hebt gedefinieerd. Offertes vergelijken op basis van criteria U moet de volgende stappen uitvoeren om de sessie Offerte - classificatie kopen-van relaties obv criteriumset (tdpur1806m000) te kunnen gebruiken voor het vergelijken van offertes: Definieer criteria en de bijbehorende scores. Zie Algemene inkoopgegevens voor meer informatie. Wanneer u een offerte van een relatie ontvangt, voert u de subjectieve scores voor de offerte in de sessie Offerte - scores subjectief criterium (tdpur1195m000) in. ERP LN berekent de objectieve criteria automatisch. Voor meer informatie over: Het berekenen van de totale scores voor elk criterium raadpleegt u Totale scores per criterium berekenen. Het classificeren van de offertes raadpleegt u Offertes classificeren. In de sessies Offerte - classificatie kopen-van relaties obv totaalbedrag (tdpur1805m000) en Offerte - classificatie kopen-van relaties obv criteriumset (tdpur1806m000) moet u het veld Offerteaanvraagregel kopiëren definiëren. Daarmee geeft u aan of de offerteaanvraagregel moet worden gekopieerd naar een inkooporder, inkoopcontract of prijsboek van een leverancier, of dat de regel moet worden verwijderd. Stap 4. Offertes naar contracten/orders/prijsboeken omzetten (tdpur1202m000) Nadat u de offertes hebt vergeleken en op basis van de classificaties uw keuze hebt gemaakt, gebruikt u de sessie Offertes naar contracten/orders/prijsboeken omzetten (tdpur1202m000) om de geselecteerde offerte daadwerkelijk over te zetten naar een inkooporder, inkoopcontract of een prijsboek voor een leverancier. Als u het selectievakje Offertes gemarkeerd als "Verwijderen" verwijderen inschakelt, kunnen offertes waarvoor het veld Offerteaanvraagregel kopiëren is ingesteld op Verwijderen in de sessie Offerte - classificatie kopen-van relaties obv totaalbedrag (tdpur1805m000) of de sessie Offerte - classificatie kopen-van relaties obv criteriumset (tdpur1806m000), ook worden verwijderd met deze sessie. Wanneer u meerdere kopen-van relaties selecteert, kunt u aangeven of ERP LN voor de combinatie van artikel en relatie rekening moet houden met het sourcing-percentage en de prioriteit. U kunt het sourcing-percentage en de prioriteit opgeven in de sessie Artikelen - kopen-van relaties (tdipu0110m000), die u kunt starten vanuit het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Offertes naar contracten/orders/prijsboeken omzetten (tdpur1202m000). Stap 5. Offerteaanvraag verwijderen (tdpur1205m000) Gebruik de sessie Offerteaanvraag verwijderen (tdpur1205m000) om een van de volgende acties uit te voeren: Verwijder de offertes van kopen-van relaties die zijn vervallen. Als alle offertes die als reactie op een offerteaanvraag zijn teruggestuurd, worden verwijderd, wordt de offerteaanvraag zelf ook verwijderd. Verwijder offerteaanvragen waarvoor geen offerte is teruggemeld en/of waarvoor de sluitingsdatum is verstreken. Gerelateerde onderwerpen Algemene inkoopgegevens Totale scores per criterium berekenen Offertes classificeren Sourcing-gegevens Overzicht afhandeling offerteaanvragen Extra processen voor offerteaanvragen |