| # Inkooporderprocedure De inkooporderprocedure heeft betrekking op de volledige administratieve procedure voor het inkopen van goederen of diensten. De procedure bestaat uit de volgende stappen: Stap 1. Inkooporders aanmaken Inkooporders kunnen als volgt worden aangemaakt in de sessie Inkooporderregels (tdpur4100m900): Automatisch vanuit verschillende bronnen, zoals Enterprise Planning, Verkoop en Service. Een bestaande order kopiëren in de sessie Inkooporder kopiëren (tdpur4201s000). Handmatig. Stap 2. Inkooporders goedkeuren Wanneer inkooporders zijn aangemaakt, is de goedkeuring van de inkooporders een verplichte stap in de inkooporderprocedure. De uitvoering van de activiteiten van de orderprocedure kan worden gestart wanneer een gebruiker de verkooporder goedkeurt. Zie Goedkeuring van inkooporders voor meer informatie over het goedkeuren van inkooporders. Stap 3. Inkooporders afdrukken Wanneer de order is geregistreerd en goedgekeurd, kunt u de inkooporder afdrukken en als bevestiging naar de kopen-van relatie sturen. De sessie Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) is alleen verplicht als u de kopen-van relatie via de post of via EDI (Electronic Data Interchange) op de hoogte stelt van de inkooporder. Als u de telefoon gebruikt om inkooporders door te geven, is deze stap optioneel. Nadat de inkooporder is afgedrukt, kunt u deze nog steeds wijzigen. Stap 4. Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (WH) Wanneer de kopen-van relatie is geïnformeerd over de inkooporder en de inkooporder is goedgekeurd, kunt u de inkooporder vrijgeven voor Magazijnbeheer (WH) in de sessie Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000). Daarmee wordt het magazijn op de hoogte gesteld van de te verwachten goederen. Wanneer inkooporders worden vrijgegeven voor het magazijn, wordt in de module Magazijnorders van Magazijnbeheer (WH) een aantal activiteiten getriggerd, te beginnen met het aanmaken van een magazijnorder in de sessie Magazijnorders (whinh2100m000). De activiteiten in de module Magazijnorders zijn afhankelijk van de magazijnordersoort die is gekoppeld aan de inkoopordersoort. U moet eerst activiteiten koppelen aan een magazijnprocedure in de sessie Activiteiten per procedure (whinh0106m000). U kunt een magazijnprocedure koppelen aan een magazijnordersoort in de sessie Magazijnordersoorten (whinh0110m000), waarna u de magazijnordersoort kunt koppelen aan een inkoopordersoort in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194s000). Voor kostenartikelen en serviceartikelen is het niet verplicht om inkooporders vrij te geven voor Magazijnbeheer (WH). Dit hangt af van de instelling van het selectievakje Vrijgeven v. Magazijnbeheer in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000). Rechtstreekse leveringen worden nooit vrijgegeven voor Magazijnbeheer. Stap 5. Ingekochte goederen ontvangen U kunt de ontvangst van ingekochte goederen registreren: In Magazijnbeheer (WH) als de inkooporder is vrijgegeven voor Magazijnbeheer (WH). De ontvangstprocedure bestaat uit de inslagprocedure en de inspectieprocedure in de module Voorraadafhandeling (INH). Zie Ontvangst- en inspectieprocedures voor meer informatie. Wanneer ontvangsten worden geregistreerd in Magazijnbeheer (WH), worden de ontvangstgegevens teruggerapporteerd aan Inkoop. U kunt deze gegevens opvragen in de volgende sessies: Inkooporders - overzicht ontvangsten (tdpur4531m000) Inkoopontvangst (tdpur4106m000) In de module Inkoop voor niet-voorraadartikelen die niet worden vrijgegeven voor Magazijnbeheer (WH). U kunt de leveringen registreren met de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000). Wanneer een ontvangst is bevestigd in de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000), kunt u de ontvangstgegevens in deze sessie niet meer wijzigen. U kunt echter nog wel specifieke ontvangstgegevens wijzigen in de sessie Inkoopontvangst corrigeren (tdpur4106s100). Wanneer de goederen zijn ontvangen, zijn de prijzen en kortingen van de goederen mogelijk gewijzigd. Gebruik de sessie Prijs en kortingen na ontvangst wijzigen (tdpur4122m000) om prijzen en kortingen te muteren. Stap 6. De ingekochte goederen betalen Voor het beheer van de betaling van ingekochte goederen gebruikt u de module Crediteurenadministratie (ACP) in Fin. administratie. U kunt dit proces alleen uitvoeren als het pakket Fin. administratie is geïmplementeerd. Zie Inkoopfacturen verwerken voor meer informatie. Het is in de inkooporderprocedure niet noodzakelijk dat de relatie een factuur stuurt. In plaats daarvan kunt u selfbilling gebruiken om automatisch facturen te genereren voor de ingekochte goederen. Selfbilling wordt doorgaans gebruikt als: U een contract hebt met de relatie voor de prijs van de goederen die u koopt. U een overeenkomst hebt met de relatie dat u de goederen zult betalen zonder er een factuur voor te ontvangen. Selfbilling wordt bepaald door de volgende velden in de sessie Inkooporders (tdpur4100m000) of de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000): Selfbilling Als u dit selectievakje inschakelt, kan voor elke orderregelontvangst een factuur worden gegenereerd. In het financiële bedrijf waaraan het inkoopbureau is gekoppeld, kunt u de orderregels selecteren en vervolgens kunt u de facturen genereren in de sessie Selfbilling inkoopfacturen genereren (tfacp2290m000). Factureren na Dit veld kan op een van de volgende waarden worden gezet: Inspectie Selfbilling-facturen kunnen alleen worden aangemaakt voor de totale goedgekeurde ontvangen hoeveelheid, nadat alle inspecties voor een bepaalde ontvangst zijn uitgevoerd. Ontvangst Een selfbilling-factuur kan onmiddellijk worden aangemaakt voor de totale ontvangen hoeveelheid. Als bij de inspectie een bepaalde hoeveelheid wordt afgekeurd, kunt u in de sessie Debetnota's genereren (tfacp2270m000) een debetnota aanmaken voor de afgekeurde hoeveelheid. Zie Selfbilling voor meer informatie. Stap 7. Inkooporders verwerken De laatste stap in de inkooporderprocedure is de verwerking van alle inkooporders in de sessie Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000). De verwerkte inkooporders worden overgezet van de normale database naar de historiedatabase. Zie Historie inkooporders/-afroepschema's voor meer informatie over de historie van inkooporders. Gerelateerde onderwerpen Goedkeuring van inkooporders Ontvangst- en inspectieprocedures Inkoopfacturen verwerken Selfbilling Inkooporders/-afroepschema's verwerken Historie inkooporders/-afroepschema's Overzicht van de afhandeling van inkooporders |