| # Afstemming van nog te ontvangen facturen Het afstemmingsproces van de afstemmingsgroep Tussenrekening facturen 3, de mutaties met betrekking tot ontvangen, niet-gefactureerde goederen, bestaat uit de volgende stappen. De financiële periode afsluiten zodat er geen nieuwe mutaties kunnen worden ingevoerd De saldibalans afdrukken Een overzicht afdrukken van nog te ontvangen facturen De overzichten vergelijken De afstemmingsgegevens afdrukken De overzichten controleren De historie opnieuw opbouwen De saldibalans en het afstemmingsoverzicht nogmaals afdrukken De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken De saldi in de controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen controleren De afstemmingsgegevens analyseren Wijzigingen aanbrengen De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen nogmaals afdrukken De afstemmingscorrectiemutaties boeken De afstemmingsgegevens accepteren Hieronder volgen gedetailleerde instructies voor deze stappen. Afstemming van nog te ontvangen facturen Stap 1. Perioden afsluiten Doorgaans heeft de afstemming betrekking op een bepaalde boekingsperiode. Voordat u het afstemmingsproces start, sluit u de integratieperiode met behulp van de sessie Perioden afsluiten (tfgld1206m000) af, zodat er geen nieuwe mutaties kunnen worden ingevoerd. Bij het genereren en afdrukken van afstemmingsoverzichten wordt de periodestatus door ERP LN echter niet gecontroleerd. U kunt de overzichten dus op elk gewenst moment afdrukken, ongeacht de periodestatus. Stap 2. De saldibalans afdrukken Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans af te drukken voor de grootboekrekeningen voor ontvangen, niet-gefactureerde goederen die u wilt afstemmen. Tijdens de afstemming kunt u de afgedrukte versie raadplegen. Stap 3. Een overzicht afdrukken van nog te ontvangen facturen Als u een overzicht wilt afdrukken van facturen die nog moeten worden ontvangen, gebruikt u een van de volgende sessies: Nog te ontvangen facturen tot en met periode afdrukken (tfacp1439m000) Hiermee wordt een overzicht afgedrukt van inkoopfacturen die nog moeten worden ontvangen. Het overzicht is gebaseerd op de gegevens in de inkooptabellen in Inkoop. Ontvangen/niet-gefactureerde goederen afdrukken (tfacp1432m000) . Hiermee wordt een overzicht afgedrukt van inkoopontvangsten waarvoor u nog geen factuur hebt ontvangen. Het overzicht wordt gebaseerd op de gegevens in de tabellen van Crediteurenadministratie. Stap 4. De saldibalans vergelijken met de saldi in het overzicht met nog te ontvangen facturen U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor de grootboekrekeningen waarop de bedragen in evenwicht zijn. Zie hiertoe de omschrijving in stap 15, De afstemmingsgegevens accepteren. Stap 5. De afstemmingsgegevens afdrukken Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om een afstemmingsoverzicht af te drukken. Selecteer de afstemmingsgroep Tussenrekening facturen 3, die staat voor het bedrijfsproces met betrekking tot ontvangen, niet-gefactureerde goederen. In deze fase van het proces kunt u een standaardoverzicht afdrukken. Druk de subtotalen op een hoog niveau af, bijvoorbeeld per afstemmingselement, en schakel de volgende selectievakjes in: Volledige specificatie afdrukken Geen nulbedragen afdrukken Zie voor meer informatie over het afdrukken van afstemmingsoverzichten, het onderwerp De afstemmingsoverzichten afdrukken. Nadat de mutaties voor ontvangen, niet-gefactureerde goederen voor de business-objects van het type Inkooporder zijn aangemaakt, kunt u de gegevens op business-object groeperen. U beschikt dan over een bijzonder nuttig overzicht. Schakel het selectievakje Groeperen op code business-object in. Stap 6. De overzichten controleren Als er sprake is van een verschil, wordt dit in het overzicht afgedrukt. Voor grootboekrekeningen waarvoor geen verschillen zijn aangetroffen, kunt u de controlelijst voor de afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken volgens de omschrijving in stap 9, De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken. Stap 7. De historie opnieuw opbouwen Als er een verschil wordt aangetroffen, bouwt u eerst opnieuw de historie op van de grootboekrekeningen die u analyseert. Start de sessie Beginsaldi/historie opnieuw opbouwen o.b.v. mutaties (tfgld3203m000) en schakel de volgende drie selectievakjes in: Beginsaldo Historie parent-rekeningen opnieuw opbouwen Historie parent-dimensies opnieuw opbouwen Stap 8. De saldibalans en het afstemmingsoverzicht nogmaals afdrukken Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans nogmaals af te drukken voor de integratiegrootboekrekeningen waarvan u de historie opnieuw hebt opgebouwd. Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om het afstemmingsoverzicht nogmaals te genereren op basis van de opnieuw opgebouwde grootboekrekeningen. Als de overzichten zijn afgestemd, gaat u verder met stap 9, De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken. Worden er aanzienlijke verschillen tussen de logistieke gegevens en de financiële gegevens gevonden, moeten deze door een expert worden verholpen. Stap 9. De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken Start de sessie Controlelijst afstemming ontvangen goederen (niet-gefact.) (tfgld4495m200) om een overzicht af te drukken van financiële en logistieke saldi per mutatiedatum. U kunt het overzicht afdrukken op basis van de gegevens in de inkooptabellen in Inkoop of op basis van de tabellen van Crediteurenadministratie. Als er sprake is van een verschil, wordt dit in het overzicht afgedrukt. Zie voor meer informatie over het afdrukken van afstemmingsoverzichten, het onderwerp De afstemmingsoverzichten afdrukken. Stap 10. De saldi in de controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen controleren U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor mutaties waarvoor geen verschillen bestaan. Ga door met stap 15, De afstemmingsgegevens accepteren. Als er aanzienlijke verschillen tussen de logistieke gegevens en de gegevens in Fin. administratie blijken te bestaan, moeten deze door een expert worden verholpen. Stap 11. De afstemmingsgegevens analyseren In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u de afstemmingsgegevens controleren. Zodra u ervan bent overtuigd dat de mutaties in Logistiek naar behoren in het grootboek worden weergegeven, gaat u verder met stap 15, De afstemmingsgegevens accepteren. Stap 12. Wijzigingen aanbrengen In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u handmatig correctiemutaties aanmaken voor onjuiste boekingen. Zie voor meer informatie Een correctiemutatie aanmaken. Met dergelijke correcties kunt u kleine verschillen in Fin. administratie verhelpen. Stap 13. De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen nogmaals afdrukken Voordat u de correctiemutaties boekt, kunt u de uitwerking ervan controleren. Schakel daartoe in de sessie Controlelijst afstemming ontvangen goederen (niet-gefact.) (tfgld4495m200) het selectievakje Niet-gejournaliseerde afstemmingscorrecties afdrukken in. Controleer of er een verschil in het overzicht wordt afgedrukt of vergelijk het overzicht met de saldibalans. Stap 14. De afstemmingscorrectiemutaties boeken Nadat u alle gewenste correcties hebt aangebracht, start u de sessie Correcties afstemming boeken (tfgld4295m300) om de correctiemutaties op de grootboekrekeningen te boeken. Stap 15. De afstemmingsgegevens accepteren Accepteer de afstemmingsgegevens voor de grootboekrekeningen waarvoor u geen problemen hebt aangetroffen. Selecteer de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren. Gerelateerde onderwerpen Afstemming - overzicht Afstemmingscorrecties Een correctiemutatie aanmaken Het afstemmingsproces voltooien |