| # De afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen Op gezette tijden kunt u de gelogde afstemmingsgegevens uit Fin. administratie verwijderen en de bijbehorende mutaties uit Logistiek verwijderen. Bij het archiveren en verwijderen van afstemmingsgegevens zijn de volgende regels van toepassing: Voordat u een mutatie kunt archiveren en uit Logistiek kunt verwijderen, moeten de afstemmingsgegevens van de bijbehorende afstemmingsgroep Definitief geaccepteerd zijn. Voordat u afstemmingsgegevens in de sessie Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200) kunt archiveren en/of verwijderen, moet het volgende zijn gebeurd: De afstemmingsgegevens van de afstemmingsgroep moeten Definitief geaccepteerd zijn en de boekingsperioden moeten in de sessie Periodestatus afstemming en archivering (tfgld0177m000) op Afgestemd zijn gezet. De business-objects (inkooporders, magazijnorders, projecten, enzovoort) waarvan u de afstemmingsgegevens wilt verwijderen, mogen niet meer in Logistiek voorkomen. U moet de mutaties dus eerst uit Logistiek verwijderen voordat u de afstemmingsgegevens uit Fin. administratie kunt verwijderen. Het is mogelijk om voor langetermijnprojecten uitzonderingen op deze regel te maken, bijvoorbeeld voor projecten die een langere periode dan één boekjaar betreffen. Voor deze afstemmingsgroepen kunt u onder Verwijderen blokkeren van de selectievakjes Verwijderen van business-objects voor niet definitief geaccepteerde mu en Verwijderen v. def. geaccept. mut. v. niet verwijderde bo's blokkeren inschakelen in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000). Als u het selectievakje Niet groeperen in de sessie Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200) inschakelt, controleert ERP LN of er afstemmingsmutaties bestaan buiten de boekingsperiode die u archiveert en/of verwijdert. Als dat het geval is, kan ERP LN de afstemmingsgegevens niet archiveren en/of verwijderen en wordt een foutmelding gegenereerd. Dit selectievakje is beschikbaar voor een beperkt aantal afstemmingsgroepen. NB Als u in de sessie Periodestatus afstemming en archivering (tfgld0177m000) de boekingsperioden instelt op Afgestemd, kunt u deze instelling ongedaan maken. Als u echter de status Gearchiveerd instelt, kunt u deze instelling niet meer wijzigen. ERP LN controleert de periodestatus en de status van de business-objects voor de afstemmingsgroep die u verwerkt. Bovendien worden deze statussen gecontroleerd voor alle afstemmingsgroepen waarin het business-object aanwezig kan zijn. Een beginsaldo voor afstemming aanmaken Als u mutaties archiveert die nog van invloed zijn op de gegevens die moeten worden afgestemd, zoals de afstemmingsgroep Voorraad, kunt u een beginsaldo in de afstemmingsgegevens aanmaken. Gebruik daartoe de sessie Beginsaldi voor afstemming (tfgld4195m000), die u onder meer via het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt starten. Het archiverings- en verwijderingsproces Stap 1. De orders uit Logistiek archiveren en verwijderen De mutaties archiveren en verwijderen uit Logistiek Gebruik in de diverse logistieke pakketten de sessies voor archiveren en verwijderen om de gegevens desgewenst naar een archiefbedrijf te verplaatsen en/of om de gegevens uit de database te verwijderen. Stap 2. De afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen uit Fin. administratie U kunt de volgende sessies gebruiken: Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200) Gebruik deze sessie om de afstemmingsgegevens in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) te archiveren en/of uit de tabel te verwijderen. Gelogde afstemmingselementen verwijderen (tfgld4296m000) Gebruik deze sessie om gelogde afstemmingselementen die niet meer nodig zijn, te verwijderen. ERP LN verwijdert alle gelogde afstemmingselementen van de afstemmingsmutaties voor de geselecteerde afstemmingsgroepen uit de tabel Afstemmingselementen voor afstemmingsgegevens (tfgld498). ERP LN verwijdert alleen de afstemmingselementen voor de afstemmingsgroepen waarvoor u het selectievakje Alle afstemmingselementen loggen in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) hebt uitgeschakeld. Gerelateerde onderwerpen Afstemming - overzicht Het afstemmingsproces Gejournaliseerde mutaties archiveren |