| # Periodeafhandeling voor integratiemutaties Datums Als mutaties uit Logistiek worden doorgeboekt naar Fin. administratie, zijn daarbij de volgende typen datums betrokken: Mutatiedatum De datum die u invoert bij het aanmaken van de mutatie, zoals een verkooporder of een magazijnontvangst. Gewoonlijk is de mutatiedatum de huidige datum. Alleen bij geantidateerde mutaties komt de mutatiedatum niet overeen met de huidige datum. Intern wordt de mutatiedatum in de UTC-tijd vastgelegd. Invoerdatum mutatie De datum die u invoert wanneer u de batch aanmaakt. Gewoonlijk is de invoerdatum van de mutatie de huidige datum. Alleen bij geantidateerde mutaties komt de invoerdatum niet overeen met de huidige datum. Intern wordt de invoerdatum van de mutatie in de plaatselijke tijd vastgelegd. Documentdatum De mutatiedatum in Fin. administratie. De documentdatum wordt altijd in de lokale tijd vastgelegd. Voor facturen is de documentdatum de factuurdatum. Meestal komt de documentdatum overeen met de mutatiedatum, behalve als u handmatig een andere mutatiedatum in Fin. administratie invoert of als er een dag verschil bestaat tussen de UTC-tijd en de lokale tijd. De documentdatum wordt niet gebruikt voor integratiemutaties. Aanmaakdatum De datum en tijd waarop de mutatie wordt aangemaakt. Bij geantidateerde mutaties komen de aanmaakdatum en de mutatiedatum niet met elkaar overeen. De aanmaakdatum wordt alleen gebruikt voor integratiemutaties. Boekingsdatum De (lokale) datum en tijd waarop de mutatie wordt geboekt. Perioden Voor elke integratiemutatie worden de volgende boekingsperioden vastgelegd: Boekjaar en boekingsperiode. Verslagjaar en verslagperiode. Belastingjaar en belastingperiode. Zie voor meer informatie over boekingsperioden het onderwerp Perioden gebruiken. Meestal worden financiële mutaties geboekt in de boekingsperiode waarin de mutatiedatum valt. De boekingsdatum en de documentdatum vallen in dezelfde periode. Als u integratiemutaties wilt loggen, moet de status van de boekingsperiode Open zijn. Als de mutatiedatum overeenkomt met de huidige datum, zijn de boekingsperioden meestal Open. Als een mutatie echter wordt geantidateerd of als de mutatiedatum rond het einde van een boekingsperiode valt, is het mogelijk dat de boekingsperiode al Afgesloten is op het moment dat de financiële mutatie wordt geboekt. Als u een integratiemutatie aanmaakt, wordt de mutatie gelogd. Gewoonlijk is dit het moment waarop u een order of factuur goedkeurt. Aangezien de boekingsperioden van de boekingen worden opgenomen in de gelogde gegevens, controleert ERP LN de periodestatus voordat de mutatie wordt gelogd. Als de periode Afgesloten is, kan de mutatie niet worden gelogd. De gebruiker kan de goedgekeurde order of factuur niet opslaan. U kunt de periodesoort selecteren waarvan ERP LN de status controleert om te bepalen of de periode Open is en of de integratiemutatie kan worden gelogd. U kunt de volgende periodesoorten selecteren: INT voor integratiemutaties. ACP voor crediteurenmutaties. ACR voor debiteurenmutaties. GLD voor grootboekmutaties. Als u bijvoorbeeld ACP selecteert, kunt u een integratiemutatie niet boeken als de ACP-periode Afgesloten is. Dit geldt ook als de INT-periode nog Open is. In de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000) kunt u de default periodesoort selecteren. In de sessie Periodeafhandeling per integratiedocumentsoort (tfgld4579m000) kunt u de periodesoort selecteren voor afzonderlijke integratiedocumentsoorten. Gewoonlijk selecteert u de INT-periode. In uitzonderlijke gevallen kunt u de overige periodesoorten selecteren. De periodestatus is Afgesloten Als de periode Afgesloten is, probeert ERP LN de mutatie te boeken volgens de optie voor de Afhandeling afgesloten perioden die van toepassing is op de integratiemutatie. In de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000) kunt u de default optie selecteren voor Afhandeling afgesloten perioden. In de sessie Periodeafhandeling per integratiedocumentsoort (tfgld4579m000) kunt u de optie voor uitgevoerde periodeafsluiting selecteren voor specifieke integratiedocumentsoorten. U kunt de volgende opties selecteren: Naar huidige periode boeken ERP LN boekt de mutatie naar de huidige boekingsperiode. Naar volgende open periode boeken ERP LN boekt de mutatie naar de volgende open periode. Afhandeling uitzonderingen Voer in de sessie Aangevraagde uitzonderingen voor integratiemutaties (tfgld4585m000) een aanvraag in om integratiemutaties te boeken in specifieke boekingsperioden met de status Afgesloten. Nadat de aanvraag door een bevoegde gebruiker is goedgekeurd, kan de mutatie worden gelogd en geboekt. Een periode met de status Afgesloten hoeft niet te worden ingesteld op Open. De bijbehorende GLD-periode moet echter wel Open zijn op het moment dat u de integratiemutatie boekt. Indien nodig kunt u de GLD-periode handmatig instellen op Open in de sessie Periodestatus (tfgld0107m000). Default parameters ERP LN gebruikt de default optie voor Afhandeling afgesloten perioden die u hebt geselecteerd in de Parameters integratie (tfgld4150s000) Uitzonderingsaanvragen Voer in de sessie Aangevraagde uitzonderingen voor integratiemutaties (tfgld4585m000) een aanvraag in om integratiemutaties te loggen en te boeken in specifieke boekingsperioden. U kunt het boekjaar en de boekingsperiode, het verslagjaar en de verslagperiode en/of het belastingjaar en de belastingperiode invoeren waarin de integratiemutatie moet worden geboekt. Alleen de velden die overeenkomen met een Afgesloten periode, zijn ingeschakeld. Default geeft ERP LN het jaar en de periode weer die overeenkomen met de mutatiedatum van de integratiemutatie. U kunt een van de volgende handelingen uitvoeren: Gebruik de default waarde als u een aanvraag wilt aanmaken om de integratiemutatie te boeken in de Afgesloten periode. Voer het periodenummer in als u een aanvraag wilt aanmaken om de integratiemutatie te boeken in een andere periode. De nieuwe periode kan Open of Afgesloten zijn. Als de mutatie nog steeds niet kan worden gelogd, geeft ERP LN een foutbericht weer op het scherm van de gebruiker wanneer de mutatie wordt aangemaakt. Als de optie Afhandeling afgesloten perioden bijvoorbeeld is ingesteld op Naar huidige periode boeken en de huidige periode Afgesloten is, kan ERP LN de mutatie niet loggen. Als u het probleem wilt verhelpen, kunt u de mutatiedatum wijzigen in een datum in de volgende Open boekingsperiode. NB Medewerkers die bevoegd zijn om de sessie Aangevraagde uitzonderingen voor integr.mutaties goedkeuren (tfgld4585m100) uit te voeren, zijn ook bevoegd de aanvragen goed te keuren. Het is niet mogelijk mutaties te boeken in een boekingsperiode met de status Definitief afgesloten. Perioden mogen pas op Definitief afgesloten worden gezet nadat het boekjaar is afgesloten. Voorbeeld Stel dat een integratiemutatie is aangemaakt in periode twee van boekjaar 2005. Voor de periodesoort die is geselecteerd voor de integratiedocumentsoort, hebben de perioden de volgende status: Boekingsperiode 2005/2 is Afgesloten Belastingperiode 2005/2 is Afgesloten Verslagperiode 2005/2 is nog Open ERP LN boekt de integratiemutatie in verslagperiode 2005/2. U kunt deze instelling niet wijzigen. Voor de boekingsperiode en de belastingperiode kunt u een periodenummer invoeren. Als u de default waarde 2005/2 accepteert, maakt ERP LN een aanvraag aan om de mutatie te boeken in een Afgesloten periode. Als u een ander nummer invoert, bijvoorbeeld 2005/3, maakt ERP LN een aanvraag aan om de mutatie te boeken in een periode die niet overeenkomt met de mutatiedatum. Uitzonderingen voor periodeverwerking bij afstemming Als u de mutatie boekt in de volgende Open boekingsperiode, valt de mutatiedatum buiten de boekingsperiode waarin de mutatie wordt geboekt. Hierdoor wordt het ingewikkeld om logistieke en financiële verslagen op elkaar af te stemmen. U kunt in de sessie Mutaties in volgende open periode afdrukken (tfgld4485m000) een verslag van de uitzonderingsaanvragen afdrukken en dit bij de afstemming gebruiken. In de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) kunt u het selectievakje Geantidateerde mutaties afdrukken inschakelen om het afstemmingsoverzicht af te drukken voor dergelijke mutaties. Als u in de sessie Controlelijst afstemming ontvangen goederen (niet-gefact.) (tfgld4495m200) afstemmingsoverzichten afdrukt voor de afstemmingsgroep Tussenrekening facturen 3 die voor ontvangen en niet-gefactureerde goederen (GRNI) staat, wordt de financiële mutatie vastgelegd in de boekingsperiode waarin de documentdatum valt en niet waarin de boekingsdatum valt. NB Geantidateerde mutaties zorgen over het algemeen voor een complexer afstemmingsproces. Ter voorkoming van fouten bij de berekening van koersverschillen en afrondingsverschillen is het voor de volgende afstemmingsgebieden niet toegestaan geantidateerde mutaties te loggen met een mutatiedatum die eerder valt dan de meest recente archiveringsdatum van de afstemmingsgegevens: Voorraad. Consignatievoorraad. OHW assemblagelijn. Voorbeeld Als u goederen laat op 31 januari ontvangt en u de ontvangst op 1 februari registreert met 31 januari als mutatiedatum, ontstaat de volgende situatie. De boekingsdatum en de documentdatum komen niet overeen.
| Boekingsperiode 101/01 – 31/01 | Boekingsperiode 202/01 – 28/02
Logistieke mutatie | Ontvangst: Mutatiedatum = 30/01 Documentdatum = 30/01 |
Financiële mutatie |  | Ontvangst: Boekingsdatum = 01/02 Geantidateerd: Documentdatum = 30/01
Gerelateerde onderwerpen Integratiemutaties verwerken Het afstemmingsproces |