| # Logistieke gegevens archiveren Inleiding Voordat u gegevens archiveert, moet u diverse taken voltooien om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk records op de juiste manier worden gearchiveerd. Eén algemene regel is altijd van toepassing: archiveer geen gegevens als het boekjaar niet volledig is afgesloten. Hoe en wanneer logistieke gegevens kunnen worden gearchiveerd, wordt bepaald met de opties onder Verwijderen blokkeren van in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000). U moet een balans vinden tussen enerzijds de belangrijke mogelijkheid om gegevens te auditen vanaf de financiële mutatie tot en met de logistieke mutatie en anderzijds de flexibiliteit om gegevens in logistiek te verwijderen. Voor meer informatie, zie de Gebruikershandleiding voor afstemmingen en analyses (U8942* NL). Gegevens voorbereiden In het algemeen kunt u historische gegevens alleen verwijderen of archiveren als deze volledig zijn verwerkt in ERP LN. Met de archiveringssessie wordt gecontroleerd of een record de juiste status heeft en of alle vorige stappen in de procedure zijn uitgevoerd voordat de gegevens worden verwijderd uit de operationele tabellen. Zodoende worden geen gegevens verwijderd die nog niet volledig zijn verwerkt, waardoor inconsistenties zouden kunnen ontstaan. Voer de volgende sessies uit voordat u logistieke gegevens archiveert: Geleverde verkooporders verwerken (tdsls4223m000) Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000) Sessies van Provisies/bonussen verwerken Sessies van Orders afsluiten (productie, magazijn) Uren en onkosten verwerken (bptmm1203m000) Deze sessies zullen vaak een onderdeel van uw normale dagelijkse bedrijfsprocessen uitmaken; in dat geval hoeft u deze sessies niet uit te voeren. Gegevens controleren Voordat u gegevens archiveert, moet u controleren of de gegevens in uw bedrijf consistent en niet corrupt zijn. In dat geval moet u de gegevens repareren voordat u deze archiveert. Voor optimale resultaten moet u ook verschillende controlerapporten uitvoeren. U kunt deze rapporten gebruiken om de resultaten van een specifieke archiveringssessie te bekijken. Hetzelfde rapport met dezelfde selectie moet hetzelfde resultaat opleveren wanneer dit wordt uitgevoerd in het archiefbedrijf. De volgende lijst bevat enkele nuttige controlerapporten: Records per tabel Artikelafgifte per periode Voorraadmutaties per order Kostprijscalculatie SFC-orders Urenhistorie per medewerker Maak een schermafbeelding van de afdruksessie als u de afdrukselectie wilt onthouden. |