| # Financiële gegevens archiveren Inleiding Voordat gegevens kunnen worden gearchiveerd in ERP LN, moet u ervoor zorgen dat alle mutatiegegevens juist zijn opgeslagen en gevalideerd. ERP LN biedt geavanceerde functies waarmee beter de consistentie van gegevens kan worden gecontroleerd en de juiste auditing- en afsluitingsprocedures kunnen worden afgedwongen. Als u de archivering van mutaties probleemloos wilt verwerken, is het essentieel dat de basisgegevens voor afstemming juist worden ingesteld. U wordt ten zeerste aanbevolen om uw gegevens te auditen en valideren voordat het archiveringsproces wordt gestart. Als u de hoeveelheid gegevens die moeten worden verwerkt, wilt beperken, kunt u het beste de hier beschreven stappen uitvoeren tijdens uw periodieke afsluitingsprocedure. Houd de volgorde van de gedeelten in dit hoofdstuk aan zodat gegevens correct worden gearchiveerd. Voorwaarden In ERP LN speelt afstemming een belangrijke rol in het archiveringsproces. De instelling van de afstemming is van invloed op de manier waarop logistieke gegevens bewaard blijven en op het feit of logistieke gegevens mogen worden gearchiveerd of verwijderd. Als u zoveel mogelijk gegevens wilt kunnen archiveren of verwijderen, is het belangrijk dat u alle logistieke activiteiten voltooid en alle integratiemutaties toewijst aan en boekt naar Fin. administratie. De sessie Foutenlog integratiemutaties (tfgld4584m000) mag geen fouten meer bevatten. Gegevens kunnen altijd worden verwijderd. Voor archivering moet een archiefbedrijf zijn ingesteld en gekoppeld in de sessie Financiële bedrijven per groepsbedrijf (tfgld0104m000). Afstemming instellen en uitvoeren Voor een probleemloos archiveringsproces moet afstemming worden ingesteld en moeten alle grootboekmutaties worden afgestemd die zijn geïntegreerd vanuit logistiek. Voor meer informatie, zie de Gebruikershandleiding voor afstemmingen en analyses (U8942* NL). Archivering voorbereiden (kort overzicht) Voordat u eventuele mutaties archiveert, kunt u het beste de volgende stappen uitvoeren: Alle integratiemutaties toewijzen en boeken met de sessie Integratiemutaties toewijzen (tfgld4281m000). Afstemmingsmutaties afstemmen, accepteren en journaliseren. De bedragen voor het huidige jaar in de module Vaste activa bijwerken door de sessie Periodeafsluiting (tffam8205m000) uit te voeren. Alle grootboekmutaties journaliseren met de sessie Collectief batches selecteren voor journalisering (tfgld1210m000). Ervoor zorgen dat alle boekjaren die kunnen worden afgesloten, afgesloten zijn. Ervoor zorgen dat het foutenlogbestand voor integratie en het foutenlogbestand voor niet-gejournaliseerde mutaties geen fouten meer bevatten. |