| # Integratiemutaties verwerken Integratiemutaties verwerken - overzicht Als u integratiemutaties wilt verwerken en de bijbehorende posten in het grootboek aan wilt maken, voert u de volgende stappen uit: Mutatiegegevens loggen De logistieke gegevens van elke event in Logistiek worden door ERP LN automatisch in de tabel Integratiemutaties (tfgld482) en in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) gelogd. De integratiemutaties desgewenst weergeven In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) kunt u de integratiemutatiegegevens weergeven. Afzonderlijke mutaties desgewenst toewijzen In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) kunt u afzonderlijke mutaties toewijzen op basis van het huidige integratieschema of een oudere versie van het integratieschema. De integratiemutaties toewijzen Start de toewijzing met behulp van de sessie Integratiemutaties toewijzen (tfgld4281m000). Er worden grootboekrekeningen en dimensies aan de mutaties toegewezen. De toewijzingsfouten corrigeren Start de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag af te drukken. Als zich toewijzingsfouten hebben voorgedaan, maakt u een nieuwe versie van het integratieschema aan waarin u de fouten corrigeert. De integratiemutaties boeken Start de boeking met behulp van de sessie Integratiemutaties boeken (tfgld4282m000). Er worden voor de integratiemutaties niet-gejournaliseerde journaalposten in het grootboek aangemaakt. NB: Gebruikers kunnen alleen integratiemutaties boeken als ze deel uitmaken van een gebruikersgroep voor integratie. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersgroepen integratie. De boekingsfouten corrigeren Start de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag af te drukken. Corrigeer de fouten en boek de integratiemutaties nogmaals. De mutaties journaliseren Journaliseer de batch in de sessie Collectief batches selecteren voor journalisering (tfgld1210m000) of de sessie Batches koppelen aan journaliseringsrun (tfgld1111s000). Op de niet-gejournaliseerde integratiemutaties worden de laatste controles uitgevoerd en in het grootboek worden gejournaliseerde mutaties aangemaakt. De integratiemutaties archiveren en/of verwijderen Nadat de mutaties zijn geboekt, voert u de sessie Integr.-elementen en integr.mutaties archiveren/verwijderen (tfgld4283m000) uit om de database op te schonen. Deze stappen worden hierna gedetailleerd beschreven. Mutaties met de status Geboekt die niet goed zijn toegewezen, kunt u opnieuw toewijzen. ERP LN maakt een tegenboeking aan voor de geboekte integratiemutaties en genereert een nieuwe integratiemutatie. Als de toewijzingselementen nog beschikbaar zijn, kunt u de integratiemutatie bijvoorbeeld opnieuw toewijzen met een nieuwe versie van het integratieschema of via een grootboekcode. Raadpleeg voor meer informatie Integratiemutaties opnieuw toewijzen. NB In het geval van vaste-activamutaties, procurement-cardmutaties en dimensieboekhouding gebruikt ERP LN de functionaliteit van integratieschema's uitsluitend om de mutaties toe te wijzen aan grootboekrekeningen en dimensies. Bij deze processen worden geen integratiemutaties gegenereerd. De gerelateerde mutaties worden niet betrokken bij de toewijzing en boeking van integratiemutaties. Integratiemutaties verwerken Stap 1. Mutatiegegevens loggen Als er sprake is van logistieke events die financiële boekingen tot gevolg hebben, logt ERP LN logistieke gegevens, zoals het orderbedrag, het ordernummer, de hoeveelheid en de relatie, automatisch in de tabel Integratiemutaties (tfgld482). Tegelijkertijd worden deze gegevens in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) opgeslagen, waarna ze voor overzichten, verslagen en afstemming kunnen worden gebruikt. Op basis van de mutatiegegevens bepaalt ERP LN de boekingsperiode waarin de mutatie moet worden geboekt. Deze stap is vooral voor de afstemming van belang. Als de boekingsperiode is afgesloten, geeft ERP LN een foutmelding weer. Als u echter het selectievakje Uitzonderingen periodeafsluiting toegestaan in de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000) hebt ingeschakeld, kunt u toestemming vragen de integratiemutaties in een afgesloten boekingsperiode te boeken. Raadpleeg voor meer informatie Periodeafhandeling voor integratiemutaties. De toewijzingselementen van mutaties waarvoor u een grootboekcode invoert, worden niet gelogd. Deze zijn immers niet nodig bij het bepalen van de grootboekrekening en de dimensies voor de mutaties. Stap 2. De integratiemutaties weergeven In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) kunt u de integratiemutaties weergeven. Op de diverse tabbladen worden alle gegevens van de integratiemutaties weergegeven. Stap 3. Afzonderlijke mutaties desgewenst toewijzen en boeken U kunt afzonderlijke mutaties naar eigen inzicht toewijzen en boeken. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde mutatie boeken of een geantidateerde mutatie toewijzen met behulp van de versie van het integratieschema die op de mutatiedatum van kracht was. Selecteer de mutatie in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) en klik in het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties op: Specifieke mutatie toewijzen om de geselecteerde mutatie op basis van het actieve integratieschema toe te wijzen. Toewijzen via specifiek integratieschema om een geselecteerde mutatie op basis van een bepaalde versie van het integratieschema toe te wijzen. U selecteert de gewenste versie van het integratieschema in de sessie Integratieschema's (tfgld4573m100). Als de geselecteerde versie niet actief is geweest, kunt u de toewijzing alleen simuleren. Als de geselecteerde versie Actief is geweest, kunt u de toewijzing simuleren en de mutatie ook daadwerkelijk toewijzen. Specifieke mutatie boeken om de geselecteerde mutatie handmatig te boeken. Stap 4. De integratiemutaties toewijzen Selecteer in de sessie Integratiemutaties toewijzen (tfgld4281m000) een reeks mutaties die u wilt toewijzen. Als u op de knop Toewijzen klikt, kent ERP LN grootboekrekeningen en dimensies aan de mutaties toe op basis van het integratieschema en de waarden van de toewijzingselementen. ERP LN gebruikt de actieve versie van het integratieschema, ongeacht de mutatiedatums. U kunt voor de toewijzing mutaties met een bepaalde status selecteren. Default wijst ERP LN mutaties met de volgende statussen toe: Geregistreerd De mutatiegegevens zijn gelogd. Doorgaans is dit selectievakje ingeschakeld. Fout bij toewijzen Een eerdere toewijzing van de mutatie heeft tot een foutmelding geleid. Fout bij boeken Een eerdere boeking van de mutatie heeft tot een foutmelding geleid. De mutaties waarvoor u een grootboekcode invoert, worden niet toegewezen. Deze mutaties kunnen immers onmiddellijk worden geboekt op de grootboekrekening en de dimensies die bij de code horen. Als u al eens toegewezen mutaties opnieuw wilt toewijzen, schakelt u het selectievakje Toegewezen in. De bestaande toewijzing wordt door de nieuwe toewijzing vervangen. Als u bijvoorbeeld de afzonderlijke toewijzing van mutaties die in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) is uitgevoerd, wilt wijzigen, gebruikt u deze optie. Nadat de toewijzing is voltooid, kunt u nog steeds afzonderlijke mutaties toewijzen op basis van versies van integratieschema's die eerder actief zijn geweest. Gebruik hiertoe de opdrachten in het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000). Stap 5. De toewijzingsfouten corrigeren Als u na de toewijzing van de integratiemutaties wilt weten of zich fouten hebben voorgedaan, start u de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag weer te geven of af te drukken. Als zich toewijzingsfouten hebben voorgedaan, maakt u een nieuwe versie van het integratieschema aan waarin u de fouten corrigeert. Ook kunt u in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) handmatig afzonderlijke mutaties toewijzen op basis van een integratieschema dat eerder actief is geweest. Stap 6. De integratiemutaties boeken Selecteer in de sessie Integratiemutaties boeken (tfgld4282m000) een reeks mutaties die u wilt boeken. U kunt integratiemutaties alleen boeken als u deel uitmaakt van een gebruikersgroep voor integratie. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersgroepen integratie. Als u op de opdrachtknop Boeken klikt, maakt ERP LN niet-gejournaliseerde journaalposten in het grootboek aan. Debet- en creditmutaties worden verdicht als dat in het integratieschema is vastgelegd. De batchnummers worden toegekend op basis van de instelling van de parameter Gebruik van batchnummers in de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000). Als u het selectievakje Frequentie continu proces inschakelt en de sessie is geopend, boekt ERP LN nieuw toegewezen mutaties in de geselecteerde reeks op gezette tijden. U kunt de gewenste tijd tussen twee runs van het boekingsproces in minuten opgeven. Als u de waarde nul opgeeft, wordt het proces niet herhaald. Stap 7. De boekingsfouten corrigeren Als u na de boeking van de integratiemutaties wilt weten of zich fouten hebben voorgedaan, start u de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag weer te geven of af te drukken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten boekingsfouten: In een structuur met meerdere financiële bedrijven zijn de rekening-courantverhoudingen of de rekening-courantverhoudingen (intergroep) niet naar behoren ingesteld in de sessie Rekening-courantrelatie (tfgld0115s000) en de sessie Rekening-courantverhoudingen (intergroep) (tfgld2501m000). Controleer bijvoorbeeld of de grootboekrekeningen bestaan. De boekingsperiode die bij de mutatiedatum hoort, is al Afgesloten. Als u de mutatie wilt boeken, moet u de periode in de sessie Periodestatus (tfgld0107m000) op Open zetten voor grootboekmutaties. Algemene fouten bij de verwerking van mutaties. Het hoogste beschikbare nummer van een documentnummerserie is bijvoorbeeld bereikt. Corrigeer de fouten en boek de integratiemutaties nogmaals. Stap 8. De mutaties journaliseren Journaliseer de batch in de sessie Collectief batches selecteren voor journalisering (tfgld1210m000) of de sessie Batches koppelen aan journaliseringsrun (tfgld1111s000). ERP LN controleert of de mutaties van de batch in evenwicht zijn. Als de debet- en creditzijde van een mutatie in verschillende financiële bedrijven moeten worden geboekt, worden er rekening-courantmutaties gegenereerd. Bovendien worden de koerswinst en het koersverlies berekend en geboekt. De gejournaliseerde mutaties worden in het grootboek opgeslagen en de bijbehorende niet-gejournaliseerde mutaties worden verwijderd. Stap 9. Geboekte mutaties opnieuw toewijzen Voordat u de integratiemutaties archiveert en verwijdert, kunt u mutaties met de status Geboekt die niet goed zijn toegewezen, opnieuw toewijzen. Raadpleeg voor meer informatie Integratiemutaties opnieuw toewijzen. Stap 10. De integratiemutaties archiveren en/of verwijderen Nadat de mutaties zijn geboekt, zijn de integratiemutatiegegevens niet meer nodig. De logistieke gegevens die nodig zijn voor overzichten, verslagen en afstemming worden afzonderlijk opgeslagen in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495). Een grote hoeveelheid gelogde gegevens die niet meer nodig zijn, kan een negatieve invloed hebben op de snelheid van de processen die de integratiemutaties en afstemmingsmutaties afhandelen. Om ruimte te besparen en problemen met de prestaties te voorkomen, kunt u op gezette tijden de sessie Integr.-elementen en integr.mutaties archiveren/verwijderen (tfgld4283m000) uitvoeren die deel uitmaakt van de Hulpprogramma's van de module Grootboekadministratie. Alle integratiemutaties en de bijbehorende toewijzingselementen in de selectie met de status Geboekt worden afhankelijk van de geselecteerde opties gearchiveerd en/of verwijderd. De toewijzingselementen komen overeen met logistieke gegevens. Als de logistieke gegevens veranderen, bijvoorbeeld als artikelcodes of projecten verlopen of als u de ordersoorten opnieuw definieert, kunt u in een later stadium geen correctie maken voor de integratiemutatie of de integratiemutaties opnieuw toewijzen. In een dergelijk geval kunt u de toewijzingselementen ook archiveren. Gerelateerde onderwerpen Periodeafhandeling voor integratiemutaties Financiële integraties - overzicht |