| # Flexibele verwerking van inkooporders De verwerking van inkooporders kan in ERP LN worden geautomatiseerd. Voor elke activiteit die aan een ordersoort wordt gekoppeld, kunt u de uitvoeringsmodus aangeven. Met de flexibele verwerking van inkooporders kunt u het volgende doen: Voor de inkoopordersoort aangeven welke activiteiten automatisch moeten worden uitgevoerd en bij welke activiteiten de tussenkomst van een gebruiker nodig is. Een default apparaat opgeven waarnaar de (fout)verslagen van een bepaalde activiteit moeten worden verzonden. De uitvoering van de activiteiten van de orderprocedure kan beginnen wanneer een gebruiker de order goedkeurt in een batchsessie of door te klikken op de knop waarmee de betreffende order wordt goedgekeurd. Nadat de order is goedgekeurd, worden alle automatische activiteiten na elkaar uitgevoerd totdat er een activiteit aan de beurt is die niet automatisch kan worden uitgevoerd. Nadat u de niet-automatische activiteit handmatig hebt uitgevoerd, voert ERP LN de volgende automatische activiteit of activiteiten uit, enzovoort. Voor elke ordersoort kunt u zo aangeven welke activiteiten automatisch moeten worden uitgevoerd en welke activiteiten handmatig moeten worden uitgevoerd. Om orders flexibel te kunnen verwerken moet u eerst de basisgegevens definiëren. Basisgegevens Voor de flexibele verwerking van orders moet u de volgende gegevens opgeven: Inkoopordersoorten en activiteiten voor inkoopordersoorten. Default apparaten voor het afdrukken van verslagen. Inkoopordersoorten en activiteiten Definieer inkoopordersoorten en koppel activiteiten aan die ordersoorten in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0694m000). U moet aangeven welke activiteiten automatisch worden uitgevoerd en welke handmatig worden uitgevoerd door het selectievakje Automatisch in of uit te schakelen. Verplichte activiteiten Wanneer u een ordersoort aanmaakt in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000), koppelt ERP LN automatisch de volgende voorgedefinieerde, verplichte activiteiten aan de ordersoort op het veld Activiteit van de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000): Leveringsorders voor uitbesteding genereren (tdpur4216m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort Uitbesteding. Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000). Inkoopontvangst (tdpur4106m000). Verkoop-/serviceorder bijwerken met leveringsinformatie (tdpur4222m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort voor rechtstreekse levering. Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000). NB Voor de ordersoort consignatiebetaling worden de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) niet gekoppeld. Voor de ordersoort rechtstreekse levering wordt de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) niet gekoppeld. Alhoewel de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) beide als een verplichte activiteit aan de ordersoort kunnen worden gekoppeld, kan of de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) of de activiteit Inkoopontvangst (tdpur4106m000) tijdens de orderprocedure worden uitgevoerd. U kunt niet beide activiteiten voor de inkooporder uitvoeren. Dit geldt voor inkooporders met een (administratief) kosten- of serviceartikel. Een inkooporder wordt vrijgegeven voor Magazijnbeheer (WH) als de order een artikel bevat waarvan de Artikelsoort op Kosten of Service is gezet in de sessie Artikel - algemeen (tcibd0101s000) en waarvoor het selectievakje Vrijgeven v. Magazijnbeheer is ingeschakeld in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000). Indien het selectievakje Vrijgeven v. Magazijnbeheer is uitgeschakeld, moet u handmatig de ontvangsten voor de inkooporder muteren in de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000). Optionele activiteiten Om u te ondersteunen bij het instellen van de procedure voor het flexibel verwerken van orders, koppelt ERP LN behalve de verplichte activiteiten ook de onderstaande optionele activiteiten aan het veld Activiteit. U kunt die activiteiten desgewenst verwijderen in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000). Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) Transportorders genereren (tdpur4220m000) Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000) Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000) Inkoopfacturen afdrukken (tdpur4404m000) NB Voor de ordersoort consignatiebetaling en voor haalorders kan de activiteit Transportorders genereren (tdpur4220m000) niet worden gekoppeld. Wanneer u Transportorders genereren (tdpur4220m000) als een activiteit aan de ordersoort koppelt, wordt de uitvoering van deze activiteit gecontroleerd op de inkooporderregel of de inkooporderdetailregel. Zie Integratie van Transportorderbeheer en Inkoop voor meer informatie over de activiteit Transportorders genereren (tdpur4220m000). Belangrijk! U moet ervoor zorgen dat de lijst van activiteiten die aan een ordersoort zijn gekoppeld, uitgebreid genoeg is om te voorzien in alle processen die van toepassing kunnen zijn gedurende de uitvoering van de orderprocedure. Als een activiteit niet van toepassing is voor de ordersoort, slaat ERP LN die activiteit automatisch over of wordt de activiteit verwijderd. U kunt de activiteiten die zijn gekoppeld aan de (detail)regel van de inkooporder en de status van die activiteiten opvragen in de sessie Inkooporderactiviteiten (tdpur4113m000). Default apparaten Geef in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000) een default apparaat op waarop de verslagen worden afgedrukt voor de gebruiker. Wanneer u een gebruikersprofiel invoegt in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000), voegt ERP LN automatisch de volgende afdruksessies in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000) in. Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000). Herinneringen offerteaanvraag afdrukken (tdpur1402m000). Afwijzingsbrieven afdrukken (tdpur1410m000). Inkoopcontractbevestigingen afdrukken (tdpur3405m000). Beëindigingsbrieven inkoopcontracten afdrukken (tdpur3406m000). Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000). Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000). Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000). Voor elke afdruksessie kunt u het te gebruiken apparaat opgeven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000). U start deze sessie door te klikken op Default apparaten per gebruiker in het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000). De waarde op het veld Apparaat in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000) wordt als default opgehaald uit het veld Apparaat in de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000), maar kan worden overschreven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000). Het apparaat voor het afdrukken van externe documenten wordt als volgt opgezocht: Vanuit de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000). Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000). Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm. Het apparaat voor het afdrukken van interne documenten wordt als volgt opgezocht: Vanuit de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000). Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000). Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm. NB Als er een foutenverslag wordt afgedrukt, gebruikt ERP LN altijd het apparaat op het veld Apparaat van de sessie Gebruikersprofielen (inkoop) (tdpur0143m000). Als er geen apparaat op dit veld staat, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm. Er worden geen verslagen afgedrukt voor activiteiten die automatisch worden uitgevoerd. Relatie tussen inkooporderstatus en flexibele verwerking van inkooporders Op het moment dat de inkooporder de status Goedgekeurd krijgt, wordt een begin gemaakt met de uitvoering van de activiteiten die voor de orderprocedure zijn gedefinieerd. U kunt inkooporders goedkeuren door: De sessie Inkooporders goedkeuren (tdpur4210m100) te starten om een reeks inkooporders goed te keuren. Een inkooporder te selecteren en te klikken op Goedkeuren in het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Inkooporders (tdpur4100m000) of de sessie Inkooporder - regels (tdpur4100m900). NB Alleen orders die zijn Goedgekeurd, worden meegenomen bij het flexibel verwerken van orders. Voorbeeld
Volgorde ordersoort | Activiteit | Automatisch
--- | --- | ---
1 | Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) | Ja
2 | Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) | Ja
4 | Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000) | Nee
Omdat Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) een automatische activiteit is, wordt de inkooporder afgedrukt zodra deze is goedgekeurd. Vervolgens voert ERP LN automatisch de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) uit. U moet de inkooporder echter wel handmatig verwerken in de sessie Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000). Wijzigingen in inkooporderregels Als een regel van een goedgekeurde inkooporder wordt gewijzigd, verandert de orderkopstatus in Gewijzigd en schakelt ERP LN het selectievakje Goedgekeurd uit in de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000). Als gevolg daarvan wordt de niet-goedgekeurde inkooporderregel uitgesloten van de automatische uitvoering van orderactiviteiten. Als u de inkooporderregel opnieuw wilt goedkeuren, klikt u op Goedkeuren in het menu Beeld, Specifiek, Referenties of Acties van de sessie Inkooporder - regels (tdpur4100m900). Daardoor schakelt ERP LN het selectievakje Goedgekeurd in de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000) weer in en wordt de status van de inkooporderkop gewijzigd in Goedgekeurd. Wijzigingen in detailregels van inkooporders Als een goedgekeurde inkooporderregel verandert in een regel van het type Totaal met regelgegevens, blijven de regel van het type Totaal en de regelgegevens goedgekeurd. De reden hiervoor is, dat de nieuwe regelgegevens een kopie van de goedgekeurde inkooporderregel zijn. Toegevoegde of gewijzigde regelgegevens moeten handmatig worden goedgekeurd. De status van de inkooporderkop die op Gewijzigd was gezet, verandert daarbij weer in Goedgekeurd. Als alle regelgegevens zijn goedgekeurd, keurt ERP LN ook de regel van het type Totaal goed. Als een of meer regeldetails niet zijn goedgekeurd, beschouwt ERP LN ook de regel van het type Totaal als niet-goedgekeurd. Dit geldt voor zowel regelgegevens als voor naleveringsregels. Wanneer een Totaal wordt goedgekeurd, keurt ERP LN ook de gekoppelde regelgegevens goed. Wanneer de detailregel een naleveringsregel is, keurt ERP LN automatisch de naleveringsregel goed wanneer de Orderhoeveelheid van de naleveringsregel niet groter is dan de Potentiële naleveringshoeveelheid, zoals weergegeven in de sessie Potentiële naleveringen inkoop (tdpur4101m700). Als de orderhoeveelheid groter is dan de hoeveelheid van de potentiële nalevering of als de naleveringsregel is gewijzigd, moet u de naleveringsregel handmatig goedkeuren. Gerelateerde onderwerpen Organisatorische inkoopgegevens Overzicht van de afhandeling van inkooporders Verkooporders met rechtstreekse levering Overzicht van uitbesteding |