| # Concept archiveren Bedrijven besteden tijd aan de ontwikkeling van procedures voor het invoeren van gegevens in een ERP-systeem. Ze besteden ook tijd aan de ontwikkeling van procedures voor het archiveren van handleidingen, tekeningen, specificaties en andere afgedrukte documenten. In veel gevallen besteden ze echter geen tijd aan procedures voor het opslaan van historische elektronische gegevens. In dit document wordt u bewust gemaakt van het archiveren van elektronische gegevens, niet als technische oplossing, maar als integraal onderdeel van uw bedrijfsprocessen. U kunt dit document gebruiken als begeleiding tijdens het volledige archiveringsproces. Wat is archivering? In het algemeen worden tijdens het archiveringsproces historische gegevens verplaatst vanuit de operationele omgeving naar een speciale archiefomgeving. Thuis verplaatst u waarschijnlijk oude bankafschriften van een kast in uw werkkamer naar een doos in de kelder. Op kantoor bewaart u mogelijk oude afdrukken van inkooporders op een heel andere plek dan uw eigen bureau. Omdat u de gegevens niet langer nodig hebt bij uw dagelijkse werkzaamheden, betekent dit niet dat u de gegevens kunt weggooien. Voor elektronische gegevens in uw ERP LN-systeem betekent archivering dat historische gegevens worden verplaatst vanuit het operationele bedrijf naar een speciaal archiefbedrijf. Zodoende bent u verlost van de historische gegevens en worden deze veilig opgeslagen. Als u schijfruimte wilt vrijmaken op de computer nadat u de gegevens hebt gearchiveerd, kunt u ook de historische gegevens verplaatsen naar een extern medium, zoals een tape, dvd of cd-rom. ERP LN bevat standaard-archiveringssessies in alle belangrijke modules. Deze sessies zijn zodanig ontworpen dat historische gegevens worden gekopieerd naar het archiefbedrijf en vervolgens worden verwijderd uit het operationele bedrijf. Voor meer informatie over deze archiveringssessies, raadpleegt u Logistieke gegevens archiveren and Financiële gegevens archiveren. Voordat u echter gegevens archiveert, moet u een passende strategie en een geschikt plan voor archivering opstellen. Hierbij dient u het gehele team te betrekken. Het resultaat is dat een gedocumenteerde strategie en een gedocumenteerd plan in de gehele organisatie bekend moeten worden gemaakt. Archiveringsstrategie Nadat historische gegevens zijn gearchiveerd, kunt u dit niet meer ongedaan maken. Nadat gegevens zijn verplaatst naar het archiefbedrijf, kunnen de gegevens niet meer worden geüpload naar het operationele bedrijf. Archivering heeft directe gevolgen voor de toegankelijkheid en beschikbaarheid van gegevens. Daarom moet u een duidelijke archiveringsstrategie opstellen waarin drie belangrijke onderwerpen aan de orde komen: wat, wanneer en wie. Welke gegevens kunnen worden gearchiveerd of verwijderd? Diverse partijen die zijn gerelateerd aan uw bedrijf, gebruiken gegevens op basis van logistieke en financiële mutaties uit het verleden. Voordat u deze gegevens archiveert of verwijdert, moet u onderzoeken of de gegevens nog nodig zijn. Normaal gesproken kunt u kiezen uit drie opties: Archiveren en verwijderen (1) Verwijderen (2) Alleen archiveren (3) Met optie 1 of 2 kunt u de archivering niet meer ongedaan maken. Als u bijvoorbeeld alleen archiveert omdat u de resultaten wilt bekijken, kunt u de archivering meerdere malen uitvoeren. Naast logistieke en financiële gegevens kunt u ook algemene gegevens archiveren. Voor meer informatie, zie Algemene gegevens archiveren. Zakelijke behoeften Op basis van uw zakelijke behoeften wordt bepaald wat moet worden opgeslagen en hoelang. Als u bijvoorbeeld vijf jaar garantie op uw projecten biedt, moet u mogelijk het project gedurende deze periode geopend houden, maar u kunt het project bewaren in een archiefbedrijf. Als het project derhalve geopend moet blijven, kunt u geen projectgerelateerde gegevens archiveren, zoals orders en integratiemutaties. Elke manager moet beslissen hoelang gegevens moeten worden opgeslagen in een operationele omgeving zodat ze snel toegankelijk zijn. Ook rapportagebehoeften moeten worden vermeld. Juridische vereisten In de meeste landen gelden juridische vereisten voor financiële gegevens. Belastingautoriteiten vereisen mogelijk dat financiële gegevens gedurende een minimum aantal jaren moeten moeten worden opgeslagen. Bovendien stellen regeringen specifieke juridische eisen aan bepaalde sectoren, zoals levensmiddelen of ruimtevaart, hetgeen van invloed is op uw archiveringsstrategie. Behoeften van gebruikers Gebruikers zijn ook afhankelijk van historische gegevens. Een medewerkers van de klantenservice heeft bijvoorbeeld mogelijk zendingsgegevens tot één jaar terug nodig om vragen van klanten naar behoren te kunnen beantwoorden. Met deze behoeften moet ook rekening worden gehouden wanneer u bepaalt wat er kan worden gearchiveerd. Wanneer kunnen gegevens worden gearchiveerd? Op basis van de antwoorden op de vorige vraag kunt u nu bepalen hoelang relevante historische gegevens moeten worden bewaard in uw operationele omgeving en beschikbaar moeten blijven in de archiefomgeving. Wie kan gegevens archiveren? Omdat archivering niet ongedaan kan worden gemaakt, is hieraan een bepaald risico verbonden. Wat bijvoorbeeld als een van uw medewerkers per ongeluk een archiveringssesie start? Daarom moet u bepalen wie is geautoriseerd om gegevens te archiveren en verwijderen, waarna u deze autorisaties instelt met de functionaliteit in ERP LN. Omdat gearchiveerde gegevens niet verder mogen worden gewijzigd, dient u de toegang tot het archiefbedrijf ook te beperken tot alleen-lezen autorisatie voor de meeste gebruikers. Strategie afstemmen op functionaliteit van ERP LN Nadat u al uw behoeften hebt geïnventariseerd, controleert u met de volgende stap of de standaardfunctionaliteit van ERP LN voldoende is om uw behoeften te realiseren. Normaal gesproken biedt ERP LN de functionaliteit die aan al uw wensen voldoet, maar hierbij mag u niet tot compromissen worden gedwongen. U kunt het beste aanpassingen in de software voorkomen, maar omdat het gaat om de langdurige opslag van operationele gegevens, kunnen aanpassingen niet helemaal worden uitgesloten. Zo kan bijvoorbeeld de behoefte ontstaan om in één rapport de gegevens van het operationele bedrijf en het archiefbedrijf weer te geven. In de huidige versie is dit geen standaardfunctionaliteit, maar het kan belangrijk zijn om uw bedrijf te leiden. Als u aangepaste software gebruikt, is de vraag of de archiveringssessies zijn opgenomen mogelijk nog belangrijker. Houdt u rekening met de velden en tabellen die u hebt aangepast? Aangepaste tabellen en velden moeten mogelijk worden opgenomen wanneer u runs voor verwijderen of archiveren uitvoert. Archiveringsplan Nadat u een archiveringsstrategie hebt opgesteld die aansluit bij uw behoeften, kunt u het archiveringsplan definiëren. In dit plan vertaalt u de strategie naar een meer operationeel niveau. Archiefomgeving Op basis van de huidige structuur van het operationele bedrijf, de beschikbare schijfruimte en de opgestelde strategie moet u bepalen hoe uw archiefomgeving moet worden opgezet. Hoeveel bedrijven hebt u nodig? Wilt u de gearchiveerde gegevens opslaan op een extern medium? Wilt u één archiefbedrijf voor elk boekjaar of één archiefbedrijf voor verschillende jaren? Als u gegevens op de juiste manier wilt archiveren, moet er voldoende opslagruimte beschikbaar zijn. De instelling van uw archiefomgeving moet van invloed zijn op die van de operationele omgeving. Als u derhalve een structuur met meedere logistieke en één financiële bedrijven hebt, moet de structuur van het archiefbedrijf ook uit meerdere logistieke bedrijven en één financieel bedrijf bestaan. Testplan In het archiveringsplan moet u rekening houden met tests. Tests kunnen bijzonder nuttig zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld normale gebruikers en hoofdgebruikers worden getraind om te controleren of uw archiefinstelling juist is, na te gaan of de gegevens consistent zijn en ervoor te zorgen dat de functionaliteit van archiveringssessies voldoet aan uw verwachtingen. Voor optimale resultaten moet u de tests in een testomgeving in plaats van de operationele omgeving uitvoeren. Uw testplan moet in ieder geval bevatten wat u wilt testen, wie de tests uitvoeren en wanneer dit gebeurt. Bovendien moet u validatieparameters definiëren: wat moet worden gecontroleerd voordat de testresultaten worden geaccepteerd. Operationeel plan In een operationeel plan moeten de volgende kwesties aan de orde komen: Voorbereiding van gegevens. Frequentie en volgorde van archiveren/verwijderen van gegevens (voor elke sessie). Integratie van archivering in procedures (dagelijkse activiteiten). Maken van een back-up voordat een grote hoeveelheid gegevens wordt gearchiveerd. Gevolgen van aanpassingen: moet u de archiveringssessies wijzigen of nieuwe sessies ontwikkelen? Controleren op nieuwste oplossingen die u moet implementeren. Neem een schema voor deze typen activiteiten en wijs activiteiten toe aan functies of individuele gebruikers. Implementatie Als volgende stap in het archiveringsproces moet u het archiveringsplan uitvoeren. In deze fase implementeert u het plan dat u in de vorige stappen hebt opgesteld. Het resultaat van deze stap is dat historische gegevens daadwerkelijk worden verplaatst vanuit het operationele bedrijf naar het archiefbedrijf, niet als technische oplossing voor een probleem, maar als nieuw proces dat onderdeel van uw dagelijkse activiteiten uitmaakt. In de volgende gedeelten worden de sessies voor technische instelling en functionele archivering gedetailleerder besproken zodat u gegevens op een juiste, veilige manier kunt archiveren. |