| # Budgetuitzonderingen afhandelen Soorten budgetuitzonderingen Tijdens het budgetcontroleproces kunnen zich budgetuitzonderingen voordoen. De mutatie wordt dan geblokkeerd voor verdere verwerking totdat de uitzondering is opgelost. Budgetbeheerders met de juiste autorisaties kunnen deze uitzonderingen analyseren en oplossen. De volgende soorten uitzonderingen kunnen zich voordoen tijdens het budgetcontroleproces. Uitzonderingen met betrekking tot bedragen Als het aangevraagde budget het beschikbare budget overschrijdt, doet zich een budgetuitzondering voor. Als het beschikbare budget onvoldoende is, kan de budgetbeheerder het volgende doen om de uitzondering op te lossen: De aangevraagde hoeveelheden of artikelen verminderen of wijzigen zodat de kosten binnen het budget blijven. De uitzondering negeren. Het bestaande budget wijzigen of bedragen overboeken van een andere budgetrekening. De uitzondering weigeren en het artikel annuleren. Uitzonderingen met betrekking tot rekeningen Een uitzondering met betrekking tot een rekening doet zich voor als de relatie tussen het grootboek en de oprolrekeningen van het budget niet kan worden vastgesteld. In het geval van een rekeninguitzondering kan de budgetbeheerder het volgende doen: Verifiëren dat voor de rekening een budgetcontrole nodig is. Als de budgetcontrole niet nodig is, kan de rekening in de toekomst worden uitgesloten van het budgetcontroleproces. Als de budgetcontrole nodig is, moet de rekening worden toegevoegd aan de oprolstructuren van de budgetbewaking. De uitzondering negeren. Uitzonderingen met betrekking tot beleid Beleidsuitzonderingen kunnen niet worden genegeerd, maar moeten worden opgelost voordat de mutatie opgeslagen kan worden. Hieronder ziet u de soorten beleidsuitzonderingen: Beleidsuitzondering met betrekking tot het budget: Het bewakingsbeleid voor budgetten is niet gedefinieerd voor het huidige financiële bedrijf. Beleidsuitzondering met betrekking tot de structuur: er zijn geen structuren toegewezen voor het beschikbare budget. Beleidsuitzondering met betrekking tot de datum: Als de ingangsdatum van de budgetmutatie niet valt binnen het datumbereik dat is gedefinieerd in het beleid voor budgetbewaking, doet zich een beleidsuitzondering of een bijbehorende beleidsuitzondering met betrekking tot de documentdatum voor. Uitzonderingen afhandelen Hieronder vindt u de verschillende manieren waarop de budgetuitzondering kan worden opgelost of geanalyseerd: Controleren Controleer de mutaties met de status Vervangen of Afgehandeld. Negeren Selecteer de uitzonderingsregel en klik op Negeren om de uitzondering te negeren en keur daarna de uitzondering goed. Weigeren Om de uitzondering te weigeren of de weigering of het negeren van de uitzondering ongedaan te maken, gaat u als volgt te werk: Selecteer de uitzonderingsregel en klik op Weigeren. Klik op Weigering ongedaan maken om de weigering ongedaan te maken. Klik op Negeren ongedaan maken om het negeren ongedaan te maken. Op Afgehandeld zetten Zet de afgesloten uitzonderingen of open uitzonderingen op de status Afgehandeld. Selecteer de uitzonderingsregel en klik op Op Afgehandeld zetten. Overboeking Boek de budgetbedragen over. Selecteer de regel en klik op Budgetoverboeking. De sessie Budgetoverboekingen (tfbgc2500m000) wordt gestart. Zie: Budgetoverboekingen. Wijzigen Wijzig de budgetgegevens. Selecteer de uitzonderingsregel en klik op Budgetwijziging. De sessie Budgetwijzigingen (tfbgc2540m000) wordt gestart. Zie: Budgetwijzigingen. De budgetbeheerder kan de gebruiker via e-mail op de hoogte stellen van elk van de bovengenoemde acties. Selecteer de uitzonderingsregel in de sessie Budgetuitzonderingen (tfbgc4550m000) en klik op Notificatie verzenden om de melding te verzenden. De editor voor e-mail wordt geopend. Breng de gewenste wijzigingen aan in de inhoud en verzend de e-mail. |