| # Afstemming - concepten en overwegingen ten aanzien van het ontwerp Het is belangrijk dat voorafgaand aan de implementatie het instellen van het integratieschema en de afstemmingsgegevens goed wordt overwogen. Hiertoe is een grondig inzicht in de mogelijkheden van integratieschema's en afstemming noodzakelijk en moeten de bedrijfsprocessen nauwkeurig worden geanalyseerd. In dit onderwerp vindt u een toelichting op de concepten en componenten voor de verwerking van integratiemutaties die specifiek zijn voor afstemming en analyse, en bovendien vindt u hier een aantal algemene richtlijnen voor de instellingen. Overzicht van richtlijnen De algemene richtlijnen laten zich als volgt samenvatten: Wijs geen integratiedocumentsoorten van meerdere afstemmingsgroepen aan dezelfde grootboekrekening toe. Ga bij het toekennen van de afstemmingselementen zeer zorgvuldig te werk. Het meest specifieke afstemmingselement moet volgnummer één krijgen. Als u uitzonderingen voor periodeafhandeling inschakelt, waardoor mutaties kunnen worden geboekt in de volgende Open periode, kan dit de afstemming complexer maken. NB Het instellen van het integratieschema en het instellen van de afstemmingsgegevens zijn twee afzonderlijke processen. Het ontwerp van het integratieschema kan echter worden beïnvloed door de vereisten die u ten aanzien van de afstemming hanteert. Integratiedocumentsoorten Een integratiedocumentsoort staat voor een integratiemutatiesoort in Fin. administratie. Bij financiële analyse en afstemming geven de integratiedocumentsoorten de mutatiesoort aan. Binnen Logistiek wordt elke integratiemutatie aangeduid met een combinatie van de herkomst van de logistieke mutatie en de financiële mutatie. In de module Financieel/Logistiek van Algemeen worden de combinaties van mutatieherkomst en financiële mutatie omgezet in integratiedocumentsoorten. De mutatie Verkooporder/Afgifte wordt bijvoorbeeld omgezet in de integratiedocumentsoort met de omschrijving Verkooporder/Afgifte. ERP LN biedt voorgedefinieerde integratiedocumentsoorten voor alle mogelijke integratiemutaties en voor alle mutaties die tijdens financiële analyse en afstemming moeten worden geïdentificeerd. Aan de integratiedocumentsoorten zijn bijbehorende business-objects gekoppeld. Zo is aan de integratiedocumentsoorten voor de diverse mutaties voor verkooporders het business-object Verkooporder gekoppeld. U kunt in het integratieschema een integratiedocumentsoort aan een of meer grootboekrekeningen en dimensies toewijzen. Gewoonlijk worden de debet- en creditzijde van een mutatie in Logistiek geboekt op afzonderlijke grootboekrekeningen. Aangezien een afstemmingsgroep overeenkomt met het soort grootboekrekening, is elke integratiedocumentsoort gekoppeld aan twee afstemmingsgroepen, een voor de debetzijde en een voor de creditzijde. Als u de sessie Integratieschemagegevens initialiseren (tcfin0210m000) uitvoert, worden naast de integratiedocumentsoorten die vereist zijn voor de pakketten en modules van Logistiek die u gebruikt, automatisch de volgende integratiedocumentsoorten aangemaakt: Koersverschillen Afrondingsverschillen Correcties Beginsaldi De meeste van deze integratiedocumentsoorten worden alleen voor het loggen van afstemmingsgegevens gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn de integratiedocumentsoorten voor beginsaldi. Het is niet mogelijk deze integratiedocumentsoorten toe te wijzen en het selectievakje Toewijzen toegestaan in de sessie Integratiedocumentsoorten (tfgld4557m000) is uitgeschakeld. Afstemmingsgroepen Een afstemmingsgroep vertegenwoordigt het soort grootboekrekening dat wordt gebruikt voor de integratiemutaties en vertegenwoordigt op deze manier een groep integratiegrootboekrekeningen waarop u een afstemming kunt uitvoeren. Een afstemmingsgroep bestaat uit de combinatie van een afstemmingsgebied en een subgebied, bijvoorbeeld Tussenrekening facturen/ Inkooporder. Aan elke afstemmingsgroep zijn een of meer integratiedocumentsoorten gekoppeld. In een integratieschema worden de integratiedocumentsoorten aan grootboekrekeningen en dimensies toegewezen. Elke integratiedocumentsoort is aan twee afstemmingsgroepen gekoppeld, één voor de debetzijde en één voor de creditzijde. In de sessie Integratiedocumentsoorten per afstemmingsgroep (tcfin0115m000) kunt u de integratiedocumentsoorten van een afstemmingsgroep weergeven. In de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) kunt u de gegevens van de gegenereerde afstemmingsgroepen bekijken en aanvullen met de gegevens die vereist zijn voor de afstemming en financiële analyse in uw organisatie. Raadpleeg voor meer informatie Gegevens over de afstemmingsgroep. NB Ten behoeve van een optimale afstemming wijst u geen integratiedocumentsoorten van meerdere afstemmingsgroepen aan dezelfde grootboekrekening toe. Afstemmingselementen Desgewenst brengt u met behulp van afstemmingselementen structuur aan in overzichten en andere presentaties van afstemmingsgegevens. De gegevens kunnen dan eenvoudiger worden geïnterpreteerd. Andere voorbeelden van afstemmingselementen zijn het orderdocumentnummer, het magazijn en de kopen-van relatie. Een afstemmingsgroep kan maximaal vijf afstemmingselementen bevatten. Elk afstemmingselement staat voor een kenmerk van een business-object. Als u afstemmingsmutaties weergeeft, kunt u de mutaties sorteren op afstemmingselement en mutaties met bepaalde waarden voor de afstemmingselementen zoeken. Bovendien kunt u op basis van afstemmingselementen en combinaties daarvan overzichten genereren. In de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) kunt u maximaal vijf afstemmingselementen toewijzen aan een afstemmingsgroep. Welke afstemmingselementen u kiest, wordt bepaald door uw bedrijfsprocessen en de vereisten ten aanzien van verslaglegging. Desgewenst brengt u met behulp van afstemmingselementen structuur aan in overzichten en andere presentaties van afstemmingsgegevens. De gegevens kunnen dan eenvoudiger worden geïnterpreteerd, bijvoorbeeld in de volgende sessies: Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) U kunt de mutaties sorteren op afstemmingselement en u kunt mutaties zoeken aan de hand van de specifieke waarden van de afstemmingselementen. Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) U kunt op basis van afstemmingselementen en combinaties daarvan overzichten genereren. I Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000) en Afstemmingsgegevens definitief accepteren (tfgld4295m100) U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor geselecteerde reeksen afstemmingselementwaarden. Het toekennen van afstemmingselementen moet zeer zorgvuldig gebeuren. Breng alleen indien noodzakelijk wijzigingen aan in de elementen nadat u de afstemmingsgegevens hebt ingesteld. De toekenning van afstemmingselementen is vooral belangrijk voor de afstemmingsgroep Voorraad. De business-objects van de debet- en de creditmutatie komen immers niet met elkaar overeen. U kunt deze afstemmingsmutaties niet accepteren per business-object-id en het selectievakje Alleen debet en credit in evenwicht kan niet worden ingeschakeld. Als u echter de afstemmingselementen als basis voor acceptatie kiest, kunt u de mutaties accepteren waarvoor de debetmutaties en creditmutaties met elkaar in evenwicht zijn. In het overzicht worden de debet- en creditmutaties per artikelcode afgedrukt. NB De afstemmingselementen worden genummerd van één tot en met vijf. Het is belangrijk dat het meest specifieke element volgnummer één heeft. De systeemprestaties blijven dan bij het weergeven van de afstemmingsgegevens op peil. Toewijzingselementen en afstemmingselementen Afstemmingselementen lijken op toewijzingselementen, maar zijn wel verschillend. Toewijzingselementen staan voor een gedetailleerder niveau van de afstemmingselementen. Een toewijzingselement is een kenmerk van een logistieke mutatie (ofwel een business-object) dat u aan een grootboekrekening of dimensie kunt toewijzen. Een afstemmingselement is een algemeen kenmerk van de integratiemutaties (integratiedocumenten) van een afstemmingsgroep, met behulp waarvan u de gegevens kunt analyseren en afstemmen. Via een afstemmingselement worden dus de bijbehorende toewijzingselementen van verschillende business-objects gekoppeld. De volgende toewijzingselementen horen bijvoorbeeld alle bij het afstemmingselement Artikel: Productieorder /Artikel (interne code 666100000000) Voorraadmutatie/Artikel (Transito) (interne code 312100000000) Verkooporder/Artikel (interne code 112100000000) De interne codes van de toewijzingselementen verschillen, maar in fysiek opzicht kunnen het artikel van de productieorder, het voorraadartikel en het artikel op de verkooporder een en hetzelfde artikel zijn. Voor al deze mutaties is het overeenkomende afstemmingselement Artikel (interne code 014000000000). Als u uitsluitend elementen met hetzelfde bijbehorende afstemmingselement aan een bepaalde grootboekrekening toewijst, kan het resulterende saldo van de rekening na de afstemming nul zijn. Als u elementen met verschillende bijbehorende afstemmingselementen aan dezelfde grootboekrekening toewijst, verloopt de afstemming complexer. In de meeste gevallen is het resulterende saldo van één rekening niet gelijk aan nul. Het saldo van een groep grootboekrekeningen waaraan de mutaties zijn toegewezen, kan echter nul zijn. Voorbeeld van het toewijzen van afstemmingselementen Alle voorraadmutaties moeten worden geboekt op een voorraadrekening. Alle voorraadmutaties behoren tot de afstemmingsgroep Voorraad. U kunt verschillende voorraadrekeningen gebruiken, die gezamenlijk staan voor de totale voorraadwaarde. In de gegevens voor het integratieschema kunt u specifieke voorraadmutaties toewijzen aan specifieke voorraadrekeningen. Zo kunt u voorraadmutaties van specifieke artikelen of artikelgroepen of in specifieke magazijnen toewijzen aan afzonderlijke voorraadrekeningen. Als u de afstemmingsmutaties wilt bekijken die per magazijn zijn geaggregeerd, kent u Magazijn toe als het eerste afstemmingselement voor de afstemmingsgroep Voorraad. Eventuele andere keuzemogelijkheden zijn: Afstemmingselement 2: Artikel of Artikelgroep. Afstemmingselement 3: Project. Afstemmingselement 4: Kostencomponent. Op deze manier kunt u de afstemmingsgegevens opvragen per magazijn, artikel, project en kostencomponent. Gerelateerde onderwerpen Afstemming - overzicht Financiële integraties - begrippen en onderdelen Afstemming instellen Periodeafhandeling voor integratiemutaties Afstemming - aspecten bij meerdere bedrijven |