| # Bestanden in ODM importeren Dankzij de import van bestanden in ODM, zijn er meer mogelijkheden voor documentbeheer. Zo kunnen de bestanden van een bestaand systeem worden overgezet naar Infor ERP ODM. U kunt al de geïmporteerde bestanden aan één ODM-document koppelen of elk van de bestanden aan een uniek ODM-document koppelen. Tevens kunt u ODM-documenten koppelen aan ERP-entiteiten, zoals serviceorders, inkooporders en constructieartikelen. De gebruiker kan de bestanden importeren in twee typen gebieden: Werkgebied: De gebruiker kan frequent gewijzigde bestanden in het werkgebied importeren Opslaggebied: Bestanden die beperkt toegankelijk zijn, worden in het opslaggebied geïmporteerd. Indien meerdere opslaggebieden aan een library zijn gekoppeld, worden de geïmporteerde bestanden naar al die opslaggebieden gekopieerd. Als de gebruiker de bestanden in een opslaggebied importeert, wordt de status van de documentrevisie gewijzigd in Vrijgegeven. Basisvereisten voor het importeren van bestanden in ODM Installeer de client ODM Vault om de bestanden van/naar een remote systeem over te zetten. Deze client moet dan op de betreffende systemen draaien. Gebruik de sessie Medewerkers - algemeen (tccom0101m000) voor het aanmaken van een medewerker om de sessie Bestanden in ODM importeren (dmdoc7100m000) te kunnen draaien. De sessie Rollen (tcppl0160m000) dient voor het aanmaken van een rol voor de medewerker Die rol wordt dan in de sessie Rol per medewerker (tcppl0170m000) aan de medewerker gekoppeld Met de sessie Rolcombinaties (dmcom0135m000) kunt u de benodigde acties aan de rol koppelen U kunt de bestanden importeren onder de volgende condities: • De documenten waaraan de geïmporteerde bestanden zijn gekoppeld, moeten van de soort Licht zijn. U moet het selectievakje Verkort goedkeuringsproces inschakelen in de sessie Documenten (dmdoc1510m000). Tijdens het verkorte goedkeuringsproces wordt het document direct vrijgegeven. • De status van de geselecteerde documentrevisie moet Nieuw zijn Importeren van bestanden Voor het importeren van bestanden moet u de volgende stappen uitvoeren: Start de sessie Bestanden in ODM importeren (dmcom7100m000) om de bestanden van een bestaand systeem over te zetten naar het pakket Infor ERP ODM. Geef het host-systeem op. De te importeren bestanden moeten op dit systeem aanwezig zijn. Klik op de bladerpijl om de host te selecteren in de sessie Hosts (dmdoc5500m000). U kunt een systeem opgeven als remote Host of als lokale host. Als het selectievakje Lokale host is ingeschakeld, is het veld Hostnaam uitgeschakeld. Schakel het selectievakje "Lokale host" in om het systeem als lokale host op te geven. Lokale host: Als de te importeren bestanden aanwezig zijn op het systeem waarop ook de sessie Bestanden in ODM importeren (dmdoc71000m000) wordt gedraaid, moet het systeem als lokale host worden opgegeven. Remote host: Als de te importeren bestanden aanwezig zijn op een of meer andere systemen in het netwerk, moet het systeem als remote host worden opgegeven. Als er sprake is van een remote host of lokale host, geeft u het bestandspad op voor de directory waarin de te importeren bestanden aanwezig zijn. Indien u alle bestanden wilt importeren, moet u het selectievakje Alle bestanden inschakelen. U kunt ook de te importeren bestanden selecteren. NB: Als de host remote is, kunt u geen bestanden selecteren Als er sprake is van een remote host of lokale host, geeft u de naam van de bestanden op of gebruikt u de bladerknop om de te importeren bestanden te selecteren. Selecteer het type bestand/document-koppeling. De volgende typen koppelingen zijn aanwezig: Veel op één: De geselecteerde bestanden worden aan één document gekoppeld. De gebruiker kan alleen het document selecteren of opgeven op het veld Document in de sessie Overzicht documenten (dmdoc1510m000) als de koppeling tussen het geïmporteerde bestand en het document Veel op één is. Eén op één: Elk bestand dat voor importeren is geselecteerd, is gekoppeld aan een uniek document. Het systeem genereert automatisch een document waaraan de geïmporteerde bestanden worden gekoppeld. Als het type koppeling één op één is, is het veld Document uitgeschakeld. Gebruik de sessie Library's (dmsys0540m000) om een library aan te maken en het opslaggebied daaraan te koppelen. U kunt één primair opslaggebied en meerdere secundaire opslaggebieden aanmaken om die aan één library te koppelen. NB: Als u voor het koppelen van het geïmporteerde bestand een bestaand document selecteert waarvan de library verschilt van de library op het veld Library, heeft de library van het geselecteerde document een hogere prioriteit en vraagt ERP LN om een bevestiging voordat de waarde van het veld Library daadwerkelijk wordt gewijzigd. Select een gebiedstype. Er zijn twee typen: Werkgebied Opslaggebied Als u Werkgebied selecteert, worden de bestanden geïmporteerd in de directory die u hebt ingegeven op het veld Werkgebied, waarna u deze bestanden kunt wijzigen. Aan de bestanden wordt de status Uitchecken toegekend en aan het gerelateerde document de status Nieuw. Als u Opslaggebied selecteert, worden de bestanden in het opslaggebied geïmporteerd, waardoor ze beperkt toegankelijk zijn. Aan de bestanden wordt de status Inchecken toegekend en aan de gerelateerde documenten de status Vrijgegeven. Het veld Werkgebied wordt uitgeschakeld als u het gebiedstype op Opslaggebied zet. Selecteer de documentsoort vanuit de sessie Documentsoorten (dmdoc2510m000). De geselecteerde documentsoort wordt toegekend aan alle documenten waaraan de geïmporteerde bestanden zijn gekoppeld. Klik op de bladerpijl om een document uit de sessie Overzicht dcumenten (dmdoc1510m000) te selecteren. NB: Als de documentsoort van het document dat geselecteerd is om de geïmporteerde bestanden te koppelen, verschilt van de documentsoort op het veld Documentsoort, heeft de documentsoort van het geselecteerde document een hogere prioriteit en vraagt Infor ERP om een bevestiging voordat de waarde op het veld Documentsoort daadwerkelijk wordt gewijzigd. NB: Het geselecteerde document moet van de soort Licht zijn. NB: Als de documentsoort van het document dat op het veld Document is geselecteerd en de documentsoort op het veld Documentsoort gelijk zijn, wordt het veld Documentsoort uitgeschakeld. Als er van het geselecteerde document slechts één revisie is, wordt de revisie-ID weergegeven op het veld Documentrevisie. Indien u een revisie handmatig invoert en meerdere revisies van het document aanwezig zijn met de status Nieuw, geeft ERP LN een melding en stelt u in staat de gewenste revisie te selecteren. Selecteer een object vanuit de sessie Object (dmsys1511m000) om het document aan de opgegeven object-instance te koppelen. Schakel het selectievakje Foutenverslag afdrukken in om een overzicht van de eventuele fouten af te drukken. Klik op Importeren om het importproces te starten. Object-instance Op basis van het object dat u hebt opgegeven op het veld Object van het tabblad Bestanden importeren in de sessie Bestanden in ODM importeren (dmdoc7100m000) kunt u het object-instance selecteren om daaraan het document te koppelen. Voorbeeld Als u het object EITEM_REV (constructierevisie) selecteert, worden op het tabblad Gegevens gekoppelde object-instances de velden Constructieartikel en Constructierevisie weergegeven. Op het eerste veld kunt u een waarde intoetsen. Gebruik de bladerpijl om de waarde te selecteren. De velden daaronder zijn niet toegankelijk, maar zijn wel gevuld op basis van de waarde die u op het eerste veld hebt ingetoetst. Overzetten van bestanden De functionaliteit van de volgende velden blijft ongewijzigd als het gaat om het overzetten van bestanden: Selectievakje Alle bestanden Koppelingstype documenten Veel op een Een op een Object Object-instance op het tabblad Gegevens gekoppelde object-instances Hieronder volgt een overzicht van de mogelijkheden om bestanden van een bestaand systeem naar het pakket ODM van ERP LN over te zetten: Van remote naar remote opslag: Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een remote systeem en de bestanden worden overgezet naar het opslaggebied op een remote systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Vrijgegeven gezet en de status van de bestanden in Inchecken gewijzigd. Als u het veld "Type bestand/document-koppeling" op "Veel op één" zet, kunt u de documentsoort en het document selecteren. Alle geïmporteerde bestanden zijn gekoppeld aan eenzelfde document. Selecteert u "Eén op één", dan wordt elk geïmporteerd bestand aan een nieuw document gekoppeld en kunt u geen document opgeven. De ID's van de documenten worden automatisch door het systeem gegenereerd. Van remote naar remote werken: Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een remote systeem en de bestanden worden overgezet naar het werkgebied op een remote systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Nieuw gezet en de status van de bestanden in Uitchecken gewijzigd. U moet het selectievakje Alle bestanden inschakelen om alle bestanden die in de directory van het werkgebied aanwezig zijn, te importeren. Als het selectievakje Alle bestanden is uitgeschakeld, kunt u de naam opgeven van de bestanden die u wilt importeren. Van lokale naar remote opslag: Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een lokaal systeem en de bestanden worden overgezet naar het opslaggebied op een remote systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Vrijgegeven gezet en de status van de bestanden in Inchecken gewijzigd. U kunt een object selecteren om het document te koppelen. Tevens kunt u op het tabblad Gegevens gekoppelde object-instances een object-instance selecteren waaraan u het document wilt koppelen. Van lokaal naar remote werken: Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een lokaal systeem en de bestanden worden overgezet naar de directory van het werkgebied op een remote systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Nieuw gezet en de status van de bestanden in Uitchecken gewijzigd. Van lokaal naar ERP-server (werkgebied): Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een lokaal systeem en de bestanden worden overgezet naar de directory van het werkgebied op een ERP-systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Nieuw gezet en de status van de bestanden in Uitchecken gewijzigd. Van remote naar lokaal werken: Als de directory vanwaar de bestanden worden gekopieerd, aanwezig is op een remote systeem en de bestanden worden overgezet naar de directory van het werkgebied op een lokaal systeem, wordt de status van het document waaraan deze bestanden zijn gekoppeld, op Nieuw gezet en de status van de bestanden in Uitchecken gewijzigd. |