| # EDI-bedrijfsdocument 'Factuur' Het bedrijfsdocument 'Factuur' beschrijft de facturering en betaling van bestelde goederen en bevat de volgende EDI-berichten: INV Factuur RAD Overmakingsspecificatie Het factuurbericht (INV) is het resultaat van de factureringsprocedure in het pakket Facturering (CI). Facturering (CI) bevat facturen die elektronisch kunnen worden verzonden aan een relatie. Het factuurbericht (INV) kan worden ontvangen in de module Crediteurenadministratie van het pakket Fin. administratie. De overmakingsspecificatie (RAD) wordt ontvangen tijdens de procedure voor elektronische bankafschriften in de module Liquiditeitenbeheer van het pakket Fin. administratie. Een overmakingsspecificatie bevat informatie die wordt verzonden aan het verkoopbedrijf door het inkoopbedrijf over de transacties die middels een betaling worden verrekend. Zowel de factureringsprocedure als de procedure voor elektronische bankafschriften (EBS) omvat een groot aantal stappen. Dit bedrijfsdocument behandelt niet al deze stappen, maar alleen diegene die gerelateerd zijn aan het genereren en verwerken van het factuurbericht (INV) en de overmakingsspecificatie. Factuur (INV) Om het factuurbericht (INV) te genereren, dient u de volgende stappen in de factureringsprocedure uit te voeren: Nadat de factuurgegevens zijn vrijgegeven voor Facturering (CI) maakt u een factuuraanvraag aan in de sessie Factuuraanvragen (cisli2100m000). Gebruik de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) om de factuuraanvraag te verwerken. Dit omvat het samenstellen van de factuur voor de vrijgegeven gegevens en het afdrukken van de originele factuur. U kunt ook de sessie Facturen afdrukken (cisli2400m000) gebruiken om de factuur af te drukken. Het afdrukken van de originele factuur bereidt tevens de factuur (INV) voor voor EDI-verzending. Overmakingsspecificatie (RAD) Om een overmakingsspecificatie te genereren en te verwerken, dient u de volgende stappen uit te voeren in het proces voor elektronische bankafschriften: Gebruik de sessie Overmakingsspecificaties (ontvangsten) (tfcmg5101s000) om de overmakingsspecificatie (RAM) te bekijken en berichten met de status Geconverteerd toe te voegen of te wijzigen, indien nodig. Gebruik de sessie Elektronische bankafschriften toekennen (tfcmg5212m000) om de geconverteerde overmakingsspecificaties automatisch te controleren op basis van de openstaande facturen. De gecontroleerde overmakingsspecificatie wordt vervolgens gecontroleerd op basis van de ontvangen EBS voor het afstemmen van de openstaande posten. Het importeren van bankrekeningoverzichten en het controleren van totale ontvangsten ten opzichte van relevante openstaande items kan aanzienlijk veel tijd besparen bij het verwerken van bankmutaties en het afstemmen van rekeningen. Factuur (INV) Nadat u de goederen naar de klant hebt verzonden (het inkoopbedrijf) en nadat u de order naar Facturering (CI) hebt overgeboekt en een factuuraanvraag hebt aangemaakt, gebruikt u de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) of de sessie Facturen afdrukken (cisli2400m000) om de factuur (INV) voor te bereiden voor EDI-verzending. Indien het selectievakje Uitgaande berichten genereren vóór verbinding is ingeschakeld in de sessie Netwerken (ecedi0120s000), gebruikt u de sessie Directe netwerkcommunicatie (ecedi7205m000) om het uitgaande bericht te genereren alsmede een verslag dat de gegenereerde berichten toont. Indien u geen gebruik maakt van de optie om uitgaande berichten te genereren in de sessie Netwerken (ecedi0120s000) vóórdat u verbinding maakt, kunt u de sessie EDI-berichten genereren (ecedi7201m000) gebruiken om de ASCII-bestanden voor uitgaande berichten aan te maken. Externe EDI-berichten worden in de subdirectory appl_from geplaatst die is gespecificeerd voor het netwerk. De vertaalsoftware haalt de berichten vervolgens op. Interne EDI-berichten hoeven niet vertaald te worden en worden opgeslagen in de subdirectory appl_comm, die wordt gebruikt voor uitgaande en inkomende berichten. Om het factuurbericht (INV) van een leverancier (verkoopbedrijf) te ontvangen, gebruikt u de sessie Directe netwerkcommunicatie (ecedi7205m000). Er wordt een inkoopfactuur gegenereerd, alsmede twee verslagen. Het verslag Opmerkingen in gekopieerde berichten toont de gegenereerde factuurnummers, samen met eventuele relevante opmerkingen. Het verslag Inkomende EDI-inkoopfactuur toont de gefactureerde hoeveelheid en bedragen op regelniveau en de belastingbedragen per belastingcode, indien van toepassing. Indien goederen worden ontvangen voordat het factuurbericht wordt ontvangen, wordt de factuur automatisch gecontroleerd. Indien het factuurbericht aankomt voordat de order is ontvangen, wordt de inkoopfactuur niet gecontroleerd en kan deze handmatig worden gecontroleerd wanneer de goederen worden ontvangen. De factuurcontrole kan plaatsvinden in de factuurkop of in de factuurregel, afhankelijk van de ontvangen gegevens in het inkomende inkoopfactuurbericht: Factuurcontrole in factuurkop Om factuurcontrole in de kop uit te voeren, moet het selectievakje Automatisch toekennen zijn ingeschakeld in de sessie Parameters ACP (tfacp0100s000). Indien het ontvangen bericht een geldig inkoopordernummer (klant) bevat in de factuurkop en geen orderregelinformatie bevat, wordt de volledige order gecontroleerd voor alle regels waarvoor goederen zijn ontvangen. Indien de marge niet wordt gehaald, blijft de volledige inkoopfactuur ongecontroleerd. Factuurcontrole in factuurregel Indien het ontvangen bericht orderregelinformatie bevat, wordt elke factuurregel gecontroleerd ten opzichte van de opgenomen klantorderregels waarvoor goederen zijn ontvangen. De factuurregels waarvoor de bestelde goederen nog niet zijn ontvangen, worden niet gecontroleerd. U kunt de ontvangen factuurgegevens bekijken in de sessie Inkoopfacturen toekennen/fiatteren (tfacp2507m000). Overmakingsspecificatie (RAD) Om de overmakingsspecificatie van uw klant (betalen-door relatie) te ontvangen, gebruikt u de sessie Directe netwerkcommunicatie (ecedi7205m000). Deze sessie haalt de overmakingsspecificatie op uit de directory appl_to, nadat het ASCII-bestand door de vertaalsoftware op de directory is geplaatst. Nadat de overmakingsspecificatie is ontvangen, wordt er een overmakingsspecificatiebericht (ontvangst) aangemaakt samen met het verslag Opmerkingen in gekopieerde berichten. Dit verslag toont de gegenereerde documentnummers en eventuele relevante opmerkingen. U kunt de sessie Overmakingsspecificaties (tfcmg5501m000) gebruiken om de ontvangen informatie te bekijken, op basis waarvan u verdere actie kunt ondernemen. Gerelateerde onderwerpen Een overzicht van EDI-bedrijfsdocumenten De procedure voor facturering Elektronische bankafschriften Een overzicht van BEMIS |