| # アーカイブの概念 データを ERP システムに入力する手順を開発するために、会社は時間を費やしています。また、マニュアル、設計図、仕様、およびその他のハードコピー文書をアーカイブする手順の開発にも時間を費やしています。しかしながら、多くの場合、電子制御による履歴データを保存する手順には時間をかけていません。 本書では、電子制御データのアーカイブが、技術的なソリューションとしてではなく、ビジネスプロセスで不可欠な部分として認識されるようにします。本書では、アーカイブプロセスのすぺてについて説明しています。 アーカイブとは 一般にアーカイブとは、履歴データを運用環境から特別なアーカイブ環境に移動するプロセスです。家庭においては、古い銀行取引明細書を、書斎のクローゼットから屋根裏の箱に移すようなことです。オフィスにおいては、購買オーダの古いハードコピーを、自分の席から遠く離れた部屋に保管するようなことです。日常の作業で情報が必要なくなったという理由だけで、情報を処分できるということではありません。ERP LN システムでの電子制御データという観点では、アーカイブとは履歴データを運営会社から特別なアーカイブ会社に移動することです。そのようにして、履歴データは自分の手を離れて安全に保存されます。データをアーカイブした後、マシン上のディスクの空き容量を増やすため、履歴データをテープ、DVD、CD-ROM などの外付けメディアに移動することもできます。 ERP LN の主なモジュールのすべてに、標準アーカイブセッションがあります。これらのセッションでは、履歴データをアーカイブ会社にコピーし、その後データを運営会社から削除するように設計されています。これらの活動セッションの詳細については、ロジスティックデータのアーカイブおよび財務データのアーカイブを参照してください。ただし、データをアーカイブする前に、アーカイブに関する適切な戦略と計画を定義する必要があります。これはチームによるプロセスとなります。戦略と計画を文書化した成果は、組織全体に伝達する必要があります。 アーカイブ戦略 履歴データのアーカイブは、不可逆のプロセスです。データをアーカイブ会社に移動した後は、そのデータを運営会社にアップロードし直すことはできなくなります。アーカイブは、情報のアクセス性や利用性に直接的な影響を与えます。そのため、三大トピックである、何をいつ誰が、ということに対処した堅牢なアーカイブ戦略を定義する必要があります。 アーカイブまたは削除可能なデータ 会社のさまざまな関係者は、過去に発生したロジスティック取引および会計取引に基づいて情報を使用します。この情報をアーカイブまたは削除するには、その前に情報の必要性を詳しく調べる必要があります。 通常は、以下の 3 つのオプションがあります。 アーカイブおよび削除 (1) 削除 (2) アーカイブのみ (3) オプション 1 または 2 を使用すると、アーカイブは不可逆になります。たとえば、結果をプレビューするためだけにアーカイブする場合は、何度でもアーカイブできます。 ロジスティックデータと財務データだけでなく、一般データをアーカイブすることもできます。詳細は、次の情報を参照してください: 一般データのアーカイブ ビジネス要件 ビジネス要件によって、何をどのぐらいの期間保存するかが決まります。たとえば、プロジェクトに 5 年間の保証がある場合、この期間中プロジェクトをオープンにしておく必要があったり、プロジェクトをアーカイブ会社で維持したりする場合があります。このようにプロジェクトをオープンのままにした場合、オーダや統合取引などのプロジェクト関連情報をアーカイブすることはできません。 どのぐらいの期間どのデータを、すぐにアクセスできるように運用環境に保存するかを、すべての業務マネージャが決定する必要があります。レポート要件もリストする必要があります。 法的要件 大部分の国では、財務データに法的要件が適用されます。税務当局からは、最低年限の間、財務データを保存するよう要求されます。さらに、飲食料品業や航空宇宙産業、官庁などの特定の業種では、特定の法的要件を維持しています。これは、アーカイブ戦略に影響します。 ユーザ要件 ユーザも履歴情報に依存します。たとえば、顧客サービス従業員は、顧客の要求に正確に対応するため、過去 1 年間の出荷情報を持っておく必要があります。これらの要件は、何をアーカイブするかを定義するときにも、考慮する必要があります。 データをアーカイブするタイミング 前述の質問に対する回答に基づいて、関連性のある履歴データを運用環境で保持する期間、およびアーカイブ環境でデータを維持する期間を設定することができます。 データのアーカイブの担当者 アーカイブは不可逆プロセスであるため、一定のリスクを伴います。たとえば、従業員がアーカイブセッションを誤って開始したとするとどうなるでしょうか。このため、データをアーカイブおよび削除する権限を持つ担当者を指定し、その権限で ERP LN の機能を扱えるように設定します。 アーカイブ済データに変更が加えられないようにするため、アーカイブ会社へのアクセスについても、ほとんどのユーザの権限を読取専用に制限する必要があります。 戦略と ERP LN 機能との照合 すべての要件をリストしたら、次のステップでは、ERP LN の標準機能がニーズを満たすために十分であるかどうかを検証します。通常は、ERP LN にはニーズをすべて満たすだけの機能が備えられていますが、妥協を強いることがあってはなりません。ソフトウェアのカスタマイズは避けるようお勧めします。ただし、運用データの長期保存が求められるので、カスタマイズを完全には排除しないでください。たとえば、実働会社およびアーカイブ会社のデータを 1 つのレポートに示す必要があることがあります。現行バージョンではこれは標準機能ではありませんが、業務管理で重要となる可能性があります。さらに重要なことは、カスタマイズしたソフトウェアを使用している場合、アーカイブセッションが備わっているかどうかが問題になるということです。カスタマイズしたフィールドおよびテーブルを考慮に入れているでしょうか。カスタマイズしたテーブルおよびフィールドは、削除/アーカイブを実行するときに必要となります。 アーカイブ計画 要件に適したアーカイブ戦略を定義したら、アーカイブ計画を定義できます。この計画では、戦略をより運用に適したレベルに変換します。 アーカイブ環境 現行の運営会社の機構、使用可能なディスク容量、および定義した戦略に基づいて、アーカイブ環境をどのように設定するかを決定します。会社はいくつ必要でしょうか。アーカイブ済データは外付けメディアに保存するのでしょうか。必要なアーカイブ会社は、会計年度ごとに1 つでしょうか、それとも数年ごとに 1 つでしょうか。 データを正しい方法でアーカイブするには、使用可能な保存スペースが十分に必要です。アーカイブ環境の設定は、運用環境の設定と一致させる必要があります。そのため、複数ロジスティック – 単一財務構造の場合には、アーカイブ会社の構造も複数ロジスティック – 単一財務にする必要があります。 テスト計画 アーカイブ計画では、テストを考慮に入れる必要があります。テストは極めて有用です。たとえば、常時関わっているユーザおよび主要ユーザにトレーニングを行って、アーカイブ設定が正しいかどうか、そしてデータに整合性があるかどうかをチェックさせて、アーカイブセッションの機能が予定していた内容に合致するかどうかを確認します。最良の結果を得るには、テストを運用環境ではなくテスト環境で実行する必要があります。 テスト計画には、少なくともテストする内容、テストの実施担当者、そして時期を指定しておく必要があります。さらに、検証パラメータ、つまりテスト結果の承認を得る前にチェックしておくべきことも定義する必要があります。 運用計画 運用計画では、以下の項目に対応する必要があります。 データの準備 データのアーカイブ/削除の頻度および順序 (セッションごと) 手順へのアーカイブの組込み (日常業務) 大量のデータをアーカイブする前に行う、バックアップ作成 カスタマイズの影響。アーカイブセッションの変更や、セッションの新規開発が必要かどうか 導入するソリューションが最新であるかどうかのチェック この種の活動のスケジュールを組み込んで、活動を機能または個々のユーザに割り当てます。 導入 アーカイブプロセスの次のステップは、アーカイブ計画の導入です。このフェーズでは、前述のステップで定義した計画を導入します。このステップを実行すると、その結果として実際に履歴データが運営会社からアーカイブ会社に移動します。これは問題に対する技術的な解決策ではなく、日常業務の一部としての新しいプロセスです。 以下のセクションでは、技術的な設定とアーカイブセッションの機能を詳しく説明し、正確かつ安全な方法でデータをアーカイブするのに役立つ情報を提供します。 |