| # Associazione e approvazione delle fatture di acquisto L'associazione delle fatture di acquisto è uno dei passaggi della procedura descritta in Elaborazione delle fatture di acquisto. Una volta associata completamente, la fattura può essere approvata. Nota In una struttura multisocietà è possibile impostare l'associazione delle fatture di acquisto multisocietà, come descritto in Associazione delle fatture di acquisto multisocietà. È possibile associare il campo Fattura correlata a ordini di acquisto a uno dei seguenti elementi: Ricevimenti di merci ordinate Ordini di acquisto È possibile associare il campo Fattura correlata a costi logistici a righe di ricevimento costi logistici. È possibile associare il campo Fattura correlata a ordini di trasporto a ordini di trasporto. È possibile elaborare le fatture di acquisto in base a due diverse modalità: Elaborazione manuale di singole fatture di acquisto. Associazione e approvazione di intervalli di fatture di acquisto mediante un job in background. Per le registrazioni create durante ogni passaggio, vedere il manuale User's Guide for Financial Integration and Reconciliation Transactions relativo alle transazioni di integrazione finanziarie e di riconciliazione. Nota Se ai termini di pagamento della fattura è collegato uno scadenziamento incassi, le operazioni descritte devono essere eseguite sulle righe di tale scadenziamento anziché sulla fattura. È possibile utilizzare una fattura di acquisto nella procedura di associazione ai ricevimenti oppure nella procedura di associazione agli ordini. Se, ad esempio, durante un'associazione automatica una fattura di acquisto è stata parzialmente associata a dei ricevimenti, non è possibile associare manualmente a una riga ordine di acquisto il rimanente importo della fattura in oggetto. Le righe ordine di acquisto, inoltre, possono essere utilizzate nella procedura di associazione ai ricevimenti oppure nella procedura di associazione agli ordini. Di conseguenza, se si desidera associare una fattura di acquisto a più righe ordine, è necessario utilizzare la stessa procedura di associazione per tutte le righe ordine. Per evitare problemi, è possibile utilizzare la stessa procedura di associazione in tutti i casi. Se si utilizzano accordi di pagamento, ERP LN può associare soltanto righe fattura e righe ordine di acquisto per cui sia stato definito lo stesso accordo di pagamento. Per ulteriori informazioni, consultare Utilizzo degli accordi di pagamento. Associazione delle fatture di acquisto È possibile associare singole fatture di acquisto e di trasporto nei seguenti modi: Automaticamente ERP LN associa automaticamente le fatture di acquisto registrate all'ordine di acquisto, al documento di trasporto, alla spedizione o al carico specificato. Se la fattura può essere associata soltanto in parte, è possibile associare in modo manuale l'importo rimanente. Per ulteriori informazioni, consultare Associazione automatica delle fatture di acquisto. Manualmente È possibile associare le fatture in modo manuale quando non si conosce il numero ordine, il documento di trasporto, la spedizione o il carico correlato. È inoltre possibile utilizzare questo metodo quando si desidera associare la fattura a più ordini. Per ulteriori informazioni, consultare Associazione manuale delle fatture di acquisto. Mediante un job È possibile associare e approvare un intervallo di fatture con stato Registrato mediante un job in background. Per ulteriori informazioni, consultare Associazione e approvazione delle fatture di acquisto mediante un processo in background. Approvazione delle fatture di acquisto Se l'importo non assegnato di una fattura è pari a zero o è compreso nei margini di tolleranza, la fattura in questione è completamente associata ed è possibile approvarla. Per approvare la fattura, selezionarla e scegliere Approva dal menu appropriato in una di queste sessioni: Fatture di acquisto (tfacp1110s000) Associazione/Approvazione fatture di acquisto (tfacp2107m000) Dopo la corretta approvazione, alla fattura viene assegnato lo stato Approvato e ERP LN crea vari inserimenti nella Contabilità generale. Se la fattura è bloccata, ERP LN chiede se è possibile rimuovere il motivo di blocco. Approvazione delle fatture per il pagamento Oltre ad approvare le fatture per l'elaborazione, è possibile approvare separatamente le fatture di acquisto e le fatture costi per il pagamento. Nella sessione Parametri ACP (tfacp0100m000) è possibile selezionare i tipi di fattura per cui è richiesta l'approvazione del pagamento. Quando è richiesta l'approvazione del pagamento, un utente autorizzato deve approvare la fattura di acquisto nella sessione Autorizzazione fatture di acquisto (tfacp1142m000). Nella sessione Selezione fatture per pagamento (tfcmg1220m000) del modulo Gestione di cassa è possibile selezionare soltanto le fatture approvate per il pagamento. Per ulteriori informazioni, consultare Autorizzazione del pagamento in Contabilità fornitori. Approvazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi Quando si tenta di approvare una fattura, ERP LN verifica le eventuali differenze esistenti tra l'importo dell'ordine e l'importo della fattura. Prima di completare l'approvazione, è necessario elaborare le seguenti differenze: Le differenze di prezzo determinate da una modifica del prezzo per unità oppure da una differenza tra i tassi di cambio valutari validi alla data dell'ordine e alla data della fattura. Se la differenza di prezzo supera i margini di tolleranza, deve essere approvata da un impiegato autorizzato prima dell'approvazione della fattura. I costi aggiuntivi, ad esempio i costi di trasporto non inclusi nell'ordine. Per creare una transazione costi aggiuntivi, scegliere Agg. costi dal menu appropriato della sessione Fatture di acquisto (tfacp1110s000). Viene avviata la sessione Transazioni righe fattura di acquisto/estratto conto associate (tfacp1133s000), nella quale è possibile creare una transazione per i costi aggiuntivi. Se la differenza di prezzo supera i margini di tolleranza, deve essere approvata da un impiegato autorizzato prima dell'approvazione della fattura. Per ulteriori informazioni, consultare Autorizzazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi. Aggiornamento del prezzo di acquisto dell'articolo Dopo l'approvazione, vengono aggiornati l'ultimo prezzo di acquisto e il prezzo di acquisto medio per le righe di ricevimento o le righe ordine associate dell'articolo ordinato nella sessione Articoli - Acquisti (tdipu0101m000). Se non si desidera aggiornare il prezzo di acquisto dell'articolo, effettuare le seguenti operazioni: Selezionare il record della riga ordine nella sessione Associazione righe ordine di acquisto (tfacp2541m000). Scegliere Associaz. fattura a riga ordine dal menu appropriato. Viene avviata la sessione Associazione fattura a riga ordine (tfacp2150s000). Deselezionare la casella di controllo Aggiorna prezzo acquisto medio/ultimo prezzo acquisto. I dati relativi al prezzo di acquisto dell'articolo non vengono aggiornati. Quando viene ricevuta l'ultima fattura riguardante la riga di ricevimento, è possibile selezionare la casella di controllo Aggiorna prezzo acquisto medio/ultimo prezzo acquisto. I dati articolo vengono aggiornati e le differenze di prezzo vengono calcolate. Correzione delle fatture di acquisto Per apportare correzioni a fatture di acquisto finalizzate e non finalizzate, è possibile utilizzare i seguenti metodi: Note di accredito Utilizzare una nota di accredito per correggere l'importo della fattura. Una nota di accredito può essere correlata a una singola fattura oppure a più fatture. Per ulteriori informazioni, consultare Note di accredito. Correzioni delle fatture di acquisto Per correggere i dettagli di una fattura diversi dall'importo, ad esempio il Business Partner 'Destinazione pagamento', la data documento o il tasso di cambio, è necessario creare una correzione. Per ulteriori informazioni, consultare Correzioni delle fatture di acquisto. Visualizzazione del registro errori Per visualizzare i messaggi di errore generati durante il processo di associazione e approvazione, avviare la sessione Registro errori (tfacp2580m000). Se si seleziona prima una fattura nella sessione Associazione/Approvazione fatture di acquisto (tfacp2107m000), ERP LN visualizza soltanto i messaggi di errore correlati alla fattura in questione. Il registro errori contiene tutti i messaggi di errore relativi a operazioni di associazione e approvazione eseguiti nelle sessioni riportate di seguito: Fatture di acquisto (tfacp1110s000), se vengono utilizzati i seguenti comandi del menu appropriato: Approva Ann. appr. Associa a Associazione/Approvazione fatture di acquisto per Intervallo (tfacp2280m000) Associazione/Approvazione fatture di acquisto (tfacp2107m000) Il registro errori contiene soltanto messaggi di errore. ERP LN inserisce i messaggi di conferma della sessione Associazione/Approvazione fatture di acquisto per Intervallo (tfacp2280m000), ad esempio per le fatture associate correttamente, in un report di processo. Il registro errori contiene soltanto gli errori non ancora corretti. Se viene eseguita la sessione Associazione/Approvazione fatture di acquisto per Intervallo (tfacp2280m000), per le transazioni comprese nell'intervallo specificato ERP LN aggiunge nuovi messaggi di errore e rimuove gli errori corretti dal registro errori. È possibile utilizzare la sessione Eliminazione registro errori (tfacp2280m001) per eliminare manualmente i messaggi dal registro errori. È necessario eliminare soltanto i messaggi di errore che ERP LN non è in grado di rimuovere automaticamente. È ad esempio possibile utilizzare la sessione Eliminazione registro errori (tfacp2280m001) per eliminare i messaggi di errore generati durante la procedura di annullamento dell'approvazione di una fattura con esito negativo. Nota I processi indicati di seguito determinano l'eliminazione automatica dei messaggi di errore dal registro errori: Se gli errori segnalati vengono corretti e la procedura di associazione e approvazione viene ripetuta, ERP LN elimina i relativi messaggi di errore. Se si archiviano e/o eliminano delle fatture di acquisto, ERP LN archivia e/o elimina i relativi messaggi di errore. Argomenti correlati Elaborazione delle fatture di acquisto Processo di pagamento non interrotto Autorizzazione delle fatture di acquisto Correzioni delle fatture di acquisto Utilizzo degli accordi di pagamento Scadenziamenti pagamenti - Panoramica Associazione delle fatture di acquisto multisocietà |