| # Archivage des données financières Introduction Avant de pouvoir archiver des données dans ERP LN, vous devez vous assurer que toutes les données faisant l'objet de transactions sont correctement stockées et validées. ERP LN dispose de fonctions évoluées permettant de mieux contrôler la cohérence des données et d'appliquer les procédures d'analyse et de clôture qui s'imposent. Pour assurer le bon fonctionnement du traitement et de l'archivage des transactions, il est essentiel de correctement configurer les données de rapprochement de base. Nous vous recommandons fortement d'analyser et de valider vos données avant le début du processus d'archivage. Pour limiter le volume de données à traiter, nous vous recommandons d'intégrer les étapes décrites dans cette section à votre procédure de clôture périodique. Pour archiver les données dans le bon ordre, suivez l'ordre des diverses sections. Conditions préalables Dans ERP LN, le rapprochement joue un rôle important dans le processus d'archivage. La configuration du rapprochement influe sur le mode de conservation des données logistiques et détermine s'il est permis de les archiver ou de les supprimer. Pour optimiser la quantité de données pouvant être archivées ou supprimées, il est important de finaliser toutes les activités logistiques, ainsi que de convertir et d'enregistrer toutes les écritures d'intégration dans Finances. Il ne doit rester aucune erreur dans la session Journal d'erreurs des écritures d'intégration (tfgld4584m000). Il est toujours possible de supprimer des données. Pour l'archivage, en revanche, il convient de configurer et d'associer une société d'archivage dans la session Sociétés financières par société groupe (tfgld0104m000). Configuration et exécution du rapprochement Pour un bon déroulement du processus d'archivage, il est nécessaire de configurer le rapprochement et de rapprocher toutes les écritures de comptabilité générale intégrées depuis Operations Management. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à le manuel User’s Guide for Reconciliation and Analysis (U8942* US). Préparation de l'archivage (bref aperçu) Nous vous recommandons de procéder aux étapes suivantes avant d'archiver des écritures : Conversion et enregistrement de toutes les écritures d'intégration à l'aide de la session Conversion des écritures d'intégration (tfgld4281m000). Rapprochement, acceptation et finalisation de toutes les écritures de rapprochement. Mise à jour des montants d'amortissement cumulé par exercice dans le module Immobilisations par le biais de la session Clôture de période (tffam8205m000). Finalisation de toutes les écritures de comptabilité générale à l'aide de la session Sélection globale de lots pour finalisation (tfgld1210m000). Vérification que tous les exercices qui peuvent être clôturés le sont. Vérification qu'il ne reste aucune erreur dans le journal d'erreurs d'intégration et le journal d'erreurs des écritures non finalisées. |