| # Processus d'approbation des demandes d'achat Pour qu'une demande d'achat puisse être convertie en commande fournisseur ou en appel d'offres, elle doit avoir été approuvée par un approbateur ou groupe d'approbateurs. Un approbateur est un employé compétent autorisé à approuver les demandes d'achat soumises par les demandeurs. En tant qu'approbateur, vous pouvez effectuer les opérations suivantes sur les demandes d'achats qui vous sont soumises pour approbation : approuver, rejeter, Remarque La case Approbation externe de la session Paramètres des demandes d'achat (tdpur0100m200) détermine si les demandes d'achat sont approuvées et rejetées dans ERP LN ou en-dehors d'ERP LN. Si l'approbation a lieu en-dehors d'ERP LN, après sa soumission pour approbation, la demande d'achat est évaluée hors du logiciel ERP LN puis renvoyée vers ce dernier soit avec le statut Approuvé ou Rejeté, soit avec le statut En attente d'approbation et la case Dépense approuvée cochée dans l'en-tête de la demande. En cas d'approbation externe, cette rubrique n'est plus applicable. Constitution de la liste d'approbateurs Dans la session Approbateurs (tdpur2105m000), vous pouvez gérer une liste d'approbateurs valides (personnes ou services) et définir une hiérarchie dans la structure d'approbation. Avant d'ajouter des entrées dans la liste d'approbateurs, il est nécessaire de définir les données de base suivantes : Indiquez les employés et les services dans les sessions Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000) et Départements (tcmcs0565m000). Une personne ayant le statut d'approbateur ne peut être rattachée qu'à un seul service. Vous devez donc définir les paramètres par défaut du service de cet employé dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). La date d'application et la date d'expiration de l'approbateur doivent être conformes et vérifiées dans l'enregistrement de l'employé, dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). De même, l'Approbateur défini dans la session Approbateurs (tdpur2105m000) doit être associé à une Date d'application et à une Date d'expiration autorisées. Remarque Le champ Département de la session Approbateurs (tdpur2105m000) doit être renseigné. Lorsque vous sélectionnez un approbateur dans le champ Approbateur de la session Approbateurs (tdpur2105m000), il doit être rattaché au service correspondant sélectionné. Seuls les départements approbateurs qui sont des services des achats et les approbateurs individuels du service des achats sont autorisés à octroyer l'approbation finale d'une demande d'achat. Utilisez la session Impression des approbateurs (tdpur2405m000) pour imprimer la liste des approbateurs. Approbation ou rejet des demandes d'achat Lorsqu'un demandeur soumet une demande d'achat à l'approbation, par le biais de la liste d'approbation liée de la session Approbateurs (tdpur2105m000), les enregistrements d'approbation sont insérés dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000). Généralement, la procédure d'approbation se déroule comme suit : Le premier enregistrement d'approbation est renseigné avec l'Approbateur et le Département approbateur extraits de l'en-tête de la demande. Si un approbateur parent de l'approbateur figure dans la liste d'approbateurs, l'enregistrement d'approbation suivant est inséré avec cet approbateur parent. L'arborescence complète des approbateurs est insérée à partir des approbateurs parents de la liste d'approbateurs. Ces enregistrements d'approbation ont le statut En attente d'approbation. Lorsque le premier approbateur approuve ou rejette la demande d'achat, le statut de l'enregistrement d'approbation passe de En attente d'approbation à Approuvé ou Rejeté. Une fois la demande approuvée par le premier approbateur, les champs Approbateur et Département approbateur de l'en-tête de la demande sont mis à jour avec l'approbateur et le département approbateur du prochain approbateur/enregistrement d'approbation. Lorsque tous les approbateurs de la liste ont approuvé la demande, le statut de cette dernière passe de En attente d'approbation à approuvé. Si un enregistrement possédant le statut En attente d'approbation est encore disponible dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000) (ce qui veut dire qu'un prochain approbateur doit encore approuver la demande), le statut de cette demande reste En attente d'approbation. Remarque La session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000), également accessible sous forme d'onglet dans la session Demande d'achat - Lignes (tdpur2600m000), permet aux approbateurs de vérifier si des demandes d'achat ont été soumises à leur approbation. Le champ Autorisations d'approbation de la session Paramètres des demandes d'achat (tdpur0100m200) détermine comment la liste d'approbation est employée durant le processus d'approbation des demandes d'achat. Avant d'approuver la demande d'achat, les approbateurs peuvent vérifier les lignes qu'elle contient dans l'onglet Lignes demandes d'achat de la session Demande d'achat - Lignes (tdpur2600m000) et cocher la case Rejeté s'ils veulent rejeter une ligne particulière. Dans la session Demandes d'achat (tdpur2501m000), la case Autoriser un rejet partiel détermine si une demande d'achat Approuvé peut contenir des lignes rejetées. Si une demande d'achat est rejetée par un approbateur, le demandeur a la possibilité de la modifier. Lorsqu'une demande dont le statut est modifié est de nouveau soumise à l'approbation, un enregistrement d'approbation supplémentaire est inséré pour l'approbateur qui a rejeté cette demande dans la session Statut d'approbation de la demande d'achat (tdpur2506m000). Cet enregistrement d'approbation a le statut En attente d'approbation. Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes de demande d'achat, cette demande ne peut pas être approuvée. L'exception de budget doit d'abord être traitée. Rubriques liées Demandes d'achat Statuts des demandes d'achat Processus de conversion des demandes d'achat Contrôle du budget achats |