| # Traitement paramétrable des commandes fournisseurs Il est possible d'automatiser le traitement des commandes fournisseurs dans ERP LN. Vous pouvez indiquer le mode d'exécution de chaque activité liée à un type de commande. Le traitement paramétrable des commandes fournisseurs permet d'indiquer : les activités à exécuter automatiquement et celles qui nécessitent une intervention manuelle pour le type de commande fournisseur, le périphérique par défaut auquel les rapports d'erreurs d'une activité donnée doivent être envoyés. L'exécution des activités de la procédure de commande commence dès qu'un utilisateur approuve la commande au cours d'une session de traitement par lot ou en cliquant sur le bouton permettant d'approuver cette commande. Toutes les commandes clients sont exécutées les unes après les autres après l'approbation de la commande et jusqu'à la détection d'une activité définie comme non automatique. Une fois l'activité non automatique exécutée manuellement, ERP LN exécute l'activité automatique suivante, et ainsi de suite. Par conséquent, vous pouvez indiquer pour chaque type de commande les activités à automatiser et celles qui nécessitent votre intervention. Pour activer le traitement paramétrable des commandes, vous devez d'abord définir les données de base. Données de base Vous devez définir les données suivantes avant de lancer le traitement paramétrable des commandes : types de commandes fournisseurs et activités des types de commandes fournisseurs, périphériques par défaut sur lesquels les états sont imprimés. Activités et types de commandes fournisseurs Définissez les types de commandes fournisseurs et liez les activités à ces types de commandes dans la session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0694m000). Indiquez quelles activités doivent être exécutées automatiquement et manuellement en cochant ou en désactivant la case Automatique. Activités obligatoires Lorsque vous créez un type de commande dans la session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0560m000), ERP LN lie automatiquement les activités obligatoires suivantes prédéfinies au type de commande dans le champ Activité de la session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0560m000): Génération d'ordres de réappro. pour la sous-traitance (tdpur4216m000). Cette activité est disponible et obligatoire pour les commandes de sous-traitance. Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000). Réceptions des achats (tdpur4106m000). MAJ commande client / ordre de service avec inform. de livr. (tdpur4222m000). Cette activité est disponible et obligatoire uniquement pour les commandes en livraison directe. Traitement cdes fournisseurs livrées (tdpur4223m000). Remarque Pour les commandes du type Règlement des consommations de stock de consignation, les activités Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000) et Réceptions des achats (tdpur4106m000) ne sont pas liées. Pour les commandes du type Livraison directe, l'activité Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000) n'est pas liée. Bien que les activités Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000) et Réceptions des achats (tdpur4106m000) puissent être toutes deux liées comme activités obligatoires au type de commande, l'activité Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000) ou l'activité Réceptions des achats (tdpur4106m000) est exécutée pendant la procédure de commande. Vous ne pouvez pas exécuter les deux activités pour la commande fournisseur. Ceci s'applique aux commandes fournisseurs comportant un article de coût ou de service (administratif). Une commande fournisseur est transférée vers Magasin si elle contient un article dont le Type d'article a la valeur Coût ou Service dans la session Article - Caractéristiques générales (tcibd0101s000) et pour lequel la case Transfert vers magasin est cochée dans la session Articles - Achat (tdipu0101m000). Si la case Transfert vers magasin n'est pas cochée, vous devez gérer manuellement les réceptions relatives à la commande fournisseur dans la session Réceptions des achats (tdpur4106m000). Activités facultatives Pour vous aider à définir une procédure de traitement des commandes paramétrable, outre les activités obligatoires, ERP LN lie également les activités facultatives suivantes au champ Activité, que vous pouvez supprimer de nouveau dans la session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0560m000): Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000) Génération des ordres de transport (tdpur4220m000) Impression des réclamations (tdpur4420m000) Impression des avis de retour (tdpur4411m000) Impression des factures fournisseurs (tdpur4404m000) Remarque Il n'est pas possible de lier l'activité Génération des ordres de transport (tdpur4220m000) pour les commandes de types règlement des consommations de stock de consignation et à emporter. Lorsque vous liez l'activité Génération des ordres de transport (tdpur4220m000) en tant qu'activité au type de commande, son exécution est contrôlée au niveau de la ligne de commande ou du détail de ligne. Pour plus d'informations sur l'activité Génération des ordres de transport (tdpur4220m000), consultez le manuel Intégration Ordres de transport et Achat. Important Vérifiez que les activités liées à un type de commande couvrent tous les processus qu'il est possible d'appliquer lors de l'exécution de la procédure de commande. Si une activité n'est pas applicable au type de commande, ERP LN l'ignore/la supprime automatiquement. Vous pouvez consulter les activités réelles liées à la ligne (de détail) de commande fournisseur et leur statut dans la session Activités de commande fournisseur (tdpur4113m000). Périphériques par défaut Dans la session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000), définissez le périphérique par défaut vers lequel les états de l'utilisateur seront imprimés. Lorsque vous insérez un profil utilisateur dans la session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000), ERP LN insère automatiquement les sessions d'impression suivantes dans la session Périphériques par défaut par utilisateur (tdpur0140m000): Impression des appels d'offres (tdpur1401m000). Impression des relances d'appels d'offres (tdpur1402m000). Impression de la lettre pour enchérisseurs non retenus (tdpur1410m000). Impression des accusés de réception des contrats d'achat (tdpur3405m000). Impression des lettres de résiliation de contrats d'achat (tdpur3406m000). Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000). Impression des avis de retour (tdpur4411m000). Impression des réclamations (tdpur4420m000). Pour chaque session d'impression, vous pouvez définir le périphérique à utiliser pour l'impression dans la session Périphériques par défaut par utilisateur (tdpur0140m000). Pour lancer cette session, cliquez sur Périphériques par défaut par utilisateur dans le menu approprié de la session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000). La valeur du champ Périphérique de la session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000) provient par défaut du champ Périphérique de la session Périphériques par défaut par utilisateur (tdpur0140m000), mais vous pouvez la modifier dans la session Périphériques par défaut par utilisateur (tdpur0140m000). Le chemin de recherche du périphérique pour l'impression des documents externes est le suivant : Session Périphériques par défaut par utilisateur (tdpur0140m000). Session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0560m000). Si les périphériques sont introuvables, vous devez en sélectionner un dans un écran contextuel. Le chemin de recherche du périphérique pour l'impression des documents internes est le suivant : Session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000). Session Type de commande fournisseur - Activités (tdpur0560m000). Si les périphériques sont introuvables, vous devez en sélectionner un dans un écran contextuel. Remarque Pour l'impression d'un rapport d'erreurs, ERP LN utilise toujours le périphérique indiqué dans le champ Périphérique de la session Profils utilisateurs d'achat (tdpur0143m000). Si aucun périphérique n'est indiqué, sélectionnez-en un dans un écran contextuel. Aucun état de traitement n'est imprimé pour les activités exécutées automatiquement. Relation entre le statut et le traitement paramétrable des commandes fournisseurs L'exécution des activités définies pour la procédure de commande fournisseur commence à partir du moment où la commande reçoit le statut Approuvé. Pour approuver des commandes fournisseurs, procédez de l'une des façons suivantes : Exécutez la session Approbation des commandes fournisseurs (tdpur4210m100) qui permet d'approuver plusieurs commandes. Sélectionnez une commande et cliquez sur Approuver dans le menu approprié de la session Commandes fournisseurs (tdpur4100m000) ou Commande fournisseur - Lignes (tdpur4100m900). Remarque Seules les commandes ayant le statut Approuvé sont prises en compte dans la fonctionnalité de traitement paramétrable des commandes. Exemple
Séquence des types de commandes | Activité | Automatique
--- | --- | ---
1 | Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000) | Oui
2 | Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000) | Oui
4 | Traitement cdes fournisseurs livrées (tdpur4223m000) | Non
Comme l'activité Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000) est automatique, la commande est imprimée dès son approbation. ERP LN exécute ensuite automatiquement l'activité Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000). Vous devez néanmoins traiter manuellement la commande dans la session Traitement cdes fournisseurs livrées (tdpur4223m000). Modification d'une ligne de commande fournisseur Si vous modifiez une ligne de commande fournisseur approuvée, le statut Modifié est attribué à l'en-tête de la commande et ERP LN désélectionne la case Approuvé dans la session Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000). La ligne de commande non approuvée est alors exclue de l'exécution automatique des activités. Pour réapprouver cette ligne de commande, cliquez sur Approuver dans le menu approprié de la session Commande fournisseur - Lignes (tdpur4100m900). ERP LN coche la case Approuvé dans la session Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000) et réattribue le statut Approuvé à l'en-tête de la commande fournisseur. Modification des détails d'une ligne de commande fournisseur Lorsqu'une ligne de commande fournisseur approuvée devient une ligne Total avec des détails, la ligne Total et les détails conservent le statut Approuvé, car les nouveaux détails de la ligne sont une copie de la ligne de commande approuvée. Vous devez approuver manuellement un détail de ligne qui a été ajouté ou modifié, afin que le statut Modifié de l'en-tête de commande redevienne Approuvé. Une fois tous les détails de la ligne approuvés, ERP LN approuve également la ligne Total. Si un ou plusieurs détails ne sont pas approuvés, ERP LN n'approuve pas non plus la ligne Total. Cela s'applique aussi bien aux détails de lignes qu'aux lignes de reliquat. Lorsqu'une Total est approuvée, ERP LN approuve également les détails liés. Lorsque le détail de la ligne est une ligne de reliquat, ERP LN approuve cette dernière si la valeur du champ Quantité commandée ne dépasse pas celle du champ Reliquat potentiel apparaissant dans la session Reliquats d'achat potentiels (tdpur4101m700). Si la quantité commandée dépasse la quantité potentielle du reliquat ou si la ligne de reliquat est modifiée, vous devez approuver celle-ci manuellement. Rubriques liées Données organisationnelles d'achat Vue d'ensemble du traitement d'une commande fournisseur Commandes clients en livraison directe Présentation de la sous-traitance |