| # Procédure de commande fournisseur La procédure de commande fournisseur couvre l'ensemble de la procédure administrative liée à l'achat de marchandises ou de services. Cette procédure est la suivante : Etape 1. Création de commandes fournisseurs Les commandes fournisseurs sont créées comme suit dans la session Commande fournisseur - Lignes (tdpur4100m900): Automatiquement à partir de plusieurs sources telles que Enterprise Planning (EP), Vente, Service, etc. par copie à partir d'une commande existante dans la session Copie de la commande fournisseur (tdpur4201s000); manuellement. Etape 2. Approbation des commandes fournisseurs Après l'étape de création, l'approbation des commandes fournisseurs est une étape obligatoire dans la procédure de commande. L'exécution des activités de procédure de commande peut commencer lorsqu'un utilisateur approuve la commande. Pour plus d'informations, reportez-vous à Approbation des commandes fournisseurs. Etape 3. Impression des commandes fournisseurs Lorsque la commande fournisseur est enregistrée et approuvée, vous pouvez l'imprimer et l'envoyer au tiers vendeur comme confirmation. La session Impression des commandes fournisseurs (tdpur4401m000) n'est obligatoire que si vous communiquez la commande fournisseur au tiers vendeur par courrier ou via EDI. Si vous communiquez des commandes fournisseurs par téléphone, cette opération est facultative. Lorsque la commande fournisseur est imprimée, vous pouvez encore la modifier. Etape 4. Transfert des commandes fournisseurs vers Magasin Lorsque le tiers vendeur est informé de la commande fournisseur et que celle-ci est approuvée, vous pouvez la transférer vers Magasin dans la session Transfert des commandes fournisseurs vers le magasin (tdpur4246m000). Le département du magasin est alors informé des marchandises attendues. Lorsque les commandes fournisseurs sont transférées vers le magasin, plusieurs activités sont déclenchées dans le module Ordres magasin de Magasin, la première étant la création d'ordres magasin dans la session Ordres magasin (whinh2100m000). Les activités du module Ordres magasin dépendent du type d'ordre magasin lié au type de commande fournisseur. Commencez par lier les activités à une procédure magasin dans la session Activités par procédure (whinh0106m000). Vous liez une procédure magasin à un type d'ordre magasin dans la session Types d'ordres magasin (whinh0110m000), puis vous liez ce dernier à un type de commande fournisseur dans la session Types de commandes fournisseurs (tdpur0194s000). Le transfert des commandes fournisseurs vers Magasin n'est pas obligatoire pour les articles de coût et les articles de service. Tout dépend de la valeur de la case Transfert vers magasin dans la session Articles - Achat (tdipu0101m000). Les livraisons directes ne sont jamais transférées vers le magasin. Etape 5. Réception des marchandises achetées Vous pouvez enregistrer la réception des marchandises achetées : Dans Magasin, si la commande fournisseur est transférée vers Magasin. La procédure de réception est couverte par la procédure d'entrée en stock et par la procédure de contrôle dans le module Gestion des stocks (INH). Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédures de réception et de contrôle qualité. Lorsque les réceptions sont enregistrées dans Magasin, les données relatives à la réception sont renvoyées à Gestion des achats. Vous pouvez afficher ces données dans les sessions suivantes : Commandes fournisseurs - Présentation de la réception (tdpur4531m000) Réceptions des achats (tdpur4106m000) Dans le module Gestion des achats pour les articles qui ne sont pas en stock et qui ne sont pas transférés vers Magasin. La session Réceptions des achats (tdpur4106m000) permet d'enregistrer les livraisons. Après confirmation de la réception dans la session Réceptions des achats (tdpur4106m000), il n'est plus possible de modifier les données relatives à la réception dans cette session. Cependant, vous pouvez toujours modifier certaines données de réception dans la session Correction de la réception des achats (tdpur4106s100). Lorsque les marchandises sont reçues, il est possible de modifier les prix et les remises. La session Modifier les prix et remises après réception (tdpur4122m000) permet de gérer les prix et les remises. Etape 6. Paiement des marchandises achetées La gestion du paiement des marchandises achetées s'effectue dans le module Comptabilité fournisseurs (ACP) de Finances. Cette opération n'est possible que si l'application Finances est implémentée. Pour plus d'informations, reportez-vous à Traitement des factures fournisseurs. Dans la procédure de commande fournisseur, le tiers n'a pas besoin d'envoyer de facture, mais vous pouvez utiliser la facturation automatique afin de générer des factures pour les marchandises achetées. La facturation automatique s'utilise dans les cas suivants : si vous avez conclu un contrat avec le tiers concernant le prix des marchandises que vous achetez ; si vous avez conclu un accord avec le tiers stipulant que vous allez payer les marchandises sans recevoir de facture. Ce mode de facturation est géré par les champs suivants de la session Commandes fournisseurs (tdpur4100m000)/ Lignes de commande fournisseur (tdpur4101m000): Facturation auto. Si vous cochez cette case, vous pouvez générer une facture pour chaque réception de ligne de commande. Dans la société financière à laquelle le service des achats est lié, vous pouvez sélectionner les lignes de commande et générer des factures dans la session Génération des factures fournisseurs automatiques (tfacp2290m000). Paiement différé Ce champ peut avoir l'une des valeurs suivantes : Contrôle La création de factures automatiques n'est possible que pour la quantité totale reçue approuvée, une fois que les contrôles d'une réception donnée ont été effectués. Réception La création d'une facture automatique est immédiatement possible pour la quantité totale reçue. Si, après un contrôle, une certaine quantité est rejetée, vous pouvez créer une note de débit dans la session Génération des notes de débit (tfacp2270m000). Pour plus d'informations, reportez-vous à Facturation automatique. Etape 7. Traitement des commandes fournisseurs A la fin de la procédure de commande fournisseur, les commandes doivent être traitées dans la session Traitement cdes fournisseurs livrées (tdpur4223m000). Ces commandes traitées sont transférées de la base de données en cours vers la base de données de l'historique. Pour plus d'informations sur l'historique des commandes fournisseurs, reportez-vous à Historique des programmes d'achat/commandes fournisseurs. Rubriques liées Approbation des commandes fournisseurs Procédures de réception et de contrôle qualité Traitement des factures fournisseurs Facturation automatique Traitement des commandes fournisseurs/programmes d'achat Historique des programmes d'achat/commandes fournisseurs Vue d'ensemble du traitement d'une commande fournisseur |