| # Traitement des cartes d'achat Traitement des règlements par cartes d'achat Etape 1. Importation des demandes d'achat et des relevés (tfacp2255m000) Utilisez cette session pour : importer un fichier XML des relevés de carte d'achat que vous avez reçu de votre banque ; importer un fichier XML des demandes d'achat préparées dans le module E-Procurement ou dans toute autre application d'achats externe. Vous devez indiquer le nom du chemin d'accès du fichier à importer. Lors de l'import, ERP LN crée des relevés de carte d'achat ou des demandes d'achat basées sur les données importées. Etape 2. Demandes d'achat (tfacp2528m000) Affichez et corrigez une demande d'achat importée ou saisisses manuellement les demandes d'achat. Si vous avez importé une demande d'achat, vérifiez le contenu du champ Ligne de rapprochement. Etape 3. Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000) Afficher et corriger un relevé de carte d'achat importé ou saisir manuellement les relevés de carte d'achat. Etape 4. Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000) Affichez et corrigez les lignes de relevé de carte d'achat importées ou saisissez les lignes de relevé de carte d'achat. Si vous avez importé un relevé de carte d'achat, vérifiez le champ Description ligne contenant la ligne de rapprochement. Si vous avez coché la case Automatic Matching dans la session Paramètres ACP (tfacp0100s000) et que le type de ligne est Demandes d'achat, ERP LN tente de rapprocher la ligne de relevé de carte d'achat et les lignes de demande d'achat lorsque vous enregistrez la ligne. Si aucune erreur n'est survenue, ERP LN ajoute les lignes rapprochées dans la session Lignes relevé carte d'achat rapprochées des dem. d'achat (tfacp2527m000), puis attribue le statut Rapproché à la ligne de relevé et aux demandes d'achat associées. Si le type de ligne est Ajustements passés ou Autres, le statut Rapproché est attribué à la ligne de relevé lorsque vous l'enregistrez. Vous pouvez à présent : rapprocher automatiquement le relevé de carte d'achat et les demandes d'achat. Toutes les lignes du relevé sont rapprochées. Passez à l'étape 5. rapprocher manuellement les lignes de relevé de carte d'achat ou les lignes sélectionnées des demandes d'achat. Le statut de relevé de carte d'achat Rapproché est attribué si toutes les lignes sont rapprochées. Passez à l'étape 7. Etape 5. Génération des lignes de relevé Si le relevé de carte d'achat ne contient aucune ligne, cliquez sur Générer et rapprocher lignes dans le menu Spécifique de la session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000). ERP LN génère des lignes de relevé sur la base de la demande d'achat ayant le statut Créé, et la date de la demande d'achat est antérieure à celle du relevé de carte d'achat. Les lignes générées sont alors rapprochées des demandes d'achat. Poursuivez avec la procédure d'approbation des relevés de carte d'achat, comme le décrit l'étape 13. Etape 6. Rapprochement du relevé de carte d'achat Pour rapprocher le relevé de carte d'achat, cliquez sur l'une des commandes suivantes dans le menu Spécifique de la session Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000): Rapprocher. ERP LN attribue le statut Rapproché à toutes les lignes de relevé si le contenu du champ Ligne de rapprochement correspond à la ligne de rapprochement de la demande d'achat et si le montant de la ligne de relevé est égal à celui de la demande d'achat. Si un montant de TVA est présent, le montant de TVA de la ligne de relevé doit être égal à celui de la demande d'achat. Rapprocher/approuver/facturer relevés. La session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) est lancée. Pour rapprocher les relevés, cochez la case Rapprocher et cliquez sur Générer. Pour rapprocher, approuver et facturer automatiquement plusieurs relevés simultanément, cochez les cases Rapprocher, Approuver et Facturer. Si des erreurs se produisent, consultez le journal des erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez résoudre les erreurs et rapprocher de nouveau les relevés, ou bien rapprocher les lignes de relevé en suivant les étapes 7 et 8. Etape 7. Rapprochement manuel des lignes de relevé Pour rapprocher manuellement des lignes de relevé de carte d'achat, cliquez sur Lignes dans le menu Spécifique de la session Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000). La session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000) est lancée. Etape 8. Rapprochement d'une ou de plusieurs lignes Pour rapprocher la ou les lignes, cliquez sur l'une des commandes suivantes dans le menu Spécifique de la session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000): Générer et rapprocher lignes. ERP LN génère des lignes de relevé sur la base de la demande d'achat ayant le statut Créé. Les lignes générées sont alors rapprochées des demandes d'achat. Utilisez cette commande uniquement si le relevé de carte d'achat ne contient aucune ligne. Rapprocher toutes lignes relevé. ERP LN attribue le statut Rapproché à toutes les lignes de relevé si le contenu du champ Description ligne correspond à la ligne de rapprochement de la demande d'achat et si le montant de la ligne de relevé est égal à celui de la demande d'achat. Si un montant de TVA est présent, le montant de TVA de la ligne de relevé doit être égal à celui de la demande d'achat. Rapprocher ligne de relevé Si le type de ligne est Ajustements passés ou Autres, le statut Rapproché est attribué à la ligne. Si le type de ligne est Demande d'achat, la session Rapprochement des demandes d'achat (tfacp2570m000) est lancée. Reportez-vous à l'étape 10. Si des erreurs se produisent, consultez le journal d'erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez résoudre les erreurs et rapprocher de nouveau les lignes de relevé, ou bien rapprocher les lignes de relevé manuellement en suivant l'étape 10. Ensuite, approuvez les relevés de carte d'achat rapprochés en suivant l'étape 13. Etape 9. Journal d'erreurs (tfacp2536m000) Cette session permet d'afficher les erreurs consignées par ERP LN lors du rapprochement des lignes de relevés de carte d'achat et des demandes d'achat. Vous devez résoudre les erreurs et rapprocher à nouveau les relevés. Etape 10. Rapprochement des demandes d'achat (tfacp2570m000) Cette session permet de rapprocher manuellement les lignes de relevé et les demandes d'achat. Pour ajuster la quantité ou le montant rapproché, sélectionnez la ligne et cliquez sur Rapprocher manuellement dans le menu Spécifique. La session Rapprochement manuel des demandes d'achat (tfacp2170s000) est lancée. Ajustez la quantité ou le montant rapproché, puis cliquez sur Rapprocher pour rapprocher le relevé de la demande d'achat. La surfacturation s'applique si la quantité à rapprocher indiquée sur la ligne de relevé de carte d'achat dépasse la quantité indiquée sur la demande d'achat. Pour traiter la surfacturation, suivez l'étape 11. Si des différences de prix venaient à dépasser les limites définies, approuvez-les manuellement selon la procédure décrite à l'étape 12. Etape 11. Imputation de la surfacturation (tfacp2265m000) Cette session permet d'imputer la quantité surfacturée générée si le relevé de carte d'achat est facturé pour une quantité plus importante que la demande d'achat. Etape 12. Approbation des différences de prix (tfacp2539m000) Cette session permet d'approuver manuellement une différence de prix qui dépasse les limites définies. Vous pouvez approuver les différences comprises dans les tolérances définies dans la session Paramètres ACP (tfacp0100s000) ou des différences spécifiques dans la session Autorisations des factures fournisseurs (tfacp0150m000). Etape 13. Approbation des relevés de carte d'achat La session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) permet d'approuver les relevés de carte d'achat ayant le statut Rapproché. ERP LN leur attribue le statut Approuvé. Si des erreurs se produisent, consultez le journal des erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez résoudre les erreurs et approuver à nouveau les relevés. Etape 14. Facturation des relevés de carte d'achat La même session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) permet de facturer les relevés de carte d'achat ayant le statut Approuvé. ERP LN leur attribue le statut Imputé. ERP LN crée des factures de coûts pour les relevés de carte d'achat. Si une autorisation de règlement est requise pour les factures de coûts, approuvez le règlement dans la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000). Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Autorisation de règlement dans Comptabilité fournisseurs. Etape 15. Imputation des provisions (tfacp2260m000) A la clôture de la période, cette session permet d'imputer la provision des demandes d'achat en cours auxquelles vous n'appliquez pas de provisions pour factures à recevoir dans un compte de factures à recevoir. Lorsque vous clôturez une période ERP LN crée les imputations suivantes pour les demandes d'achat auxquelles les provisions pour factures à recevoir ne s'appliquent pas : Pour provisionner les écritures : Débit : compte de coûts de revient pour les demandes d'achat, dans la période de provision. Crédit : factures à recevoir. Si vous facturez les relevés de carte d'achat ultérieurement pendant la période de contrepassation : Débit : factures à recevoir. Crédit : compte collectif de la Comptabilité fournisseurs. Etape 16. Impression de l'état des écarts (tfacp1421m000) Cette session permet de générer un état des écarts trouvés lors de la procédure de rapprochement. Etape 17. Archivage/suppression factures fourn. totalement réglées (tfacp2250m000) Retirez les factures réglées en totalité ainsi que les relevés de carte d'achat, les lignes de relevé et les demandes d'achat associés. Etape 18. Mise à jour de la prévision de trésorerie (tfcmg3210m000) Cette session vous permet de sélectionner toutes les demandes d'achat non encore facturées. La quantité non imputée est ajoutée à la prévision de trésorerie. Rubriques liées Règlements par cartes d'achat Configuration du traitement des règlements par cartes d'achat Autorisation de règlement dans Comptabilité fournisseurs |