| Processus d'approbation |  |
| Un approbateur doit approuver une demande d'achat pour qu'elle puisse être convertie en commande fournisseur ou en appel d'offres. Un approbateur est un employé compétent autorisé à approuver les demandes d'achat soumises par les demandeurs. En tant qu'approbateur, vous pouvez effectuer les opérations suivantes sur les demandes d'achats qui vous sont soumises : approuver, rejeter, modifier, soumettre à nouveau (à un autre approbateur). Constitution de la liste d'approbateurs La session Approbateurs (tdpur2105m000) permet de gérer la liste des approbateurs compétents (personnes ou services) et de définir une hiérarchie dans la structure d'approbation pour que le premier approbateur sache à qui il peut transmettre la demande. Avant d'ajouter des entrées dans la liste d'approbateurs, il est nécessaire de définir les données de base suivantes : Indiquez les employés et les services dans les sessions Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000) et Départements (tcmcs0565m000). Une personne ayant le statut d'approbateur ne peut être rattachée qu'à un seul service. Vous devez donc définir les paramètres par défaut du service de cet employé dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). La date d'application et la date d'expiration de l'approbateur doivent être conformes et vérifiées dans l'enregistrement de l'employé, dans la session Employés - Caractéristiques générales (tccom0101m000). De même, l'Approbateur défini dans la session Approbateurs (tdpur2105m000) doit être associé à une Date d'application et à une Date d'expiration autorisées. Remarque Pour limiter l'approbation des demandes d'achat à des utilisateurs particuliers, cochez la case Vérification du code d'accès de l'employé pour approbation de la session Paramètres des demandes d'achat (tdpur0100m200). Le champ Département de la session Approbateurs (tdpur2105m000) doit être renseigné. Lorsque vous sélectionnez un approbateur dans le champ Approbateur de la session Approbateurs (tdpur2105m000), il doit être rattaché au service correspondant sélectionné. Seuls les services approbateurs qui sont des services des achats et les approbateurs individuels du service des achats sont autorisés à donner l'approbation finale aux demandes d'achats et à les convertir en appels d'offres ou commandes fournisseurs. Parmi les services approbateurs suivants dans la hiérarchie, il peut y avoir plusieurs services des achats. L'un d'entre eux doit accorder l'approbation finale d'une demande d'achat. Utilisez la session Impression des approbateurs (tdpur2405m000) pour imprimer la liste des approbateurs. Approbation des demandes d'achat Dans la session Approbation de la demande d'achat (tdpur2106s000), un approbateur peut approuver des demandes d'achat en leur attribuant le statut Approuvé. Si une autre approbation est requise, l'approbateur doit renseigner le champ Département approbateur suivant de la session Approbation de la demande d'achat (tdpur2106s000). Le champ Approbateur suivant est facultatif. S'il est défini, l'approbateur suivant doit toutefois être autorisé et associé au service approbateur correspondant. Si le champ Département approbateur suivant est renseigné, l'approbateur actuel doit cliquer sur Soumettre demandes d'achat pour soumettre la demande d'achat au service approbateur suivant. Cette procédure se répète jusqu'à ce que le Département approbateur suivant soit un approbateur final du service des achats. Le Département approbateur suivant peut être de n'importe quel type, mais il doit figurer dans la liste des approbateurs en tant que service approbateur compétent. Si le Département approbateur suivant est un service des achats, il peut remplir la fonction d'approbateur final. Si le service approbateur est un service des achats et qu'il est l'approbateur final (le champ Approbateur suivant n'est pas renseigné dans la session Approbation de la demande d'achat (tdpur2106s000) ), il est responsable de la saisie du type de conversion et du type de commande. Dans ce cas, la procédure d'approbation prend fin. Remarque La session Statut d'approbation des demandes d'achat par approbateur (tdpur2516m000) permet aux approbateurs de consulter les demandes d'achat soumises à leur approbation. Avant d'approuver une demande d'achat, l'approbateur peut consulter les lignes de demande d'achat en cliquant sur Lignes demandes d'achat dans la session Approbation de la demande d'achat (tdpur2106s000). La session Demandes d'achat - Lignes (tdpur2502m000), qui présente les lignes de demande d'achat correspondantes, s'affiche alors. Pour afficher le détail d'une ligne de demande d'achat, l'approbateur doit sélectionner cette ligne et cliquer deux fois dessus dans la session Demandes d'achat - Lignes (tdpur2502m000) pour ouvrir la session Demande d'achat - Détails de la ligne (tdpur2102s000). Le cas échéant, il peut alors rejeter une ligne de demande d'achat spécifique. L'approbateur peut changer le statut de la demande d'achat en Approuvé ou Rejeté. S'il attribue par erreur à une demande d'achat le statut approuvé ou rejeté (et qu'il l'enregistre), il a toujours la possibilité de rétablir le statut Soumis. L'approbateur dispose donc d'une fonction permettant de corriger les éventuelles erreurs. Cependant, une demande d'achat définitivement Approuvé ne peut pas revenir au statut Soumis. Vous ne pouvez convertir que des demandes d'achat définitivement approuvées. Si une ligne de demande d'achat au moins a le statut Approuvé, la demande correspondante peut être approuvée. Si toutes les lignes sont rejetées, la demande d'achat doit avoir le statut Rejeté. Rubriques liées Demandes d'achat Statuts des demandes d'achat Vérification lors de la conversion des demandes d'achat |