| Fonctionnalité de gestion des relations |  |
| Le module Gestion des relations permet d'effectuer les tâches suivantes : suivre des opportunités ; Opportunités définir des activités ; Activités consulter des rendez-vous ; Rendez-vous définir et utiliser l'écran d'information ; Ecran d'information créer des lettres ; Lettres créer des expressions de sélection ; Expressions de sélection créer des états ; Etats utiliser la session Tableau de bord de gestion des relations ; Tableau de bord de gestion des relations consulter l'historique des activités. Historique des activités Opportunités Les opportunités servent à regrouper des activités et à les lier à des tiers pour effectuer des tâches de marketing séquentielles. Pour utiliser des opportunités, cochez d'abord la case Opportunité d'util. de la session Paramètres de gestion des relations (tdsmi0100s000). Vous pouvez ensuite créer des opportunités dans la session Opportunité (tdsmi1610m000). Remarque Vous pouvez utiliser les données de cette session pour : affecter des contacts à une opportunité pour indiquer les coordonnées du contact chez le tiers pour cette opportunité. En premier lieu, le contact doit être défini dans Données communes (TC) depuis la session Contacts (tccom4540m000). Le contact doit ensuite être lié au tiers dans la session Contacts (par tiers) (tccom4545m000) avant de pouvoir être lié dans la session Contacts par opportunité (tdsmi1122m000). Ajouter de façon globale des définitions de caractéristiques à une opportunité. Gérer, ajouter ou supprimer des activités. Activités Une activité est un événement ou une tâche planifiée avec des tiers. Il peut s'agir d'appels téléphoniques, de publipostages, de visites, d'enquêtes, etc. Les activités sont d'abord définies de façon générique lors de leur création. L'activité est ensuite planifiée avec un tiers, individuellement ou dans le cadre d'une opportunité. La procédure de définition et de programmation des activités comprend les étapes suivantes : Etape 1. Définition des activités La fonctionnalité de gestion des relations permet notamment de définir des tâches à planifier avec des tiers et de suivre l'évolution de ces tâches. Ces tâches sont définies comme des activités et créées dans la session Définition des activités (tdsmi0154s000). Par conséquent, avant que des activités puissent être effectuées pour des tiers, elles doivent être créées dans la session Définition des activités (tdsmi0154s000). Etape 2. Liaison d'activités à des tiers Une fois définies, les activités sont planifiées avec des tiers, ou avec des tiers et des opportunités. Il est possible de programmer des activités manuellement, une à une, dans la session Activité (tdsmi2600m000). Notes La case Fermé indique si l'activité est terminée ou non. Vous pouvez lier des caractéristiques à une activité. Par exemple, l'activité est une enquête et les questions à poser au tiers sont créées en tant que caractéristiques et liées à cette activité. Lorsque les employés effectuent cette activité, ils ouvrent les champs de caractéristiques et y saisissent les réponses à l'enquête obtenues par téléphone. Vous pouvez ajouter des activités à plusieurs tiers en une seule fois dans la session Ajout global des activités (tdsmi2210m100). Cette session permet d'ajouter des activités à plusieurs tiers ou opportunités à l'aide d'une tâche. Une session de tâches gère les informations relatives aux tâches par numéro de tâche, permettant ainsi à l'utilisateur d'exécuter une tâche lorsque cela est nécessaire. ERP LN programme les activités à l'aide des informations de durée d'activité, des heures et dates de début et des programmes actuels des représentants et des employés de gestion des relations. ERP LN ne programme un employé de gestion des relations ou un représentant pour deux activités simultanées. Il est néanmoins possible de programmer manuellement quelqu'un pour deux activités simultanées. ERP LN tient compte de la disponibilité et de la nécessité d'un représentant ou d'un employé de gestion des relations défini par code postal, zone ou secteur d'activité. Etape 3. Suppression globale des activités La session Suppression globale des activités (tdsmi2210m200) permet de supprimer en une fois les activités d'un groupe de tiers ou d'opportunités. Cette session peut être utile si une erreur a été commise durant l'exécution de la session Ajout global des activités (tdsmi2210m100). La suppression globale des activités est également utile si, par exemple, une entreprise prévoit d'appeler des clients mécontents et de mener une enquête mais ne réalise finalement qu'une enquête. Cette session peut être utile si, par exemple : une erreur a été commise durant l'exécution de la session Ajout global des activités (tdsmi2210m100); une entreprise prévoit d'appeler des clients mécontents et de mener une enquête mais ne réalise finalement qu'une enquête. Rendez-vous Des employés de gestion des relations ou des représentants sont désignés pour effectuer les activités s'ils sont liés à un tiers. Les sessions, qui indiquent les programmes de ces employés, fournissent les mêmes données que la session Activités (tdsmi2500m000), mais dans un format différent. La modification des programmes a une incidence sur la session Activités (tdsmi2500m000) et inversement. Les sessions suivantes indiquent les activités affectées à un employé de gestion des relations/représentant particulier : Rendez-vous par employé de gestion des relations (tdsmi2500m200) Rendez-vous par représentant (tdsmi2500m100) Remarque Si la case A iCalendrier de la session Représentants par activité (tdsmi2130m000) est cochée et que des représentants ont été saisis, des demandes de rendez-vous peuvent être envoyées à destination des calendriers externes des représentants définis pour l'activité. Le bouton MàJ iCalendrier de la session Activité (tdsmi2600m000) permet d'envoyer ces demandes. Ecran d'information Les activités peuvent être consultés depuis différents écrans du module Gestion des relations. L'écran d'information défini dans la session Ecran d'informations (tdsmi0140m000) constitue l'un de ces modes de consultation. Dans la session Ecran d'informations (tdsmi0140m000), vous pouvez définir l'ordre dans lequel les activités doivent s'afficher, indiquer si elles sont en cours ou terminées et si la première ou la dernière occurrence d'une activité doit s'afficher dans le cas où cette activité est définie plusieurs fois pour un tiers donné. Cette session détermine les informations des activités consultables dans la session Opportunités (tdsmi1510m000). Remarque La session Opportunités (tdsmi1510m000) affiche les activités dans la zone de groupe Activité selon la séquence de l'écran d'information. Seules trois activités peuvent être affichées simultanément. Lettres Les lettres adressées aux tiers et les publipostages sont des activités de marketing courantes. Le module Gestion des relations vous permet de créer, d'enregistrer et de modifier des lettres. La fonctionnalité de publipostage vous permet d'imprimer une lettre standard intégrant des informations propres aux tiers. Vous pouvez exporter des lettres dans d'autres programmes de traitement de texte afin d'utiliser des fonctionnalités telles que la vérification orthographique. La procédure de création et d'impression des lettres comprend les étapes suivantes : Etape 1. Création de lettres Dans la session Lettres (tdsmi1150m000), il est possible de créer des lettres destinées à des tiers. Vous pouvez créer les lettres dans un format standard. Vous y intégrerez les informations propres aux tiers ultérieurement. Vous pouvez utiliser un éditeur de texte pour définir le corps de la lettre. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion des relations - Editeur de texte. Etape 2. Utilisation du publipostage La session Publipostage par lettre standard (tdsmi2410m000) permet d'imprimer ou de traiter des lettres pour des tiers (prospects ou clients), des opportunités, des contacts ou des activités. La session Publipostage par lettre standard (tdsmi2410m000) est une session de tâches. Dans cette session, les données sont stockées dans une tâche en vue de leur réutilisation. Vous pouvez indiquer une plage de données à imprimer dans le publipostage. Expressions de sélection Une expression de sélection permet à un utilisateur de définir des critères de recherche afin de créer un groupe cible. Ce groupe cible peut servir à définir les relations d'une action particulière. Les expressions de sélection permettent de créer des plages cibles pour des opportunités, d'ajouter des caractéristiques et des activités de façon globale, de réaliser des publipostages (lettres) et de créer des états. Les expressions de sélection sont similaires aux critères utilisés dans les tableurs et les bases de données, tels que Lotus 1-2-3 et Microsoft Excel. Elles sont créées dans la session Sélections (tdsmi0170m000) et peuvent servir pour des lettres, des états, etc. Elles peuvent être simples ou complexes selon les critères utilisés. Vous pouvez utiliser un éditeur de texte pour définir les expressions. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Gestion des relations - Editeur de texte. Exemple Une entreprise a créé une fonction à lier à ses tiers, qui indique la date à laquelle ceux-ci sont devenus des tiers. Il est possible de créer une expression de sélection pour rechercher les tiers qui sont devenus des tiers durant les 45 derniers jours. L'expression de sélection peut utiliser la caractéristique de ce groupe cible. L'entreprise utilise également des phases pour suivre son avancement lié aux tiers. Une phase indique que le tiers requiert des informations supplémentaires. L'expression de sélection peut utiliser cette phase pour cibler les tiers que l'entreprise doit appeler ou auxquels elle doit envoyer des informations. La session Sélections (tdsmi0170m000) dresse la liste des codes et descriptions des sélections définies par les utilisateurs. Les cases à cocher indiquent s'il existe un texte pour une sélection ou si une expression est définie pour une sélection. Les textes et expressions sont créés à l'aide de la fonctionnalité de texte, dans le menu Modifier. Dans le menu Spécifique, vous pouvez sélectionner Compiler expression pour vérifier la syntaxe de l'expression de sélection. Ce n'est pas obligatoire mais vous pouvez utiliser cette option en guise de précaution. Etats Vous pouvez définir des états dans le but de consulter les données définies par l'utilisateur. Les informations d'un état dépendent de différents critères. Le module Gestion des relations vous permet de créer des états en vue de consulter les données correspondant à vos critères. La procédure de définition des états comprend les étapes suivantes : Etape 1. Définition d'un état Pour créer un état, vous devez d'abord définir un code, une description, un en-tête et un pied de page dans la session Etats (tdsmi0180s000). Etape 2. Création de mises en page d'états Les définitions de colonnes, qui précisent les informations qui doivent être mentionnées dans les colonnes des états, sont créées dans la session Présentation des états (tdsmi0181s000). Ces informations peuvent inclure des champs de table ou des définitions de caractéristiques. Etape 3. Impression d'états La session Impression paramétrable (tdsmi2410m100) est une session de tâches permettant d'imprimer les états définis dans le module Gestion des relations. La tâche permet d'enregistrer les données par numéro en vue de leur réutilisation. Remarque La session Etats par activité (tdsmi0130m000) permet d'affecter un état, défini dans ERP LN ou par un utilisateur dans la session Modèles d'état (ttaad3530m000), à une activité. Si vous imprimez des activités ou un historique des activités dans la session Impression des activités (tdsmi2400m000) ou Impression des activités (historique) (tdsmi2405m000), vous pouvez également imprimer cet état en cochant la case Utiliser les états prédéfinis dans ces sessions. Tableau de bord de gestion des relations Dans une société, les responsables de comptes sont chargés de gérer les relations avec les tiers acheteurs, également appelés comptes ou relations commerciales. Ils passent beaucoup de temps à traiter les demandes et proposition des tiers. Ils doivent donc disposer d'une bonne vision de la situation des tiers acheteurs dont ils sont responsables. Les acheteurs sont responsables de l'approvisionnement des matières et de la négociation avec les différents tiers vendeurs et agences internes pour ces matières. Ils passent donc beaucoup de temps à assurer le suivi des matières et à répondre aux questions relatives à l'approvisionnement, à la qualité et au paiement. La session Tableau de bord de gestion des relations (tdsmi1500m000) fournit un aperçu des informations relatives aux tiers acheteurs ou vendeurs et permet à un responsable de compte ou à un acheteur d'effectuer diverses tâches liées au tiers. Elle facilite donc le travail quotidien des responsables de comptes qui peuvent ainsi traiter les demandes et propositions des tiers avec précision et souplesse. Pour l'acheteur, le processus de négociation s'en trouve facilité. Remarque Si vous cochez la case Afficher uniquement les tiers du responsable de compte ou Afficher uniquement les tiers pour l'acheteur dans la session Tableau de bord de gestion des relations (tdsmi1500m000), seuls les tiers ayant un rapport avec le responsable de compte ou l'acheteur spécifique sont affichés. Historique des activités La session Activités (historique) (tdsmi2505m000) affiche les informations relatives à toutes les activités, y compris leurs caractéristiques, quel que soit leur statut. Si nécessaire, vous pouvez supprimer de façon globale l'historique des activités dans la session Suppression globale des activités (historique) (tdsmi2210m300). Rubriques liées Présentation de la gestion des relations Gestion des relations - données de base Gestion des relations - Editeur de texte |