| Concepto de archivado |  |
| Las compañías dedican tiempo a desarrollar procedimientos para especificar datos en un sistema ERP, así como a desarrollar procedimientos para archivar manuales, planos, especificaciones y otros documentos impresos. Sin embargo, en muchos casos, no dedican tiempo a procedimientos para almacenar datos históricos electrónicos. En este documento se pretende concienciar sobre el archivado de datos electrónicos, no como solución técnica, sino como una parte integral de los procesos empresariales. Este documento puede resultar útil para guiarle por todo el proceso de archivado. ¿Qué es el archivado? En general, el archivado es el proceso que implica mover los datos históricos del entorno operativo a un entorno de archivo especial. En casa, podría mover los extractos de banco antiguos de un armario de su despacho a una caja del desván. En la oficina, podría almacenar las copias impresas antiguas de órdenes de compra en una sala alejada de su lugar de trabajo. El que ya no necesite la información para su trabajo diario, no quiere decir que pueda deshacerse de ella. En cuanto a los datos electrónicos de su sistema ERP LN, el archivado significa mover los datos históricos de la compañía operativa a una compañía de archivo especial; de esa forma, los datos históricos dejarán de estar a mano y pasarán a estar almacenados y protegidos. Para liberar espacio en el disco del equipo después de haber archivado los datos, también puede mover los datos históricos a un medio externo, como una cinta, un DVD o un CD-ROM. ERP LN contiene sesiones de archivado estándar en todos los módulos principales. Estas sesiones tienen como objetivo copiar los datos históricos a la compañía de archivo para, a continuación, borrar los datos de la compañía operativa. Para obtener más información sobre estas sesiones de archivado, consulte el capítulo 3, “Archivar datos logísticos” y el capítulo 4, “Archivar datos contables”. Sin embargo, antes de archivar los datos, debe definir un plan y una estrategia de archivado adecuados, que deben ser un proceso de equipo. Después, se deben comunicar a todos los miembros de la organización la estrategia y el plan documentados. Estrategia de archivado El archivado de datos históricos es un proceso irreversible. Una vez movidos los datos a la compañía de archivo, ya no se pueden volver a cargar en la compañía operativa. El archivado tiene un efecto directo en la accesibilidad y disponibilidad de la información, por lo que debe definir una estrategia de archivado sólida que abarque tres temas principales: qué, cuándo y quién. ¿Qué datos se pueden archivar o borrar? Son varias las partes relacionadas con la compañía que utilizan la información según las transacciones logísticas y los asientos contables producidos en el pasado. Antes de archivar o borrar este tipo de información, debe consultar quién podría necesitarla. Normalmente, existen tres opciones: Archivar y borrar (1) Borrar (2) Sólo archivar (3) Si se utilizan las opciones 1 o 2, el archivado se vuelve irreversible. Por ejemplo, si archiva sólo porque desea realizar una vista previa de los resultados, el archivado se puede realizar una serie de veces. Necesidades empresariales Las necesidades empresariales determinan qué se debe almacenar y durante cuánto tiempo. Por ejemplo, si tuviera que conservar una copia durante cinco años de sus proyectos, tal vez tuviera que conservar el proyecto abierto durante ese período o conservar el proyecto en una compañía de archivo. Por tanto, si el proyecto debe quedarse abierto, no se puede archivar ningún tipo de información relacionada con el proyecto, incluidas las órdenes y las transacciones de integración. Cada responsable de una compañía debe decidir durante cuánto tiempo se deben almacenar determinados datos en un entorno operativo para poder acceder a ellos de forma rápida. También deberán detallarse los requisitos de elaboración de informes. Requisitos legales En la mayoría de los países, se aplican requisitos legales a los datos contables. Las autoridades fiscales pueden exigir que se conserven lo datos contables durante un mínimo de años. Asimismo, en determinadas líneas de negocio, como el sector de la alimentación y el aeroespacial, los gobiernos aplican determinados requisitos legales, que puede afectar a su estrategia de archivado. Requisitos de usuarios Los usuarios también dependen de la información histórica. Por ejemplo, un empleado del servicio de atención al cliente podría necesitar tener disponible la información de expediciones de hasta un año antes para poder responder de la forma adecuada a los clientes. Estos requisitos también se deben tener en cuenta al definir lo que se puede archivar. ¿Cuándo se pueden archivar los datos? Según las respuestas proporcionadas a la pregunta anterior, ya puede establecer un período de conservación de los datos históricos relevantes en su entorno operativo y otro de conservación de los datos para poder acceder a ellos en el entorno de archivo. ¿Quién puede archivar los datos? Debido a que el archivado es un proceso irreversible, existe cierto riesgo. Por ejemplo, ¿qué ocurriría si uno de sus empleados iniciara una sesión de archivado por error? Por este motivo, debe decidir quién está autorizado a archivar y borrar los datos para, a continuación, configurar estos permisos con la funcionalidad que ofrece ERP LN. Debido a que no se deben realizar más cambios en los datos archivados, también se debe restringir el acceso a la compañía de archivo con el permiso de sólo lectura para la mayoría de los usuarios. Coordinar la estrategia con la funcionalidad de ERP LN Una vez que haya comprobado todos los requisitos, el paso siguiente consiste en verificar si la funcionalidad de ERP LN estándar es suficiente para satisfacer sus necesidades. Normalmente, ERP LN proporciona la funcionalidad que permite satisfacer todas sus necesidades, pero no por ello debe sentirse obligado a utilizarla. Se recomienda no personalizar el software; sin embargo, como lo que buscamos es una solución de almacenamiento de datos operativos a largo plazo, las personalizaciones no se deben descartar totalmente. Un ejemplo es que se necesite mostrar, en un informe, los datos de la compañía viva y de la compañía de archivo. En la versión actual, esta funcionalidad no existe como estándar, pero esto puede ser importante para gestionar su negocio. Y, lo que puede incluso ser más importante, si está utilizando software personalizado, es saber si se han incluido sesiones de archivado. ¿Tiene en cuenta los campos y las tablas que ha personalizado? Las tablas y los campos personalizados puede que se tengan que incluir al realizar borrados o archivados. Plan de archivado Una vez definida una estrategia de archivado que se ajuste a sus necesidades, puede definir el plan de archivado. En él, la estrategia se traduce en un nivel más operativo. Entorno de archivo Según la estructura de la compañía operativa actual, el espacio en disco disponible y la estrategia definida, debe decidir cómo configurar el entorno de archivo. ¿Cuántas compañías necesita? ¿Desea almacenar los datos archivados en un medio externo? ¿Desea una compañía de archivo para cada ejercicio fiscal o una compañía de archivo para varios ejercicios? Si desea archivar los datos de la forma correcta, necesita disponer de suficiente espacio de almacenamiento. La configuración del entorno de archivo debe coincidir con la del entorno operativo. Por tanto, si tiene una estructura contable única y multilogística, la estructura de la compañía de archivo también debe ser contable única y multilogística. Plan de pruebas En el plan de archivado, no debe olvidar las pruebas, ya que pueden resultar extremadamente útiles. Por ejemplo, es una manera de formar a los usuarios habituales y a los usuarios clave y que permite comprobar si la configuración de archivo es la correcta y, de esta forma, comprobar si los datos son coherentes, además de garantizar que la funcionalidad de las sesiones de archivado cumple las expectativas. Para obtener los mejores resultados posibles, debe realizar las pruebas en un entorno de prueba, en lugar de en el entorno operativo. El plan de pruebas debe incluir, al menos, lo que desee probar, las personas que van a ejecutarlo y cuándo se va a realizar. Además, debe definir los parámetros de validación: lo que se debe comprobar antes de que se puedan aceptar los resultados de las pruebas. Plan operativo En el plan operativo, debe abarcar los siguientes aspectos: Preparación de los datos. Frecuencia y secuencia del archivado/borrado de los datos (para cada sesión). Incorporación del archivado en los procedimientos (actividades diarias). Creación de una copia de seguridad antes de archivar una gran cantidad de datos. Impacto de las personalizaciones: ¿necesita cambiar las sesiones de archivado o crear nuevas sesiones? Comprobación de las soluciones más recientes que se deben implementar. Inclusión de una programación para estos tipos de actividades y asignación de actividades a funciones o usuarios concretos. Implementación El siguiente paso en el proceso de archivado es la implementación del plan de archivado. En esta fase, implementará el plan definido en los pasos anteriores. Como consecuencia de este paso, se producirá el movimiento real de los datos históricos de la compañía operativa a la compañía de archivo, no como una solución técnica a un problema, sino como un nuevo proceso como parte de su actividad diaria. En los siguientes capítulos se explica la configuración técnica y las sesiones de archivado funcionales con más detalle. Asimismo, se explica cómo puede archivar los datos de una forma correcta y segura. |