| Einkaufskartenverarbeitung |  |
| Verarbeiten von Zahlungen per Einkaufskarte Schritt 1. Anforderungen und Abrechnungen importieren (tfacp2255m000) In diesem Programm: Importieren Sie eine XML-Datei mit Einkaufskartenabrechnungen, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Importieren Sie eine XML-Datei mit Bestellanforderungen, die aus E-Procurement oder einer anderen externen Procurement-Anwendung stammt. Sie müssen den Pfad der zu importierenden Datei festlegen. Beim Import erstellt ERP LN auf Basis der importierten Daten Einkaufskartenabrechnungen oder Bestellanforderungen. Schritt 2. Bestellanforderungen (tfacp2528m000) Zeigen Sie eine importierte Bestellanforderung an, und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie die Bestellanforderungen manuell. Nach dem Importieren einer Bestellanforderung müssen Sie das Feld Abgleichposition überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird. Schritt 3. Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) Zeigen Sie importierte Einkaufskartenabrechnungen an, und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie Einkaufskartenabrechnungen manuell. Schritt 4. Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) Zeigen Sie die importierten Positionen der Einkaufskartenabrechnung an, und korrigieren Sie sie, oder geben Sie Positionen ein. Nach dem Importieren einer Einkaufskartenabrechnung müssen Sie das Feld Positionsbezeichnung überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird. Wenn Sie im Programm Parameter ACP (tfacp0100s000) das Kontrollkästchen Automatischer Abgleich markiert haben und die Positionsart Bestellanforderungen ist, versucht ERP LN, die Position der Einkaufskartenabrechnung mit den Anforderungspositionen abzugleichen, wenn Sie die Position speichern. Wenn keine Fehler vorliegen, fügt ERP LN die abgeglichenen Positionen dem Programm Mit Bestellanforderung abgeglichene Einkaufskartenabrechnungspos. (tfacp2527m000) hinzu und setzt den Status der Abrechnungsposition und der verbundenen Anforderungen auf Abgeglichen. Wenn die Positionsart Erfolgte Abgleiche oder Sonstiges ist, wird der Status der Abrechnungsposition beim Speichern der Position auf Abgeglichen gesetzt. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können die Einkaufskartenabrechnung automatisch mit Bestellanforderungen abgleichen. Alle Positionen der Abrechnung, die abgeglichen werden können, werden abgeglichen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort. Sie können einzelne Positionen der Einkaufskartenabrechnung oder gewählte Positionen manuell mit Bestellanforderungen abgleichen. Wenn alle Positionen abgeglichen sind, wird der Status der Einkaufskartenabrechnung auf Abgeglichen gesetzt. Fahren Sie mit Schritt 7 fort. Schritt 5. Erstellen von Abrechnungspositionen Wenn die Einkaufskartenabrechnung keine Positionen enthält, können Sie im Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) im Menü Zusatzoptionen auf Positionen generieren und abgleichen klicken. ERP LN generiert auf Basis der Bestellanforderung Abrechnungspositionen, die den Status Erstellt haben und deren Anforderungsdatum vor dem Datum der Einkaufskartenabrechnung liegt. Die generierten Positionen werden dann mit den Anforderungen abgeglichen. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben. Schritt 6. Abgleichen der Einkaufskartenabrechnung Zum Abgleichen der Einkaufskartenabrechnung klicken Sie im Menü Zusatzoptionen des Programms Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) auf einen der folgenden Befehle: Abgleichen. ERP LN setzt alle Abrechnungspositionen auf Abgeglichen, wenn das Feld Abgleichposition der Abgleichposition der Bestellanforderung entspricht und der Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmt. Wenn ein USt-Betrag vorhanden ist, muss der USt-Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmen. Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen. Das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) ) wird gestartet. Um die Abrechnungen abzugleichen, markieren Sie das Kontrollkästchen Abgleichen, und klicken Sie auf Generieren. Zum automatischen Abgleichen, Genehmigen und Fakturieren der Abrechnungen in einem Schritt markieren Sie die Kontrollkästchen Abgleichen, Genehmigen und Rechnung. Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen abgleichen, wie in Schritt 7 und 8 beschrieben. Schritt 7. Manuelles Abgleichen von Abrechnungspositionen Um einzelne Positionen der Einkaufskartenabrechnung manuell abzugleichen, klicken Sie im Menü Zusatzoptionen des Programms Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) auf Positionen. Das Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) wird gestartet. Schritt 8. Abgleichen der Position(en) Um die Position(en) abzugleichen, klicken Sie im Menü Zusatzoptionen des Programms Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) auf einen der folgenden Befehle: Positionen generieren und abgleichen. ERP LN erstellt Abrechnungspositionen auf Basis der Bestellanforderung mit dem Status Erstellt. Die generierten Positionen werden dann mit den Anforderungen abgeglichen. Verwenden Sie diesen Befehl, wenn die Einkaufskartenabrechnung keine Positionen enthält. Alle Abrechnungspositionen abgleichen. ERP LN setzt alle Abrechnungspositionen auf Abgeglichen, wenn die Abgleichposition im Feld Positionsbezeichnung der Abgleichposition der Bestellanforderung entspricht und der Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmt. Wenn ein USt-Betrag vorhanden ist, muss der USt-Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmen. Abrechn.Pos. abgleichen. Wenn die Kategorie der Positionsart Erfolgte Abgleiche oder Sonstiges ist, wird der Status der Position auf Abgeglichen gesetzt. Wenn die Positionsart die Kategorie Bestellanforderung hat, wird das Programm Mit Anforderungen abgleichen (tfacp2570m000) gestartet. Siehe Schritt 10. Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungspositionen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen manuell abgleichen, wie in Schritt 10 beschrieben. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben. Schritt 9. Fehlerprotokoll - Kreditkartenverarbeitung (tfacp2536m000) Mit diesem Programm können Sie die Fehler anzeigen, die ERP LN protokolliert, wenn Sie Positionen der Einkaufskartenabrechnung mit Bestellanforderungen abgleichen. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen. Schritt 10. Mit Anforderungen abgleichen (tfacp2570m000) Verwenden Sie dieses Programm zum manuellen Abgleichen der Abrechnungspositionen mit den Bestellanforderungen. Wenn Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag korrigieren möchten, markieren Sie die Position, und klicken Sie im Menü Zusatzoptionen auf Manuell abgleichen. Das Programm Anforderung manuell abgleichen (tfacp2170s000) wird gestartet. Korrigieren Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag, und klicken Sie auf Abgleichen, um die Abrechnung mit der Anforderung abzugleichen. Wenn die abzugleichende Menge auf der Abrechnungsposition der Einkaufskarte die Menge auf der Bestellanforderung überschreitet, liegt Überfakturierung vor. Die Überfakturierung ist wie in Schritt 11 beschrieben zu behandeln. Eine Preisdifferenz, die die festgelegten Grenzen überschreitet, ist wie in Schritt 12 beschrieben zu genehmigen. Schritt 11. Überfakturierung ausbuchen (tfacp2265m000) Verwenden Sie dieses Programm zum Ausbuchen der Überfakturierungsmenge, die dann vorliegt, wenn die Einkaufskartenabrechnung für eine größere Menge als angefordert fakturiert wird. Schritt 12. Preisabweichungen genehmigen (tfacp2539m000) Mit diesem Programm genehmigen Sie eine Preisdifferenz manuell, die die festgelegten Preisdifferenz-Toleranzgrenzen überschreitet. Sie können Abweichungen innerhalb der Toleranzen genehmigen, die im Programm Parameter ACP (tfacp0100s000) oder speziell für Sie im Programm Berechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0150m000) festgelegt wurden. Schritt 13. Genehmigen der Einkaufskartenabrechnungen Zum Genehmigen von Einkaufskartenabrechnungen mit dem Status Abgeglichen verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000). ERP LN ändert den Status in Genehmigt. Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut genehmigen. Schritt 14. Fakturieren der Einkaufskartenabrechnungen Verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) auch zum Fakturieren von Einkaufskartenabrechnungen mit dem Status Genehmigt. ERP LN ändert den Status in Gebucht. ERP LN erstellt Kostenrechnungen für die Einkaufskartenabrechnungen. Wenn für Kostenrechnungen eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, müssen Sie die Zahlung im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) genehmigen. Weitere Informationen finden Sie in Zahlungsgenehmigung im Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP). Schritt 15. Abgrenzung Journalbuchungen buchen (tfacp2260m000) Bei Periodenabschluss können Sie dieses Programm verwenden, um die abgegrenzten offenen Bestellanforderungen, auf die Sie Eingang Desktop nicht anwenden, auf ein Konto "ohne Rechnung" zu buchen. Wenn Sie eine Periode abschließen, erstellt ERP LN für die Bestellanforderungen, auf die Eingang Desktop nicht angewandt wird, folgende Buchungen: Zum Abgrenzen der Buchungen: Soll: Kostenkonto für Bestellanforderungen in der Abgrenzungsperiode Haben: Wareneingang ohne Rechnung Bei späterer Fakturierung der Einkaufskartenabrechnungen in der Gegenbuchungsperiode: Soll: Wareneingang ohne Rechnung Haben: Kreditorensammelkonto Schritt 16. Abweichungsbericht drucken (tfacp1421m000) Mit diesem Programm können Sie einen Bericht der beim Abgleichen festgestellten Abweichungen erstellen. Schritt 17. Vollständig bezahlte Eingangsrechnungen archivieren/löschen (tfacp2250m000) Löschen Sie die vollständig bezahlten Rechnungen und die verbundenen Einkaufskartenabrechnungen, die Abrechnungspositionen und Bestellanforderungen. Schritt 18. Liquiditätsprognose aktualisieren (tfcmg3210m000) In diesem Programm können Sie alle noch nicht fakturierten Bestellanforderungen markieren. Die ungebuchte Menge wird der Liquiditätsprognose hinzugefügt. Verwandte Themen Zahlungen per Einkaufskarte Einrichten der Einkaufskartenverarbeitung Zahlungsgenehmigung im Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP) |