| Abgleichen und Genehmigen von Eingangsrechnungen |  |
| Der Abgleich von Eingangsrechnungen ist ein Schritt des Verfahrens, das Eingangsrechnungen durchlaufen. Es wird unter Verarbeiten von Eingangsrechnungen beschrieben. Wenn die Rechnung vollständig abgeglichen ist, kann sie genehmigt werden. Hinweis In einer Mehrfirmenstruktur können Sie einen Eingangsrechnungsabgleich für mehrere Firmen einrichten, wie in Eingangsrechnungsabgleich in Mehrfirmenstruktur beschrieben. Sie können mit Bestellungen verbundene Rechnungen abgleichen mit: Lastschriften für die bestellten Waren Bestellungen Mit Frachtaufträgen verbundene Rechnungen können Sie mit Frachtaufträgen abgleichen. Sie können Eingangsrechnungen auf zwei Arten verarbeiten: Manuelle Verarbeitung einzelner Eingangsrechnungen Abgleich und Genehmigung ganzer Rechnungsbereiche in einem Hintergrundvorgang Informationen zu den Buchungen, die bei den einzelnen Schritten erstellt werden, finden Sie in Geschäftsprozess - Bestellung. Hinweis Wenn mit den Zahlungsbedingungen der Rechnung ein Zahlungsschema verknüpft ist, führen Sie die oben beschriebenen Schritte für die Positionen des Zahlungsschemas durch, nicht für die eigentliche Rechnung. Eine Eingangsrechnung kann entweder im Abgleich gegenüber Wareneingängen oder im Abgleich gegenüber Aufträgen verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise während eines automatischen Abgleichs eine Eingangsrechnung teilweise gegenüber Wareneingängen abgeglichen haben, können Sie den Rechnungsrestbetrag mit einer Bestellposition abgleichen. Bestellpositionen können zusätzlich entweder im Abgleich gegenüber Wareneingängen oder im Abgleich gegenüber Aufträgen verwendet werden. Wenn Sie also eine Eingangsrechnung gegenüber mehreren Bestellpositionen abgleichen möchten, müssen Sie für alle Bestellpositionen dasselbe Abgleichverfahren verwenden. Um Probleme zu vermeiden, können Sie dasselbe Abgleichverfahren in allen Fällen verwenden. Wenn Sie Zahlungsvereinbarungen verwenden, kann ERP LN nur Rechnungs- mit Bestellpositionen abgleichen, die dieselbe Zahlungsvereinbarung haben. Weitere Informationen finden Sie in Verwenden von Zahlungsvereinbarungen. Abgleichen von Eingangsrechnungen Sie können einzelne Eingangs- und Frachtrechnungen auf die folgenden Arten abgleichen: Automatisch ERP LN gleicht automatisch die erfassten Eingangsrechnungen mit der jeweiligen Bestellung, Lieferschein, Ladung oder Sendung ab. Wenn die Rechnung nur teilweise abgeglichen werden kann, können Sie den nicht zugeordneten Betrag manuell abgleichen. Siehe hierzu Automatischer Abgleich von Eingangsrechnungen. Manuell Sie können Rechnungen manuell abgleichen, wenn Sie nicht die zugehörige Nummer der Bestellung, des Lieferscheins, der Ladung oder Sendung kennen oder wenn Sie die Rechnung mit mehreren Aufträgen abgleichen möchten. Siehe hierzu Manueller Abgleich von Eingangsrechnungen. In einem Hintergrundvorgang Einen Bereich erfasster Rechnungen können Sie in einem Hintergrundvorgang abgleichen und genehmigen. Siehe hierzu Abgleichen und Genehmigen von Eingangsrechnungen im Hintergrund. Genehmigen von Eingangsrechnungen Wenn der nicht zugeordnete Betrag einer Rechnung null beträgt oder innerhalb der Toleranzspanne liegt, ist die Rechnung vollständig abgeglichen und Sie können sie genehmigen. Um die Rechnung zu genehmigen, wählen Sie sie aus und klicken im Menü Zusatzoptionen auf Genehmigen, und zwar in einem der folgenden Programme: Programm Eingangsrechnungen (tfacp1110s000) Programm Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107s000) Wurde die Rechnung erfolgreich genehmigt, so erhält sie den Status Genehmigt. ERP LN erstellt mehrere Einträge im Hauptbuch. Wenn die Rechnung gesperrt wurde, fragt ERP LN, ob der Sperrgrund entfernt werden kann. Genehmigen von Rechnungen zur Zahlung Neben dem Genehmigen von Rechnungen zur Verarbeitung können Sie Eingangsrechnungen und Kostenrechnungen auch separat zur Zahlung genehmigen. Im Programm Parameter ACP (tfacp0100s000) können Sie die Rechnungsarten festlegen, für die Zahlungsgenehmigungen erforderlich sind. Wenn die Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, muss ein berechtigter Anwender die Eingangsrechnung im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) genehmigen. Im Programm Rechnungen für Zahlung auswählen (tfcmg1220m000) des Moduls Zahlungswesen lassen sich nur Rechnungen auswählen, die zur Zahlung genehmigt wurden. Weitere Informationen finden Sie in Zahlungsgenehmigung im Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP). Genehmigen von Preisdifferenzen und Zusatzkosten Wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu genehmigen, prüft ERP LN, ob zwischen Bestellung und Rechnungsbetrag eine Differenz besteht. Vor der endgültigen Genehmigung müssen Sie die Differenzen bearbeiten: Preisdifferenzen, die durch einen geänderten Preis pro Einheit oder durch eine Abweichung der Wechselkurse am Bestelldatum und am Rechnungsdatum verursacht werden. Wenn die Preisdifferenz die Toleranzspanne überschreitet, muss ein dazu berechtigter Mitarbeiter die Differenz genehmigen, bevor Sie die eigentliche Rechnung genehmigen können. Zusatzkosten, z. B. Frachtkosten, die nicht in der Bestellung enthalten waren. Um eine Buchung für Zusatzkosten zu erstellen, klicken im Menü Zusatzoptionen des Programms Eingangsrechnungen (tfacp1110s000) auf Kosten hinzufügen. Dadurch wird das Programm Abgeglichene Eingangsrechnung/Buchungen Auszug-Pos. (tfacp1133s000) gestartet, in dem Sie diese zusätzlichen Kosten buchen können. Wenn die Preisdifferenz die Toleranzspanne überschreitet, muss ein dazu berechtigter Mitarbeiter die Differenz genehmigen, bevor Sie die eigentliche Rechnung genehmigen können. Weitere Informationen finden Sie in Genehmigung von Preisdifferenzen und Zusatzkosten. Aktualisieren des Einkaufspreises eines Artikels Nach der Genehmigung werden der letzte EK-Preis und der durchschnittliche EK-Preis für die abgeglichenen Wareneingangs- oder Bestellpositionen für den bestellten Artikel im Programm Artikel - Einkauf (tdipu0101m000) aktualisiert. Wenn Sie den EK-Preis des Artikels nicht aktualisieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Programm Bestellpositionen abgleichen (tfacp2541m000) den Datensatz der Bestellposition. Wählen Sie im Menü Zusatzoptionen die Option Re. mit Bestellpos. abgleichen. Das Programm Re. mit Bestellpos. abgleichen (tfacp2150s000) wird gestartet. Heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens Durchschnittlichen/letzten EK-Preis aktualisieren auf. Die Daten zum Einkaufspreis des Artikels werden nicht aktualisiert. Beim Eingang der letzten Rechnung zu dieser Wareneingangsposition können Sie das Kontrollkästchen Durchschnittlichen/letzten EK-Preis aktualisieren markieren. Die Artikeldaten werden aktualisiert und die Preisdifferenzen berechnet. Korrigieren von Eingangsrechnungen Mit den folgenden Verfahren können Sie journalisierte und nicht journalisierte Eingangsrechnungen korrigieren: Gutschriften Erstellen Sie zum Korrigieren des Rechnungsbetrags eine Gutschrift. Eine Gutschrift kann sich auf eine einzelne oder auf mehrere Rechnungen beziehen. Weitere Informationen finden Sie in Gutschriften. Korrekturposten der Eingangsrechnung Um andere Rechnungsdaten als den Rechnungsbetrag zu korrigieren, z. B. den Zahlungsempfänger, das Belegdatum oder den Wechselkurs, müssen Sie eine Rechnungskorrektur erstellen. Weitere Informationen finden Sie in Korrekturen der Eingangsrechnung. Anzeigen des Fehlerprotokolls Zum Anzeigen der Fehlermeldungen, die von einem Abgleich- und Genehmigungsvorgang herrühren, starten Sie das Programm Fehlerprotokoll (tfacp2580m000). Wenn Sie zuerst eine Rechnung im Programm Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2507m000) auswählen, zeigt ERP LN nur die Fehlermeldungen zur ausgewählten Rechnung an. Das Fehlerprotokoll enthält sämtliche Fehlermeldungen, die von Abgleich und Genehmigung in den folgenden Programmen herrühren: Eingangsrechnungen (tfacp1110s000), wenn Sie die folgenden Befehle im Menü Zusatzoptionen verwenden: Genehmigen Genehmigung aufheben Abgleich mit Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000) Eingangsrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2107s000) Das Fehlerprotokoll enthält nur Fehlermeldungen. ERP LN druckt Bestätigungsmeldungen zu erfolgreich abgeglichenen Rechnungen, beispielsweise im Programm Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000), in einen Verarbeitungsbericht. Im Fehlerprotokoll befinden sich nur die noch nicht behobenen Fehler. Wenn Sie das Programm Eingangsrechnungen nach Stapel genehmigen (tfacp2280m000) ausführen, fügt ERP LN für die Buchungen des angegebenen Bereichs neue Fehlermeldungen hinzu und löscht die behobenen Fehler aus dem Protokoll. Mit dem Programm Fehlerprotokoll löschen (tfacp2280m001) können Sie Meldungen manuell aus dem Fehlerprotokoll löschen. Sie müssen nur diejenigen Fehlermeldungen löschen, die ERP LN nicht automatisch entfernen kann. Sie können beispielsweise mit dem Programm Fehlerprotokoll löschen (tfacp2280m001) Fehlermeldungen löschen, die von der nicht erfolgreichen Genehmigung einer Rechnung herrühren. Gut-/Lastschrift Die folgenden Vorgänge löschen Fehlermeldungen automatisch aus dem Fehlerprotokoll: Wenn Sie Fehler beheben und dann Abgleich und Genehmigung wiederholen, löscht ERP LN die Meldungen zu den behobenen Fehlern. Wenn Sie Eingangsrechnungen archivieren und/oder löschen, archiviert und/oder löscht ERP LN auch die dazugehörigen Fehlermeldungen. Verwandte Themen Verarbeiten von Eingangsrechnungen Zahlungsvorgang ohne Anwenderinteraktion Berechtigungen für Eingangsrechnungen Korrekturen der Eingangsrechnung Verwenden von Zahlungsvereinbarungen So ermittelt ERP LN die anwendbaren Bankgebühren Eingangsrechnungsabgleich in Mehrfirmenstruktur Geschäftsprozess - Bestellung |