| 存档概念 |  |
| 公司会花费时间开发将数据输入 ERP 系统的程序。也会花费时间开发用于存档手册、图纸、规范和其它硬拷贝文档的程序。但是在许多情况下，公司不会花费时间开发用于存储历史电子数据的程序。 此文档着重讨论存档电子数据，不是作为技术解决方案，而是作为业务流程的必要组成部分。可以使用此文档来指导您完成存档过程。 什么是存档？ 一般而言，存档是将历史数据从营运环境移动至特殊存档环境的过程。在家里，您可能会将旧的银行对帐单从书房中的壁橱移动到阁楼的箱子中。在办公室，您可能会将旧的采购订单硬拷贝存放在远离自己办公桌的房间中。仅仅因为日常工作不再需要某些信息，并不意味着您就可以丢弃这些信息。对于 ERP LN 系统中的电子数据，存档表示将历史数据从营运公司移动至特殊存档公司，从而使您可以转移历史数据，并安全地存储它们。要在存档数据后释放计算机上的磁盘空间，也可以将历史数据移动至外部媒介，例如磁带、DVD 或 CD-ROM。 ERP LN 在所有主要模块中均包含标准存档进程。这些进程设计旨在将历史数据复制到存档公司，然后从营运公司删除这些数据。如需有关这些存档进程的更多信息，请参阅第 3 章“存档后勤数据”和第 4 章“存档财务数据”。但是，在存档数据之前，必须先定义适当的存档策略和计划，此过程必须是团队共同执行。从而获得必须由整个组织协商后的已记录策略和计划。 存档策略 存档历史数据是不可逆过程。将数据移动至存档公司后，就无法再将数据上载回营运公司。存档会直接影响信息的可访问性和可用性，因此，必须定义能够解决以下三个主要问题的强大存档策略：存档哪些数据、何时存档，以及由谁存档。 哪些数据可以存档或删除？ 与您公司相关的各方会基于过去进行的后勤和财务事务处理使用信息。在存档或删除此信息之前，必须调查对信息的需求。 通常，有三个选项： 存档并删除 (1) 删除 (2) 仅存档 (3) 使用选项 1 或 2，存档不可撤销。例如，如果仅因为要预览结果而进行存档，则可多次执行存档。 业务需求 您的业务需求决定了必须存储的内容以及存储时间。例如，如果项目的保修期限为五年，则这期间可能需要您保持项目处于执行状态，或者在存档公司中保留项目数据。因此，如果项目必须处于执行状态，则不能存档与项目相关的信息，包括订单和集成事务处理。 每位业务经理都必须决定必须将哪些数据存储在营运环境中以便快速进行访问，以及存储时间。还必须列出申报要求。 法律要求 在大多数国家，法律要求适用于财务数据。税务机关可能要求存储财务数据需有最低年限。此外，在特定的业务领域（例如餐饮业或航空业），政府持有特定的法律要求，这些都会影响您的存档策略。 用户要求 用户也依赖于历史信息。例如，客户服务员工可能需要过去一年的装运信息来准确处理客户查询。在定义存档内容时也必须考虑这些要求。 何时可以存档数据？ 现在您可以根据上述问题的回答，为要保留在营运环境中的相关历史数据，以及保留在存档环境中的数据设置条款。 谁可以存档数据？ 由于存档是不可逆过程，所以具有一定风险。例如，如果您的某位员工错误地启动了存档进程，怎么办？因此，必须确定向谁授予存档和删除数据的权限，然后使用 ERP LN 提供的功能来设置这些权限。 因为不必再更改已存档数据，所以必须将大多数用户的访问权限制为只读权限。 匹配策略与 ERP LN 功能 在列出所有要求之后，接着需验证标准 ERP LN 功能是否足以满足您的需求。通常，ERP LN 会提供满足您全部需求的功能，但决不会强迫您全盘接受。我们建议您不要定制软件，但是，由于我们致力于长期营运数据存储，因此也不能完全排除定制。其中一个示例，要求在一份报告中同时显示实际公司和存档公司的数据。在当前版本中，提供的不是标准功能，但这对于管理您的业务而言可能非常重要。更重要的问题在于，如果您正在使用定制软件，其中是否包括了存档进程。您是否要考虑已定制的字段和表？在执行删除/存档运行时，可能必须包括定制的表和字段。 存档计划 定义完符合您要求的存档策略后，可以定义存档计划。在此计划中，策略更具可操作性。 存档环境 根据当前的营运公司结构、可用磁盘空间，以及定义的策略，必须确定如何设置存档环境。需要多少公司？是否要将已存档数据存储在外部媒介上？希望一个存档公司负责一个会计年度，还是希望一个存档公司负责多个会计年度？ 如果希望以正确方式存档数据，您需要拥有足够的可用存储空间。您的存档环境设置必须符合营运环境。因此，如果拥有多后勤单财务结构，则存档公司结构也必须是多后勤单财务。 测试计划 在存档计划中，必须考虑测试。测试可能非常有帮助。例如，测试提供了一种方法，可用于培训一般用户和关键用户检查存档设置是否正确，检查数据是否一致，以及确保存档进程的功能符合预期。为获得最佳效果，必须在测试环境而非营运环境中执行测试。 您的测试计划必须至少包含测试内容、测试人员以及测试时间。此外，还必须定义验证参数：在接受测试结果之前必须检查的项目。 操作计划 在操作计划中，必须解决下列问题： 数据的准备。 存档/删除数据的频率和序列（针对每个进程）。 将存档整合到处理过程（日常业务）中。 在存档大量数据之前创建备份。 定制的影响：是否需要更改存档进程或开发新进程？ 检查最近要实施的解决方案。 包括针对这些活动类型的进度计划，以及将活动分配给功能或各个用户。 实施 存档过程的下一个步骤是实施存档计划。在此阶段中，将实施在之前步骤中定义的计划。此步骤的结果是将历史数据从营运公司实际移动到存档公司，不是作为问题的技术解决方案，而是作为日常业务组成部分的新过程。 以下章节将详细讨论技术设置和功能性存档进程，并帮助您正确、安全地存档数据。 |