| Concept d'archivage |  |
| Les entreprises consacrent du temps à développer des procédures pour la saisie de données dans un système ERP. Elles consacrent également du temps à développer des procédures d'archivage de manuels, plans, spécifications et autres documents papier. Cependant, dans de nombreux cas, elles ne consacrent pas de temps à élaborer des procédures de stockage des données électroniques historiques. Ce document vise à sensibiliser le lecteur à l'archivage des données électroniques, non pas en tant que solution technique, mais comme partie intégrante des processus métier. Il vous guidera pour mener à bien la procédure d'archivage. Qu'est-ce que l'archivage ? En général, l'archivage est le processus qui consiste à déplacer des données historiques de l'environnement opérationnel à un environnement spécial d'archivage. Ainsi, chez vous, vous transférerez peut-être vos anciens relevés bancaires d'une armoire de votre bureau dans un carton au grenier. Au bureau, vous rangerez les anciennes copies papier de commandes fournisseurs dans une autre pièce. Mais ce n'est pas parce que vous n'avez plus besoin des informations au quotidien que vous pouvez vous en débarrasser. Dans le contexte des données électroniques de votre système ERP LN, l'archivage signifie transférer les données historiques de la société opérationnelle vers une société d'archivage spéciale ; ainsi, les données historiques ne vous encombreront pas tout en étant rangées en lieu sûr. Pour libérer de l'espace disque sur votre machine après avoir archivé les données, vous pouvez également déplacer les données historiques sur un support externe, comme une bande, un DVD ou un CD-ROM. ERP LN contient des sessions d'archivage standard dans tous les principaux modules. Ces sessions sont conçues pour copier les données historiques vers la société d'archivage, puis pour les supprimer de la société opérationnelle. Pour plus d'informations sur ces sessions, reportez-vous au chapitre 3, « Archivage des données logistiques » et au chapitre 4, « Archivage des données financières ». Cependant, avant d'archiver les données, vous devez définir une stratégie et un plan d'archivage appropriés, qui doit représenter un processus d'équipe. Il en découle qu'une stratégie et un plan documentés doivent être communiqués à l'ensemble de l'entreprise. Stratégie d'archivage L'archivage de données historiques est un processus irréversible. Une fois transférées dans la société d'archivage, les données ne peuvent plus être chargées dans la société opérationnelle. L'archivage a donc des conséquences directes sur l'accessibilité et la disponibilité des informations ; vous devez par conséquent définir une stratégie d'archivage solide, axée sur trois thèmes principaux : Quoi, Quand et Qui. Quelles données doivent être archivées ou supprimées ? Diverses parties liées à votre entreprise utilisent des informations basées sur des transactions logistiques et financières effectuées par le passé. Avant d'archiver ou de supprimer ces informations, vous devez vous renseigner sur leur utilité. Vous disposez généralement de trois options : Archivage et suppression (1) Suppression (2) Archivage seul (3) Les options 1 et 2 rendent l'archivage irréversible. Par exemple, si vous procédez à un simple archivage dans l'optique de prévisualiser les résultats, il est possible de le faire à plusieurs reprises. Besoins Ce sont vos besoins qui déterminent ce qui doit être stocké et pour combien de temps. Par exemple, si vos projets sont assortis d'une garantie de cinq ans, vous pouvez être obligé de les garder ouverts pendant tout ce temps ou de les conserver dans une société d'archivage. Par conséquent, si un projet doit rester ouvert, aucune information le concernant, notamment les commandes et les écritures d'intégration, ne peut être archivée. Tout chef d'entreprise doit décider de la durée de conservation des données dans un environnement opérationnel en vue d'un accès rapide. Les besoins en matière de reporting doivent également être pris en compte. Exigences légales Dans la plupart des pays, les données financières sont soumises à une réglementation. L'administration fiscale peut exiger que les données financières soient conservées un nombre minimal d'années. En outre, dans certains secteurs tels que la restauration ou l'aérospatiale, les gouvernements imposent de respecter une réglementation légale spécifique, qui a des répercussions sur votre stratégie d'archivage. Besoins des utilisateurs Les utilisateurs comptent également sur les informations historiques. Par exemple, un employé du service client peut avoir besoin d'informations d'expédition remontant jusqu'à un an en arrière pour répondre précisément aux requêtes des clients. Ces exigences doivent également être prises en compte pour définir ce qui doit être archivé. Quand les données peuvent-elles être archivées ? En fonction des réponses à la question précédente, vous pouvez maintenant définir une période de rétention des données historiques dans votre environnement opérationnel et une période de disponibilité de ces données dans l'environnement d'archivage. Qui peut archiver les données ? L'archivage étant un processus irréversible, il implique un certain risque. Ainsi, que va-t-il se passer si l'un de vos employés démarre une session d'archivage par erreur ? C'est pourquoi vous devez déterminer qui est autorisé à archiver et supprimer des données puis configurer ces autorisations à l'aide des fonctions offertes par ERP LN. Etant donné qu'il ne faut apporter aucune modification aux données archivées, l'accès à la société d'archivage doit également être restreint à une autorisation en lecture seule pour la plupart des utilisateurs. Correspondance entre stratégie et fonctions d'ERP LN Après avoir répertorié tous vos besoins, l'étape suivante consiste à vérifier si les fonctionnalités standard d'ERP LN suffisent à répondre à ces besoins. En principe, ERP LN dispose des fonctions nécessaires pour satisfaire tous vos besoins, mais ne doit pas vous obliger à des compromis. Bien qu'il soit recommandé d'éviter de personnaliser le logiciel, cette solution ne doit pas être entièrement écartée dans notre recherche de solutions de stockage à long terme des données opérationnelles. La nécessité d'afficher, dans un même état, les données de la société active et de la société d'archivage constituent un exemple représentatif. Dans la version actuelle, cette fonction n'est pas standard, alors qu'elle peut être très importante pour gérer votre entreprise. Il est encore plus important, si vous utilisez un logiciel personnalisé, de savoir si les sessions d'archivage sont incluses. Prenez-vous en compte les tables et champs que vous avez personnalisés ? Il peut s'avérer nécessaire de les inclure lors des traitements de suppression ou d'archivage. Plan d'archivage Après avoir défini une stratégie d'archivage convenant à vos besoins, vous pouvez élaborer le plan d'archivage. Ce plan vous permet d'appliquer la stratégie à un niveau plus opérationnel. Environnement d'archivage En fonction de la structure de la société opérationnelle actuelle, de l'espace disque disponible et de la stratégie définie, vous devez décider de la configuration de votre environnement d'archivage. De combien de sociétés avez-vous besoin ? Voulez-vous stocker les données archivées sur un support externe ? Voulez-vous une société d'archivage pour chaque exercice ou la même société pour plusieurs exercices ? Si vous souhaitez archiver vos données convenablement, vous devez disposer d'un espace de stockage suffisant. La structure de votre environnement d'archivage doit correspondre à celle de l'environnement opérationnel. Par conséquent, si votre structure répond à une organisation logistique multiple mais unique du point de vue financier, la structure de la société d'archivage doit également être obéir à ces critères. Plan de test Votre plan d'archivage doit envisager des tests. En effet, des tests peuvent s'avérer extrêmement utile. Ainsi, ils permettent d'apprendre aux utilisateurs normaux et aux utilisateurs clé à vérifier si votre structure d'archivage est correcte, à contrôler si les données sont cohérentes et à s'assurer que les fonctionnalités des sessions d'archivage répondent à vos attentes. Pour de meilleurs résultats, vous devez procéder aux tests dans un environnement de test, au lieu de l'environnement opérationnel. Votre plan de test doit contenir au minimum les éléments que vous souhaitez tester, les personnes qui effectueront les tests et les dates de ces tests. Par ailleurs, vous devez définir des paramètres de validation, c'est-à-dire ce qui doit être vérifié pour que les résultats des tests soient acceptés. Plan opérationnel Le plan opérationnel permet de traiter les questions suivantes : Préparation des données. Fréquence et ordre d'archivage/de suppression des données (pour chaque session). Incorporation de l'archivage aux procédures (tâches quotidiennes). Création d'une sauvegarde avant l'archivage d'une grande quantité de données. Impact des personnalisations : devez-vous modifier les sessions d'archivage ou en développer de nouvelles ? Vérification des dernières solutions à mettre en oeuvre. Indiquez un programme pour ces types d'activités et affectez les activités à des fonctions ou à des utilisateurs. Implémentation L'étape suivante du processus est l'implémentation du plan d'archivage. Au cours de cette phase, vous allez mettre en oeuvre le plan défini aux étapes précédentes. Le résultat de cette étape sera le transfert effectif des données historiques de la société opérationnelle à la société d'archivage, non pas en tant que solution technique à un problème, mais comme un nouveau processus faisant partie intégrante de vos tâches quotidiennes. Les chapitres suivants décrivent plus en détails la configuration technique et les sessions d'archivage fonctionnelles et vous aident à archiver vos données de façon correcte et sécurisée. |