| # Controllo budget Controllo budget è un sistema informativo integrato che consente di tracciare e controllare le transazioni aziendali correlate al budget. La situazione contabile viene costantemente monitorata mediante l'acquisizione di origini e utilizzi di budget nel momento in cui tali budget vengono impegnati e realizzati. L'esecuzione di verifiche del budget in tempo reale permette di evitare deficit non autorizzati. Il modulo Controllo budget è stato progettato in modo da integrare le funzioni di contabilità e budget nei processi aziendali sottostanti. Le ripartizioni contabili vengono recuperate dai livelli di criteri appropriati, ad esempio entità di richiesta, fornitori o merci acquistate. La relazione esistente tra fondi contabili e fondi a budget viene determinata attraverso strutture di aggregazione. Criterio Controllo budget Le verifiche del budget devono essere eseguite su documenti quali richieste di acquisto, ordini di acquisto e fatture. Nella sessione Criterio Controllo budget viene indicato se un budget deve essere verificato per un tipo di documento o per un componente della transazione specifico. A seconda dell'impostazione di un parametro di Criterio Controllo budget, la verifica del budget per una riga deve essere eseguita al momento del salvataggio di un inserimento di riga o dell'approvazione di ogni riga nel documento. Conti di budget Un budget viene rappresentato in una gerarchia articolata in livelli di riepilogo (nodi e livelli). Ogni livello è costituito da conti di budget con i relativi importi. La combinazione di conto e importo di budget è definita anche componente di budget. Al livello più basso della gerarchia, un conto di budget è collegato a più combinazioni di conti contabili e dimensioni. Il livello più basso viene determinato in base al livello di controllo del budget richiesto. La relazione tra i conti di budget e la Contabilità generale è gestita nelle tabelle di distribuzione. Struttura di budget Per struttura di budget si intende la gerarchia contenente tutte le strutture di aggregazione e tutti i conti di budget. In tale gerarchia devono essere presenti almeno cinque strutture di aggregazione o livelli di riepilogo. A ciascuno di questi livelli è possibile definire l'associazione tra un budget e un conto di budget. Una struttura di aggregazione del budget definisce i conti di budget e le dimensioni nei quali vengono aggregati i conti dei dettagli utilizzati da documenti di approvvigionamento, di Contabilità clienti e di Contabilità generale. Gli importi di budget possono essere registrati a qualsiasi livello della struttura di aggregazione del budget e per più rami all'interno di una stessa struttura. Possono inoltre essere controllati su base periodica o annuale. La valuta del budget può corrispondere a una delle valute locali. Un conto di budget non deve necessariamente essere collegato al livello immediatamente superiore, può anche essere collegato direttamente alla struttura di budget. Ricezione di notifiche di eccezioni Quando si verifica un'eccezione, viene inviata una notifica a tutti gli utenti registrati del conto di budget. Per modificare il conto, gli utenti devono disporre dell'autorizzazione appropriata. Pannello di controllo Responsabile budget - Panoramica Nel Pannello di controllo Responsabile budget viene presentata una panoramica completa dei conti di un budget. I responsabili possono controllare e monitorare tutte le attività di budget per tutte le strutture di budget. Saldi di budget È possibile esaminare i tipi di saldi di budget per il conto di budget e il periodo di budget selezionati nel Pannello di controllo Responsabile budget. È necessario aggiornare i saldi di budget nel caso di una transazione quale verifica, rilascio, modifica e trasferimento di budget. Di seguito sono riportati i tipi di saldi di budget disponibili: Budget Importo di periodo Impegno Impegno in ordine Accantonamento Spesa Trasferimenti di budget I trasferimenti di budget sono transazioni bilaterali che determinano il passaggio di importi uguali da un conto di budget a un altro. I trasferimenti e le modifiche hanno per effetto la generazione di una transazione di controllo nel file delle transazioni di budget e possono essere eseguiti solo se il budget disponibile è sufficiente. Per qualsiasi trasferimento di budget, ad esempio da un raggruppamento di budget a un altro, è richiesto un tracciato di controllo. Per il trasferimento di budget è inoltre necessario specificare un codice di motivo. Rettifiche di Controllo budget Una rettifica del modulo Controllo budget consente di rettificare retroattivamente transazioni di budget, ad esempio in relazione a un saldo di budget di tipo Impegno o Impegno in ordine. Può inoltre essere utilizzata per creare saldi di apertura e riservare una quota di budget per una transazione futura. Modifiche di budget Anche se non è possibile aggiornare direttamente un budget confermato, le modifiche consentono di eseguire successivi aggiornamenti del budget in modo controllato. Tutte le modifiche di budget devono essere registrate in una specifica transazione. Le modifiche di budget sono transazioni unilaterali che determinano l'aumento o la riduzione dell'importo del budget. Una volta bloccato un budget, gli utenti devono specificare un codice di modifica o motivo come giustificazione. Per qualsiasi modifica di budget è richiesto un tracciato di controllo. Riconciliazione saldo budget con saldo contabilità generale Questo report consente di riconciliare transazioni del modulo Contabilità generale con transazioni di budget. La selezione viene specificata in base al conto di budget o all'intervallo di conti di budget, al periodo, alla classe di importo e al livello di riepilogo. Per recuperare le transazioni contabili corrispondenti, viene utilizzato il riferimento del documento. Nella selezione vengono incluse le transazioni di budget con stato di eccezione. Elaborazione di chiusura di esercizio La procedura di chiusura di esercizio consente di trasferire importi di budget, insieme alle transazioni di budget correlate, nel budget del nuovo anno finanziario, di definire un nuovo budget oppure di copiare una transazione di budget precedente con il relativo importo in un nuovo budget. Confronto del saldo di budget È possibile visualizzare i saldi relativi al budget e all'anno di budget selezionati. |