| # Glossario di Gestione documenti allegati tipo di documento Documento o file allegato a un tipo di documento in forma di modello. approvato Stato che indica che l'oggetto è stato approvato e può essere implementato. archiviato Stato dei file presenti nell'area di sicurezza. I file con stato Archiviato possono essere visualizzati ma non modificati. area Directory di archiviazione dei file registrati riconosciuta dal modulo Gestione documenti. area di lavoro Area non controllata in cui vengono creati e archiviati tutti i file da visualizzare e modificare. L'area di lavoro contiene una versione di ogni file che l'utente può modificare. È possibile assegnare più aree di lavoro allo stesso utente e la medesima area di lavoro a più utenti. L'area di lavoro predefinita viene assegnata agli utenti autorizzati a elaborare i file. I file estratti dall'area di sicurezza vengono copiati in quest'area. L'area di lavoro predefinita viene utilizzata anche in altri casi, ad esempio quando si registrano i file in ODM. area di sicurezza Una delle aree classificate in cui vengono archiviati i file quando un documento viene inoltrato per la revisione o rilasciato nel caso di un processo di approvazione rapida. Gli utenti possono accedere a questa area in sola lettura. area installata Procedura che definisce la modalità di accesso a un'area di lavoro remota da un host locale. aree di lavoro predefinite Area assegnata per impostazione predefinita a un utente per la registrazione dei file. Se non è stata definita un'area di lavoro per l'utente, essa viene generata e assegnata automaticamente dal sistema. È possibile assegnare una sola area di lavoro predefinita a ogni utente. L'amministratore di sistema può assegnare aree di lavoro predefinite per tutti gli utenti, mentre i singoli utenti possono assegnare la propria area di lavoro predefinita. assegnazione area Area residente in un host utilizzata per definire l'ubicazione di archiviazione dei file, ad esempio un'area di lavoro. assegnazione ruolo Assegnazione di autorizzazioni appropriate a un determinato ruolo, ad esempio progettista, tecnico, programmatore e amministratore, in base alle specifiche esigenze per eseguire le azioni corrispondenti in ODM. attività Modifica effettiva da implementare in una data stabilita. Se lo stato di una proposta di modifica è Creato, è possibile collegare direttamente le attività alla proposta. attributo Campo di una sessione per il quale occorre generare una maschera. autorizzazione utente Livello di autorizzazione assegnato a un utente per determinare le diverse azioni che è possibile eseguire in ODM, ad esempio la creazione, l'eliminazione, la modifica e la visualizzazione di un documento. azione Comando che consente di eseguire operazioni specifiche su un oggetto ODM e a cui viene assegnato un determinato ruolo. Ad esempio, l'azione di creazione di una richiesta di modifica (CR_NEW) è associata all'oggetto Richiesta di modifica. È possibile associare più azioni a ogni oggetto e una stessa azione a diversi oggetti. azioni di sistema Azioni di base applicabili a tutte le operazioni effettuate in ODMPer impostazione predefinita, tutte le azioni correlate a oggetti ODM sono azioni di sistema che non è possibile eliminare né modificare. Agli utenti non è consentito creare azioni di sistema. Blocca Stato relativo al ciclo di vita di una modifica che indica la disattivazione o la sospensione dell'entità di modifica per determinati motivi. blocco dati applicazione Funzionalità che indica che i dati dell'applicazione sono stati bloccati dal sistema a causa di problemi di rete o relativi al ciclo di vita. cartella Contenitore di dati nel quale è archiviato il gruppo di oggetti correlati. Le cartelle includono un meccanismo basato sul ciclo di vita e offrono una soluzione flessibile per definire le relazioni, i collegamenti e le dipendenze tra i diversi dati sui prodotti in forma di oggetti. Una cartella può essere personale o condivisa. ciclo di vita documento Ciclo di vita di un documento dallo stadio iniziale a quello finale. Il ciclo di vita del documento è composto da varie fasi, quali In fase di elaborazione, Inoltrato, Approvato, Rilasciato, Ritirato, Scaduto e Respinto. classificazione modifica Elenco di codici con descrizioni definite dall'amministratore di sistema per classificare le modifiche facoltative. codice maschera Codice definito per l'attributo dell'oggetto. È possibile gestire codici maschera univoci per l'attributo di un oggetto. codice motivo Elenco di codici e di descrizioni che forniscono il motivo della modifica. I codici e le descrizioni vengono definiti dall'amministratore di sistema. collegamento revisione documento - padre/figlio Collegamento padre/figlio tra due revisioni documenti. Il documento figlio è un elemento logico del documento padre. collegamento revisione documento - riferimento Collegamento unidirezionale o bidirezionale tra due revisioni documenti. Se il collegamento è unidirezionale, la revisione documento 2 è collegata alla revisione documento 1 in un'unica direzione. Se è bidirezionale, anche la revisione documento 1 è collegata alla revisione documento 2. completato Stato che indica che la modifica è stata implementata. condizione query Condizione specificata da un utente per impostare una query in base ai rispettivi valori degli attributi oggetto. È possibile definire una o più condizioni per ogni query, ad esempio per recuperare tutti i documenti di un determinato tipo. configurazione maschera Configurazione dettagliata delle maschere per generare gli ID in base al formato utilizzato dall'organizzazione. Per configurare le maschere, è necessario definire il codice maschera associato all'attributo. copia fisica Oggetto che rappresenta la copia fisica di un oggetto, ad esempio di un documento. Il contenuto delle copie fisiche di documenti viene stampato su carta. I supporti di archiviazione, ad esempio cassette e pellicole, sono considerati copie fisiche. copia fisica allegata Copia fisica (dati) allegata a una revisione documento. creato Stato iniziale della richiesta di modifica o della modifica stessa. data ordine di modifica Data in cui viene implementata la modifica per l'entità ERP collegata. La data viene specificata nell'ordine di modifica per impostare l'entità ERP collegata su valido o scaduto in tale data. dimensione Dimensione della copia fisica, ad esempio il formato del foglio A2 o A4. documento Include il codice identificativo, il tipo di documento, il titolo, l'autore, le responsabilità del ruolo e le informazioni relative alle revisioni. È possibile archiviare i dati del documento su file elettronici o su supporti non elettronici, come le copie fisiche. L'accesso a queste informazioni è consentito solo dal documento, ovvero dall'unità di controllo dell'utente. Un documento che non è associato ad alcun file o ad alcuna copia fisica rappresenta un'entità esclusivamente logica, in genere utilizzata per il raggruppamento di documenti. documento di riferimento Documento archiviato in ODM a scopo di riferimento, in cui sono descritti i dettagli della richiesta di modifica. entità ERP collegata Entità predefinita collegata a oggetti ERP in ODMGli oggetti sono predefiniti in ODM e possono essere collegati a revisioni documenti, proposte di modifica o cartelle in base al relativo stato. esplorazione oggetti Sessione di esplorazione oggetti che consente di visualizzare i collegamenti degli oggetti in una struttura ad albero orizzontale. esportazione e importazione Esportazione: processo che consente di selezionare i dati da Elenco tabelle di sistema di ODM e di trasferire i dati di sistema di ODM in una directory di archiviazione. Importazione: processo che consente di importare i dati dai file dump di una directory specificata nelle tabelle di sistema di ODM. estratto Stato dei file presenti nell'area di lavoro. I file con stato Estratto possono essere modificati. famiglia di appartenenza dell'oggetto Oggetto membro della famiglia specificata. famiglia di oggetti Famiglia composta da uno o più oggetti membro che sono collegati al proprietario della famiglia. famiglie possedute da un tipo di oggetto Tutte le famiglie di oggetti che contengono un determinato tipo di oggetto come proprietario. file Oggetto che rappresenta un file fisico. LN assegna automaticamente la versione a ogni file. A un file allegato a una revisione documento per la prima volta viene associata la prima versione, che verrà mantenuta fino all'estrazione del file dall'area di sicurezza. Per modificare un file archiviato nell'area di sicurezza, è necessario estrarlo in un'area di lavoro. Il file estratto viene registrato nel database con una nuova versione. file allegato File (fisico) allegato a una revisione documento. file principali Se più file vengono allegati a una revisione documento, viene individuato automaticamente il file principale e vengono eseguite le operazioni appropriate sui file (Visualizza, Stampa, Modifica). Gestione cartelle Modulo che consente di mantenere le cartelle e semplificare la gestione delle informazioni relative ai prodotti. Il modulo Gestione cartelle rappresenta una soluzione flessibile che consente di risolvere il problema dei collegamenti e delle dipendenze. Il collegamento di una cartella a un oggetto ERP rappresenta un metodo semplice ed efficiente per estendere il dominio di dati dell'oggetto e agevolare il recupero rapido di qualsiasi informazione relativa all'oggetto. Gestione documenti Modulo di ODM che fornisce strumenti generali per la gestione dei documenti, ad esempio l'accesso controllato ai documenti, l'archiviazione sicura del contenuto e la gestione delle relazioni tra i documenti e gli altri oggetti del sistema ERP. Il modulo Gestione documenti garantisce un uso efficiente e sicuro delle informazioni affidabili e coerenti relative ai documenti. Gestione modifiche Modulo di LN ODM per la gestione dei processi di modifica dei prodotti nelle varie fasi del ciclo di vita. Gestione modifiche assicura che l'implementazione delle modifiche avvenga in modo visibile, controllato e ordinato. Grazie alla flessibilità del modulo Gestione modifiche, è possibile creare un processo di elaborazione delle modifiche in grado di ottimizzare il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) di un'organizzazione. gruppo di attività Infor consiglia di utilizzare i gruppi di attività anche se sono facoltativi. Questa funzione aziendale gestisce il gruppo di attività e le attività del gruppo. In particolare, consente di gestire l'obiettivo, i risultati, la modalità e la data di implementazione delle varie attività. I gruppi di attività sono facoltativi. Tuttavia, se un'organizzazione deve gestire una quantità enorme di attività, i gruppi sono fondamentali per implementare gruppi di attività correlate. gruppo di revisione Gruppo costituito da un responsabile modifiche e da revisori che implementano le modifiche utilizzando il modulo Gestione modifiche. Un gruppo di revisione può essere creato solo dagli utenti autorizzati. gruppo di revisione Gestione documenti Gruppo costituito da un responsabile modifiche e da revisori che approvano o respingono un documento utilizzando il modulo Gestione documenti. Un gruppo di revisione Gestione documenti può essere creato solo dagli utenti autorizzati. host Nodo di rete riconosciuto. È possibile definire come host tutti i nodi di rete ai quali è consentito accedere dal server dei file documento o dal server di sicurezza. host dinamico Consente di recuperare dinamicamente il nome dell'host locale quando si effettua la connessione al server ERP da questo host. in fase di elaborazione Stato assegnato a una nuova revisione documento. in fase di revisione Stato che indica che la modifica creata è stata inoltrata per la revisione. in fase di svolgimento Stato di un'attività in esecuzione. Viene assegnato quando un'attività viene rieseguita utilizzando l'azione Ripeti. inoltrato per revisione Stato che indica che un documento o una modifica è stato inoltrato per essere approvato o respinto. layout report standard Disposizione di lettura standard dei report. Il layout di report include i seguenti campi: Numero società, Ragione sociale, Data/Ora, Utente, Numero pagina e Intestazione. libreria Area logica per archiviare dati in una gerarchia. Le librerie consentono di definire una raccolta di oggetti correlati e una classificazione di documenti. Questi oggetti possono essere a loro volta delle librerie. A una libreria è possibile collegare delle aree di sicurezza. librerie di documenti Librerie logiche create per i documenti in cui organizzare i dati vengono in una struttura gerarchica. Queste librerie sono utilizzate per catalogare i documenti e possono contenere oggetti quali librerie secondarie, documenti e aree di sicurezza. maschera oggetto Meccanismo che genera un numero identificativo univoco per l'attributo dell'oggetto rappresentato da un codice maschera univoco. Il numero effettivo generato dipende dalla configurazione della maschera definita dall'utente per questo codice. Se non è definita alcuna configurazione per una maschera oggetto, il numero viene generato in base al valore predefinito della maschera. La maschera oggetto attiva viene utilizzata per generare il numero per l'attributo di un oggetto. maschere documento Sistema utilizzato per generare il numero identificativo univoco di un documento. Nel modulo Gestione documenti è possibile definire maschere per l'ID documento, la revisione documento, la copia fisica e il file. La maschera dell'ID e quella della revisione dipendono dal tipo di documento. membro famiglia Oggetto correlato a una famiglia di oggetti. La famiglia può contenere oggetti come membri. modalità di revisione A ogni tipo di documento è associata una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La modalità di revisione specificata può essere alfanumerica, ad esempio rev 01 o A1, o può essere impostata automaticamente in base alla data di rilascio della revisione, ad esempio 12-05-1998. modifica Identificatore univoco di qualsiasi modifica specifica. L'intestazione modifica è un tipo di modifica costituito da richieste simili che è possibile raggruppare e inviare a un'unica intestazione. Questo identificatore è un'entità di database che rappresenta la modifica. ODM Package indipendente di LN che fornisce efficaci soluzioni finalizzate allo sviluppo di prodotti e funzionalità di gestione dei dati perfettamente incorporate. ODM assicura la corretta gestione dei dati relativi ai prodotti e l'applicazione dei più rigorosi processi di gestione del ciclo di vita di tali prodotti. ODM offre agli utenti di LN strumenti completamente integrati per la gestione dei documenti, delle modifiche e delle cartelle. Poiché ODM è direttamente accessibile da LN, gli utenti possono allegare documenti agli oggetti di LN e visualizzare i corrispondenti file allegati ai documenti. oggetti interessati dalla modifica Elenco di oggetti definiti in ODM che vengono utilizzati nel modulo Gestione modifiche. Alcuni oggetti interessati dalla modifica che è possibile utilizzare nel ciclo di vita di una modifica in ODM sono gli articoli, le distinte base, le operazioni del ciclo di produzione e così via. oggetto Entità non fisica definita in ODM per la gestione semplificata del ciclo di vita del prodotto. Una tabella principale di LN viene ad esempio considerata un oggetto. Esistono oggetti ODM e oggetti ERP. Gli oggetti ODM, ad esempio librerie, documenti, modifiche, cartelle, query e così via, sono correlati al package ODMGli oggetti non ERP includono articoli, distinte base, ordini di vendita, ordini di acquisto e così via. oggetto collegato a cartella Qualsiasi entità ERP che è possibile collegare a una cartella, ad esempio una cartella di progettazione, una proposta di vendita o un file di un impiegato. oggetto destinazione Oggetto collegato all'oggetto di origine. oggetto origine Oggetto principale, ad esempio il proprietario della famiglia, a cui è collegato un oggetto secondario. operazione completata Stato che indica che l'attività è stata eseguita. opzione Sfoglia Opzione che consente di visualizzare la sessione di esplorazione oggetti per l'oggetto selezionato. In particolare, vengono visualizzati i membri, le famiglie proprietarie e le famiglie di membri per tale oggetto. ordine di modifica Meccanismo generico per modificare un'entità collegata a ERP e soggetta al controllo delle modifiche. Per impostare l'entità collegata su valido o scaduto in una determinata data, viene specificata una data per l'ordine di modifica. ordine di modifica figlio Ordine di modifica collegato a un ordine di modifica padre dal quale eredita automaticamente la data. ordine di modifica relativo (RCO) Gestisce la data di validità per l'entità ERP collegata che verrà attivata in base alla durata e alla data dell'ordine di modifica di base. parametri ODM comuni Vengono utilizzati per impostare i valori predefiniti dei parametri in ODM. parametri report Parametri utilizzati per specificare i criteri di selezione dei dati da visualizzare per un report esistente. priorità di modifica Elenco di codici e di descrizioni definito in base alle esigenze dell'organizzazione per stabilire il livello di priorità della modifica. processo di modifica Processo per creare, rivedere, approvare o respingere e completare la modifica. proposta di modifica Descrizione di una proposta di modifica. Questa proposta include ogni entità ERP, elenco dei revisori, collegamento Business Partner, attività e gruppo di attività interessato dalla modifica. Quando si crea una modifica, viene generata automaticamente una nuova proposta di modifica predefinita. proprietario Proprietario della famiglia, ovvero oggetto di origine di un collegamento che appartiene alla famiglia. query Meccanismo generico per filtrare un set di record in base alle condizioni fornite. regola Principio o condizione che è possibile utilizzare come regola unica per attivare eventi o entità dipendenti. relazioni Gruppo di azioni per un oggetto specifico. report Formato di base per rappresentare le informazioni in modo strutturato. respinto Stato che indica che l'oggetto è stato respinto e non sono quindi necessarie ulteriori revisioni. revisione documento Tiene traccia delle modifiche apportate alle copie fisiche e ai file allegati. Quando si crea un documento, la revisione documento viene generata per impostazione predefinita. La maggior parte del lavoro effettuato sui documenti avviene per mezzo delle revisioni documenti. Lo stato assegnato alle revisioni indica la fase del ciclo di vita in cui si trovano. Le operazioni che è possibile eseguire su una revisione documento dipendono dallo stato della revisione. revisione unica Opzione che limita il processo di revisione di un documento a un unico utente. Se questa opzione è attivata, non è possibile elaborare contemporaneamente più revisioni del documento. revisore Persona responsabile della revisione della proposta di modifica o della revisione documento. revisore Persona assegnata a un gruppo di revisione o a un gruppo di revisione gestione documento per elaborare rispettivamente una proposta di modifica o una revisione documento e fornire i consigli appropriati. richiesta di modifica Richiesta che avvia il processo di modifica. Le richieste di modifica hanno varie origini, ad esempio domande del mercato, revisioni dei prodotti e informazioni fornite dai clienti relative all'innovazione e all'aggiornamento dei prodotti. Le informazioni archiviate in ciascun modulo di richiesta di modifica consentono di tenere traccia delle varie modifiche richieste da diverse origini. Rielabora Azione che consente di rielaborare la revisione documento respinta. Lo stato della revisione documento viene modificato da Respinto a In fase di elaborazione. rilasciato Stato che indica che un documento è stato formalmente approvato ed è pronto per la distribuzione. ritirato Stato che indica che dopo il rilascio la revisione documento è stata ritirata. Dopo il ritiro del documento, la revisione non è più utilizzata. Rivedi Funzionalità che consente di creare una nuova revisione da una modifica o una cartella alla quale è associato lo stato Approvato o da una revisione documento alla quale è associato lo stato Rilasciato. Si tratta ad esempio di una nuova revisione nel caso di una revisione documento e di una nuova proposta nel caso di una proposta di modifica. ruoli per impiegati Ruoli definiti in ODM che vengono assegnati agli impiegati come parte integrante delle autorizzazioni concesse nell'ambito di un'organizzazione. ruolo Specifica la posizione dell'impiegato e le autorizzazioni necessarie per eseguire azioni e processi definiti o per accedere a determinati dati. Sblocca Stato che indica che un'entità di modifica inattiva, o bloccata, è stata riattivata ed è attualmente in fase di implementazione. sequenza di revisori Meccanismo adottato dai revisori del gruppo di revisione o del gruppo di revisione Gestione documenti. Consente ai revisori del gruppo di controllare l'esecuzione del processo di revisione. server di sicurezza Software installato su sistemi client o server a seconda delle necessità. Il server di sicurezza consente il trasferimento dei file tra aree definite in ODM durante l'esecuzione di determinate operazioni. Consente inoltre di registrare i file nelle aree installate e di accedervi. statistiche oggetti Funzione che visualizza i dati statistici, quali il numero di copie fisiche e di file collegati a una revisione documento e la dimensione totale dei file collegati alla revisione. stato attività Indica le varie fasi del ciclo di vita di un'attività. I valori disponibili sono Creato, In fase di svolgimento, Operazione completata e Ignorato. stato modifica Stato della modifica nelle varie fasi del ciclo di vita. Alla modifica possono essere associati i seguenti stati: Creato Annullato Bloccato/Sbloccato In fase di revisione Approvato Respinto Completato stato oggetto per Oggetto Stato secondario di un oggetto che dipende dallo stato di un altro oggetto definito dal sistema come parte del ciclo di vita di un documento o di una modifica. stato proposta di modifica A una proposta di modifica può essere associato uno degli stati riportati di seguito: Creato. Rappresenta lo stato iniziale di una nuova proposta. In fase di revisione. La proposta è stata inoltrata per la revisione. Approvato o Respinto. La proposta è stata approvata o respinta. Operazione completata. Tutte le attività collegate a una proposta sono state eseguite. Alle attività può essere associato uno degli stati riportati di seguito: Blocca, Sblocca, Annulla e Completato. stato revisione documento Nel corso del ciclo di vita del documento, alla revisione documento può essere associato uno degli stati riportati di seguito: Creato Inoltrato Approvato Rilasciato Respinto Scaduto Ritirato stato richiesta di modifica A una richiesta di modifica può essere associato uno degli stati riportati di seguito: Creato Collegato a modifica Respinto Non è possibile respingere le richieste di modifica il cui stato è Collegato a modifica né modificare le richieste di modifica respinte. stato secondario Stato che l'amministratore assegna agli oggetti ODM basato sullo stato definito dal sistema. È denominato anche stato definito dall'utente. storico oggetto Storico delle revisioni effettuate su un oggetto. supporto Supporto di archiviazione della copia fisica di dati, ad esempio carta, mylar, disco, CD-ROM, aperture card e così via. tabella di sistema Tabella in cui sono elencati tutti gli oggetti correlati alla configurazione ODM in base al numero di sequenza, al package e al modulo per l'esportazione delle informazioni. tabella multipla-principale (MMT) Concetto che indica la scrittura e la modifica di più tabelle in un'unica sessione. Lo scopo della tabella MMT è quello di semplificare l'uso delle applicazioni ERP mediante la visualizzazione delle sessioni correlate dell'intestazione come satelliti nella sessione MMT. tipi di area Classificazione delle aree, ad esempio area di lavoro per registrare o modificare i file e area di sicurezza per archiviarli. tipo di documento Viene assegnato a ogni documento. A ogni tipo di documento è associata una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La maschera documento e la maschera revisione documento possono dipendere dal tipo di documento. I tipi di documento determinano se è necessario assegnare revisioni alle copie fisiche e ai file allegati alle revisioni documenti. I tipi di documento conservati dalle società possono essere, ad esempio, le norme di sicurezza, le istruzioni di montaggio, gli schemi dei collegamenti elettrici, le istruzioni di manutenzione, i disegni e i documenti standard. tipo file Viene assegnato a un file al momento della registrazione. È possibile associare una o più estensioni a ogni tipo di file. Se viene specificato un tipo di file in relazione a un determinato tipo di documento, è possibile allegare al documento solo i file del tipo indicato. L'amministratore di sistema è in grado di definire i tipi di file che è possibile allegare alla revisione di un determinato tipo di documento. Nei file di elaborazione testo, ad esempio, il tipo è indicato da estensioni di tre lettere quali txt e doc. Analogamente, nei file grafici vengono utilizzate diverse estensioni, ad esempio jpg, bmp e così via. ubicazione Ubicazione di archiviazione delle copie fisiche, ad esempio di documenti. |