| # Assegnazione delle spese per gli impiegati a pagamenti anticipati Se si concede un anticipo a un dipendente, ad esempio per la copertura di costi di viaggio, è possibile assegnare le spese per l'impiegato al pagamento anticipato. In genere, la sequenza degli eventi è la seguente: L'impiegato richiede un anticipo. Il responsabile approva la richiesta. La società effettua un pagamento anticipato a favore dell'impiegato. L'impiegato spende l'intero importo o parte di esso durante un viaggio di lavoro. L'impiegato consegna le ricevute. Il responsabile approva le spese. L'impiegato restituisce le ricevute approvate e il restante importo alla società. Per assegnare i pagamenti anticipati alle spese, nella sessione Assegnazione pagamenti anticipati/non allocati a fatture (tfcmg2106s000) fare clic su Nuovo e nel campo Tipo assegnazione selezionare Spese. È quindi possibile immettere i dettagli nella sessione Immissione importi di pagamento per assegnazione (tfcmg2119s000). Vengono applicate le seguenti regole: È necessario definire un Business Partner per i pagamenti e gli incassi anticipati. È possibile definire uno o più Business Partner da utilizzare per gli anticipi e le spese relativi a più impiegati oppure è possibile definire un Business Partner per ciascun impiegato. Per il Business Partner è necessario definire almeno i ruoli 'Origine fattura' e 'Destinazione pagamento'. Le spese devono essere registrate in un conto contabile di tipo Profitti e perdite non utilizzato come conto di controllo, conto interaziendale, conto di integrazione o per i cespiti. Il codice imposta delle transazioni deve essere di tipo Imposta semplice e il campo Tipo di imposta deve essere impostato su un valore diverso da IVA UE. Esempio relativo alle registrazioni A un impiegato è stato concesso un anticipo di 1000 USD per la copertura di spese di viaggio. L'impiegato restituisce ricevute per un importo pari a 600 USD e 400 USD di contante rimanente. Vengono effettuate le seguenti registrazioni:
Registrazione pagamento anticipato concesso all'impiegato
Dare | Pagamento anticipato | 1000
Avere | Cassa | 1000
Assegnazione spese al pagamento anticipato
Dare | Costi | 600
Avere | Pagamento anticipato | 600
Registrazione incasso del contante restituito dall'impiegato
Dare | Cassa | 400
Avere | Incasso anticipato | 400
Collegamento dell'incasso anticipato al pagamento anticipato
Dare | Incasso anticipato | 400
Avere | Pagamento anticipato | 400