| # Contrôle budgétaire Le module Contrôle budgétaire est un système d'information intégré qui suit et contrôle les transactions commerciales relatives au budget. La santé financière est surveillée en permanence grâce à la collecte des origines et des utilisations des budgets au fur et à mesure de leur affectation et de leur réalisation. Le contrôle budgétaire en temps réel permet d'éviter les déficits non autorisés. Le module Contrôle budgétaire est conçu pour intégrer les fonctions de comptabilité et de budgétisation dans les processus de gestion sous-jacents. Les répartitions comptables sont extraites des niveaux de politique appropriés, tels qu'entités de demande d'achat, fournisseurs ou marchandises achetées. Les relations entre les fonds comptables et budgétés sont déterminées via des structures consolidées. Politique de contrôle budgétaire Le contrôle budgétaire doit être effectué sur des documents tels que des demandes d'achat, des commandes fournisseurs et des factures. La politique de contrôle budgétaire indique si un budget doit être contrôlé pour un type de document ou un objet de gestion spécifique. En fonction du paramètre de politique de contrôle budgétaire, le contrôle doit être effectué pour une ligne de document soit au moment de son enregistrement, soit lorsque les lignes du document sont approuvées. Comptes budgétaires Un budget est organisé en structure constituée de niveaux budgétaires résumés (nœuds et niveaux). Chaque niveau comporte des comptes budgétaires avec leurs montants associés. La combinaison compte budgétaire-montant budgété est également appelée période. Au plus bas niveau de la structure budgétaire, un compte budgétaire est lié à différentes combinaisons de comptes généraux et de dimensions. Le plus bas niveau dépend du niveau de contrôle budgétaire requis. La relation entre les comptes budgétaires et la Comptabilité générale est gérée dans des tables de répartition. Structure budgétaire La structure budgétaire est une hiérarchie contenant toutes les structures consolidées et les comptes budgétaires. Une structure budgétaire comporte un minimum de cinq structures consolidées ou niveaux de synthèse (résumés). A chaque niveau de synthèse, il est possible d'associer un budget à un compte budgétaire. Une structure budgétaire consolidée détermine les comptes budgétaires et les dimensions au niveau desquels les comptes de détails utilisés pour les documents d'achat, de comptes clients et de comptabilité générale sont consolidés. Les montants de budget peuvent être enregistrés à n'importe quel niveau de la structure de consolidation et pour plusieurs divisions au sein de la même structure. Il est possible de les contrôler par période ou sur une base annuelle. La devise du budget peut être l'une des devises société. Un compte budgétaire ne doit pas obligatoirement être lié au niveau supérieur suivant ; il peut aussi être directement lié à la structure budgétaire. Notifications d'exceptions de règlements Si une exception se produit, une notification est envoyée à tous les utilisateurs enregistrés pour le compte budgétaire. Pour pouvoir modifier le compte, les utilisateurs doivent posséder l'autorisation adéquate. Tableau de bord du gestionnaire de budgets - Présentation Le tableau de bord Gestionnaire de budgets offre une vue générale complète des comptes d'un budget. Les gestionnaires peuvent contrôler et suivre toutes les activités budgétaires de toutes les structures de budget. Soldes budgétaires Vous pouvez examiner les types de soldes budgétaires du compte et de la période budgétaires sélectionnés dans le tableau de bord Gestionnaire de budgets. Les soldes budgétaires doivent être mis à jour pour une écriture, par exemple un contrôle budgétaire, un déblocage, un amendement ou un transfert de budget. Les types de soldes budgétaires sont : Budget Montant attribué Pré-engagement Engagement Charge réelle à réception Dépense Transferts de budget Les transferts de budget sont des écritures bilatérales qui déplacent des montants budgétaires égaux d'un compte budgétaire à un autre. Les transferts et les amendements génèrent une transaction d'audit dans le fichier des écritures budgétaires et ne peuvent être exécutés que si le budget disponible est suffisant. Tout transfert de budget, par exemple d'un groupe de budgets à un autre, nécessite une trace d'audit. Vous devez indiquer un code de motif pour le transfert de budget. Ajustements de contrôle budgétaire Un ajustement de contrôle budgétaire permet d'ajuster rétroactivement des écritures budgétaires qui peuvent corriger un solde budgétaire, par exemple le solde de Pré-engagement ou d'Engagement. Un ajustement de contrôle budgétaire sert aussi à créer des soldes d'ouverture et à réserver un budget pour une future transaction. Amendements budgétaires Bien qu'il ne soit pas possible de mettre directement à jour un budget confirmé, vous pouvez utiliser des amendements pour effectuer des modifications après coup. Tous les amendements budgétaires doivent être enregistrés par une écriture budgétaire. Les amendements budgétaires sont les écritures qui augmentent ou diminuent les budgets. Une fois qu'un budget est bloqué, les utilisateurs doivent spécifier un code de changement ou de motif pour justifier le budget correspondant. Tout amendement de budget nécessite une trace d'audit. Rapprochement du solde budgétaire et du solde de compte général Cet état rapproche les écritures de comptabilité générale des écritures budgétaires. La sélection inclut le compte budgétaire (plage), la période, la classe de montant et le niveau de synthèse. La référence du document est utilisée pour extraire les écritures de comptes généraux correspondantes. Les écritures budgétaires avec le statut Exception sont incluses dans la sélection. Traitement de fin d'exercice La procédure de fin d'exercice permet de déplacer les montants budgétés et les écritures budgétaires associées vers un nouveau budget dans le nouvel exercice, de définir un nouveau budget ou de copier une ancienne écriture ou un ancien montant budgété dans un nouveau budget. Comparaison des soldes budgétaires Vous pouvez afficher les soldes budgétaires du budget et de l'exercice budgétaire sélectionnés. |