| # Gestion de documents Gestion de documents procure à Infor LN des fonctionnalités générales de gestion des documents. Le module Gestion de documents assure une utilisation cohérente et fiable des informations de documents. Gestion de documents propose les fonctionnalités suivantes : un accès contrôlé aux documents; un stockage sécurisé des contenus de documents ; la prise en charge du cycle de vie des documents ; la gestion des révisions de documents ; l'affichage et la modification du contenu des fichiers de tous types (par exemple, les fichiers de CAO et les documents scannés) ; la gestion des relations entre les documents et les autres objets de la base de données Infor LN. Documents Les documents contiennent des fichiers physiques ou des sorties papier. Les sorties papier peuvent être jointes à une révision de document. Un document est une entité logique si aucune sortie papier n'est jointe à ce dernier et s'il est utilisé pour regrouper d'autres documents. Révisions de documents Une révision de document vous permet de suivre le statut de cycle de vie du document en question. Les révisions de document sont créées par défaut à la création du document. Une révision de document est identifiée de façon unique par un code Document et un type de document. Cycle de vie du document Cycle de vie d’un document, depuis l’étape de sa conception jusqu’à celle de son achèvement. Le cycle de vie d'un document comprend diverses phases telles que les suivantes : En cours de conception, Soumis, Approuvé, Validé, Retiré, Expiré et Rejeté. Tâches de configuration de la gestion des documents L'administrateur Infor LN doit accomplir les tâches de configuration de gestion de documents suivantes : Tâches diverses Tâches liées à l'enregistrement des détails de sorties papier de documents Tâches liées à la gestion de fichiers Types de documents Un type de document est affecté à chaque document. A chaque type de document est attribué un mode de révision qui est applicable à tous les documents de ce type. Le masque de document et le masque de révision de document peuvent dépendre du type de document. Les types de documents déterminent si des révisions doivent être affectées aux sorties papier et aux fichiers joints aux révisions de document. Exemples de types de documents gérés par une entreprise : règles de sécurité, documents de réunion, diagramme d'installation électrique, instructions de maintenance, plans et documents standard. Fichiers Vous pouvez sauvegarder le contenu d'un document dans un ou plusieurs fichiers électroniques. Pour enregistrer n'importe quel type de fichier électronique, vous pouvez lier ce fichier à une révision de document ayant le statut En cours de conception. Le type de document de la révision de document détermine si des révisions sont, le cas échéant, affectées aux fichiers. Les fichiers doivent résider dans des répertoires enregistrés dans Infor LN par l'Infor LN administrateur. Importation des fichiers vers ODM La possibilité d'importer des fichiers dans l'application Données d'objet (ODM) améliore les fonctionnalités de gestion des documents en permettant à l'utilisateur d'importer les fichiers d'un système existant vers cette application. Vous pouvez lier tous les fichiers importés à un même document ODM ou lier chaque fichier à un document ODM distinct. Il est également possible de lier les documents ODM à des entités Infor LN telles qu'un ordre de service, une commande fournisseur, des références d'étude, etc. Copies papier Les documents et leur contenu peuvent être stockés sous forme de sortie papier, film polyester, etc. Les sorties papier sont stockées à un emplacement particulier, selon les besoins et le confort d'utilisation. La définition d'une sortie papier inclut la spécification du support de stockage et l'emplacement. |