| # Zuweisen von Spesen zu geleisteten Anzahlungen Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Vorschuss gewähren, beispielsweise auf Reisekosten, können Sie die Spesen des Mitarbeiters dieser Vorauszahlung zuordnen. In der Regel laufen die folgenden Ereignisse ab: Der Mitarbeiter bittet um einen Vorschuss. Der Vorgesetzte genehmigt den Vorschuss. Die Firma leistet eine Vorauszahlung an den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter gibt den Betrag (oder einen Teil davon) auf einer Geschäftsreise aus. Der Mitarbeiter reicht die Quittungen ein. Der Vorgesetzte genehmigt die Ausgaben. Der Mitarbeiter reicht die genehmigten Quittungen und einen eventuell vorhandenen Restbetrag bei der Firma ein. Um geleistete Anzahlungen Ausgaben zuzuordnen, klicken Sie im Programm Anzahlungen/Nicht zugeordnete Zahlungen Rechnungen zuordnen (tfcmg2106s000) auf Neu. Wählen Sie im Feld Ausbuchen die Option Aufwendung aus. Danach können Sie die Daten im Programm Beträge für Zuordnung eingeben (tfcmg2119s000) eingeben. Es gelten folgende Regeln: Für die Zahlungen und erhaltenen Anzahlungen müssen Sie einen Handelspartner definieren. Sie können einen oder mehrere Handelspartner definieren und diese für Anzahlungen und Ausgaben für viele Mitarbeiter verwenden. Alternativ können Sie für jeden Mitarbeiter einen Handelspartner definieren. Für den Handelspartner müssen Sie mindestens die Rollen als Rechnungssteller und Zahlungsempfänger festlegen. Die Ausgaben müssen auf ein Sachkonto des Typs Gewinn und Verlust gebucht werden, das nicht als Sammelkonto, Mehrfirmenkonto oder für Anlagevermögen verwendet wird. Der USt-Code der Buchungen muss für Einstufige USt sein, die USt-Art darf nicht Verlegt sein. Beispiel für Buchungen Sie geben Ihrem Mitarbeiter einen Vorschuss von 1000 Euro für Reisekosten. Der Mitarbeiter reicht Quittungen über 600 Euro ein, außerdem die verbleibenden 400 Euro bar. Dies führt zu den folgenden Buchungen:
Erfassen der Vorauszahlung an den Mitarbeiter
Soll | Geleistete Anzahlung | 1000
Haben | Zahlungen | 1000
Zuordnen der Ausgaben zu der Vorauszahlung
Soll | Kosten | 600
Haben | Geleistete Anzahlung | 600
Erfassen des Bareingangs, den der Mitarbeiter zurückgibt
Soll | Zahlungen | 400
Haben | Erhaltene Anzahlung | 400
Verknüpfen der erhaltenen Anzahlung mit der Vorauszahlung
Soll | Erhaltene Anzahlung | 400
Haben | Geleistete Anzahlung | 400